Arkivreglemente

§ 1 Tillämpningsområde

Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter.

Med myndighet avses i reglementet kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning.

Reglementet gäller även för aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen utöver ett rättsligt bestämmande inflytande samt ev. samägda företag för vilka kommunen kan ha arkivansvar enligt särskild överenskommelse.

§ 2 Myndighetens arkivansvar

Varje myndighet ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och på så sätt som framgår av §§ 4-10 i detta reglemente.

§ 3 Arkivmyndighet

Kommunstyrelsen är arkivmyndighet.

Arkivmyndigheten ansvarar för tillsyn över att kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och dess syften samt över arkivvården i kommunen.

Arkivmyndigheten får utfärda tillämpningsföreskrifter och riktlinjer som behövs för en god arkivvård i kommunen.

Hos arkivmyndigheten skall finnas ett kommunarkiv.

Arkivbestånd som förvaras i kommunarkivet skall vårdas, hållas tillgängliga och deras användning i kulturell verksamhet och forskning skall främjas.

§ 4 Arkivbeskrivning och arkivförteckning

Varje myndighet skall  i samråd med arkivmyndighetens företrädare redovisa sitt arkiv genom en arkivbeskrivning innefattande information om vilka slag av handlingar som kan finnas och hur arkivet är organiserat.

För varje myndighet skall även en arkivförteckning upprättas efter myndighetens överlämnande enligt § 8 arkivreglementet. Upprättandet av sådan förteckning ankommer på arkivmyndighetens företrädare.

Arkivbeskrivning och arkivförteckning skall fortlöpande revideras.

§ 5 Dokumenthanteringsplan

Varje myndighet skall, i samråd med arkivmyndighetens företrädare, upprätta en dokumenthanteringsplan vilken beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras.

§ 6 Rensning

Handlingar som inte skall tillhöra arkivet skall rensas eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna.

Rensning i enlighet med upprättad dokumenthanteringsplan skall genomföras av myndighetens personal senast i samband med arkivläggningen.

§ 7 Gallring

Myndigheten beslutar efter samråd med arkivmyndighetens företrädare om gallring av handlingar i sitt arkiv, om inte annat följer av lag eller förordning.

Beträffande arkiv som i sin helhet överlämnats till kommunarkivet, beslutar arkivmyndighetens företrädare i samråd med överlämnande myndighet om gallring.

Handlingar som gallras skall utan dröjsmål förstöras.

§ 8 Överlämnande

När arkivhandlingar inte längre behövs för myndighetens fortlöpande verksamhet skall de, i enlighet med upprättad dokumenthanteringsplan, överlämnas till kommunarkivet för fortsatt vård. Myndigheten skall tillsammans med arkivmyndighetens företrädare komma överens om hur överlämnandet skall ske.

Vid överlämnandet skall arkivmaterialet vara ordnat och rensat från oväsentliga handlingar.

§ 9 Arkivbeständighet

Handlingar som skall bevaras skall framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet och läsbarhet.

Arkivhandlingar skall alltid förvaras under betryggande former

§ 10 Utlåning

Utlåning av arkivhandlingar skall ske under sådana former att risk för skador eller förluster inte uppkommer.

En förutsättning för utlåning är att detta kan ske enligt tryckfrihetsförordningens och sekretesslagens bestämmelser.

------------------------------------------------

Antaget av kommunfullmäktige den 15 december 2003, § 177, med stöd av 16 § arkivlagen, att börja gälla den 1 mars 2004. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård, gäller för den kommunala arkivvården i Nacka kommun följande reglemente med riktlinjer för tillämpning.