Med anledning av frågor kring Nackas ekonomi och fakturahantering

De granskningar som presenterats i media är alla framtagna på initiativ av Nacka kommun. Syftet med att genomföra egen internkontroll och ibland ta in externa granskare är att åstadkomma kostnadseffektiva verksamheter som sköts på ett korrekt sätt. Granskningar görs för att kommunen ska hitta fel och brister för att kunna åtgärda dem.

- Vi har en löpande internkontroll för att upptäcka förbättringsområden och för att hitta eventuella oegentligheter. Regler finns och våra granskningar är ett sätt för oss att se till att de efterlevs, förklarar Nacka kommuns stadsjurist, Helena Meier, som ansvarar för kommunens  internrevision.

Brister i inköp och fakturahantering

Som ett led i kommunens internkontroll har stadsledningskontoret granskat inköp inom olika delar av kommunen. Kontrollen visar brister när det gäller inköpsrutinerna och i kontrollen av fakturor. Vissa brister har redan åtgärdats och andra åtgärdas nu.

- Granskningen har visat att det förekommit visst slarv när fakturor ställda till kommunen granskats. Vissa fakturor har godkänts när specifikationen uppenbarligen varit felaktig. Detta är givetvis fel och vi måste bli bättre på att granska fakturor. Vi har å andra sidan inte fått några indikationer på att vi felaktigt skulle betalt ut några större belopp på grund av detta, säger Mats Bohman, administrativ direktör i Nacka kommun.

Ett exempel som lyfts fram i massmedia är brister i kontrollen av fakturering som härstammar från snöskottning. De fakturor som granskats härrör från vintermånaderna 2009/2010. Inför vintern 2010/2011 genomfördes en upphandling av snöröjningstjänster som gäller fram till 2015. Upphandlingen ger kommunen bättre översikt över den snöröjning som utförs.

Framtidssäkrat stadshus

Nacka stadshus hade för några år sedan stora renoveringsbehov och Nacka kommun stod inför valet att renovera, flytta eller bygga nytt. Beslutet blev att bygga om och bygga till det befintliga huset. Ombyggnaden inriktades på att erbjuda en kontorsmiljö som stödjer nya och mer effektiva arbetssätt, samtidigt som det färdiga huset öppnas upp för allmänheten. Kostnaden för ombyggnationen har kritiserats då det blivit dyrare än beräknat men är fortfarande mer kostnadseffektivt än att bygga ett nytt stadshus.

- Det stämmer att stadshuset blivit dyrare än beräknat, men det är viktigt att komma ihåg att det är prognoserna det varit fel på inte det stadshus vi nu får. Vi har alltså inte betalt för mycket för ombyggnationen, vi visste bara inte från början hur stor kostnaden skulle bli. Vi kommer få ett stadshus som sporrar till effektivt arbete och nytänkande och är till stor hjälp i våra ambitioner att vara en attraktiv arbetsgivare, säger Lena Dahlstedt, stadsdirektör och projektägare för stadshusombyggnaden.

Hur påverkas Nackas ekonomi?

I nyhetsrapporteringen har också uppgifter om Nacka kommuns låneskuld förekommit. Nacka kommun har sedan länge vetat om att investeringstakten kommer öka och därmed även låneskulden. De ökade investeringskostnaderna hänger ihop med att Nacka är en populär kommun som särskilt attraherar barnfamiljer. Situationen gör det nödvändigt att investera i nya förskolor, skolor och i infrastruktur såsom vägar, vatten och avlopp. Då kommunens ekonomiska utgångsläge är förhållandevis gott och låneskulden jämförelsevis normal är detta något som anses vara hanterbart. Ombyggnationen av stadshuset har väldigt liten påverkan på Nacka kommuns totala ekonomi och det blir ett framtidssäkrat stadshus.

- Vi har vetat en längre tid att vi har dessa investeringar framför oss och vi har därför planerat för det. Då vi i utgångsläget har haft förhållandevis låg låneskuld ser jag att vi har ett utrymme att öka upplåningen, förklarar ekonomidirektör Hans Nyström.

- De brister som kommit fram i fakturahanteringen verkar inte vid en första anblick ha inneburit att Nacka kommun förlorat pengar, jag är glad att bristerna uppmärksammats så att de redovisningsregler vi har efterlevs i framtiden, fortsätter Hans Nyström.

Vidtagna åtgärder

Stadsledningskontoret har genomfört och genomför nu ett antal åtgärder dels för att undvika brister vid framtida inköp samt för att färdigställa stadshusombyggnaden så bra som möjligt.

För att säkerställa att framtida inköp hanteras på korrekt vis genomförs följande:
1. Kontroll så att skriftliga avtal finns och att de är lättillgängliga och uppdaterade.
2. Ansvar för varje tjänsteleverantör ska tydliggöras.
3. Olika utbildningsinsatser på området genomförs och fler planeras.
4. Tydligare beskrivningar av hur man ska kontrollera fakturor tas fram.

Brister i stadshusprojektet har åtgärdats genom följande åtgärder:
1. Granskning av projektet har genomförts.
2. Omformerad styrgrupp med fokus på ekonomi.
3. Ytterligare extern byggexpertis har anlitats.

Dessutom har stadsdirektören initierat ett utvecklingsarbete av fastighets- och investeringsprocesserna för att lära för framtiden.

- Vi agerar nu kraftfullt för att förhindra att motsvarande brister upprepas i framtiden. När det gäller själva stadshusombyggnaden så har vi redan vidtagit flera åtgärder för att slutföra projektet på ett så bra sätt som möjligt, säger Nacka kommuns stadsdirektör Lena Dahlstedt i en kommentar.