Själva tjänsteskrivelsen skapar du via Ciceron, som är vårt system för diarie- och nämndhantering. Mer information om Ciceron hittar du här.
Hur du sedan går vidare och skapa tjänsteskrivelsen i Ciceron hittar du här.
Några saker att tänka på när man skapar en tjänsteskrivelse följer här.
Dela upp huvudrubriken i två delar
I huvudrubriken ska ofta mycket information rymmas, till exempel Tillägg till exploateringsavtal för Planiaområdet, del av fastigheten Sicklaön 00:000 med flera, stadsbyggnadsprojekt 0000, dp 0001. Eller Omreglering av tomträttsavgälder för Erstavik 26:522 - 26:600, radhusområdet Fågelhöjden, Fisksätra. Tillägg till beslutsunderlag 2013-01-26.
Rubriken kan bli mer lättläst om den delas upp i två delar och det centrala framhävs genom att det skrivs i rubrik1, medan övrig information skrivs på raden under med normal stil.
Tjänsteskrivelser byggs upp med följande rubriker:
Förslag till beslut
Förslaget ska vara så tydligt formulerat att det i princip ska gå att verkställa beslutet med ledning av förslaget.
Förslaget skrivs i självständiga meningar, inte i att-satser.
Varje del i beslutsförslaget numreras.
Sammanfattning
Alla tjänsteskrivelser längre än åtta rader ska innehålla en sammanfattning. Sammanfattningen ska fungera som ärendebeskrivning i ett protokoll. Sammanfattningen ska läggas i början av tjänsteskrivelsen. Sammanfattningen bör innehålla:
huvudtankarna i ärendet med en kort motivering
en kort bakgrundsbeskrivning, om den behövs för att läsarna ska förstå huvudtankarna.
Sammanfattningen ska dessutom:
- väcka intresse
- kunna läsas fristående från huvudtexten
- vara kort
- kunna användas som en presentation av ärendet i det protokoll som så småningom kommer att skrivas
De tilltänkta läsarna kan med hjälp av sammanfattningen lättare avgöra vilka texter de behöver läsa. De läser sedan huvudtexten med större behållning, eftersom de vet vad den går ut på.
Bakgrund
Ofta behövs en kort bakgrund eller en presentation av sakfrågan. Om detta avsnitt blir omfattande är det viktigt att använda underrubriker, så att läsarna lättare kan hitta den information de behöver.
Allmänna resonemang
Sådan information som varken hör till bakgrunden eller verksamhetens synpunkter läggs under en egen rubrik.
Enhetens synpunkter
De egentliga synpunkterna kan med fördel lyftas fram genom att de placeras först. Det måste alltid klart framgå vad som är synpunkter och vad som är referat av en annan text. Detta är särskilt viktigt i remissvar och andra skrivelser som ska skickas till andra organ eller personer.
Remissvar och andra utgående handlingar ska alltid skrivas i särskild skrivelse, riktad till den som ska ha svaret, och inte i en tjänsteskrivelse.
Sidan uppdaterades: