Hoppa till innehåll

Mitt Nacka

  • …så får du upptäcka spännande evenemang i din närhet.

Mitt Nacka

  • …så får du upptäcka spännande evenemang i din närhet.

På Nacka.se använder vi cookies för att webbplatsen ska fungera på ett bra sätt för dig. Genom att fortsätta ditt besök godkänner du att vi använder cookies. Läs mer om cookies

Tio saker att tänka på vid offentlig upphandling

Vi har sammanställt en lista med tio bra saker att tänka på.

1.Fråga om otydligheter i förfrågningsunderlaget

Om det finns saker som är otydliga i förfrågningsunderlaget, ställ frågor! Svar publiceras löpande i upphandlingssystemet så att alla leverantörer har samma information. Frågor och svar bidrar till att upphandlingsprocessen blir mer transparent och rättvis.

2. Du kan inte komplettera ditt anbud i efterhand

Alla dokument och all information som efterfrågas i förfrågningsunderlaget måste finnas med i det anbud som lämnas in. Detta eftersom lagen om offentlig upphandling vanligtvis inte medger att leverantörer kompletterar sina anbud i efterhand.

3. Lämna inga reservationer i anbudet

Reservationer i anbudet kan i värsta fall leda till att anbudet förkastas. Ett exempel på en otillåten reservation kan vara att ett lämnat pris gäller endast under förutsättning att kommunen garanterar en viss inköpsvolym.

En reservation innebär att anbudsgivaren har gett sig själv en fördel gentemot övriga anbudsgivare som inte lämnat samma reservation. Om kommunen inte garanterar en viss inköpsvolym i förfrågningsunderlaget måste det lämnade priset gälla oavsett hur mycket kommunen ska köpa.

Istället för att lämna en reservation kan en leverantör till exempel fråga under anbudstiden om kommunen kan garantera en viss inköpsvolym eller inte om detta inte tydligt framgår av förfrågningsunderlaget.

4. Absolut sekretess gäller under upphandlingsprocessen

Absolut sekretess för ett upphandlingsärende gäller från det att upphandlingen påbörjats till att kommunen är färdig med utvärderingen av anbuden. Sekretessen bryts först när tilldelningsbeslutet meddelas. Tilldelningsbeslutet skickas till samtliga anbudsgivare och innehåller information om vilken anbudsgivare som har tilldelats kontraktet och anledningen till detta.

5. Vänta med att lämna anbud till slutet av upphandlingsprocessen

Vänta med att lämna anbud till slutet av upphandlingsprocessen. Det vill säga nära sista dag för att inkomma med anbud. Detta för att säkert kunna ta del av alla frågor och svar som ställs under annonseringstiden.

6. Anbud är offentliga handlingar

Efter att tilldelningsbeslut har meddelats blir inkomna anbud offentliga handlingar. Det innebär att andra leverantörer kan begära ut och ta del av handlingarna.

Om en leverantör vill sekretessbelägga uppgifter i inkomna anbud måste det framgå klart och tydligt i anbudet vilka uppgifter man önskar sekretessbelägga samt anledningen till detta. Kommunen kan, till följd av offentlighetsprincipen, aldrig garantera sekretess för uppgifter i lämnade anbud.

7. Tilldelningsbeslut kan ifrågasättas och överprövas

I och med att anbuden blir offentliga handlingar kan du begära ut konkurrenternas anbud och granska så att upphandlingsprocessen har gått rätt till. Om du tycker att kommunen har gjort fel och du har lidit skada av felet (exempelvis genom att du hamnat på andra plats i rangordningen men tycker att den som rangordnats som nummer ett borde blivit utesluten) kan du ansöka om överprövning av upphandlingen. I första hand bör du dock ta upp dina synpunkter med kommunen – om kommunen har missat något vid utvärderingen eller på annat sätt brustit i upphandlingsprocessen finns möjlighet att återkalla och rätta ett skickat tilldelningsbeslut utan domstolsprocess.

Vill du ändå ansöka om överprövning gör du detta hos den förvaltningsrätt där kommunen har sin hemvist. En ansökan om överprövning måste i normalfallet ha inkommit under tiden för avtalsspärr (denna anges i tilldelningsbeslutet och är vanligtvis cirka 10 dagar lång) och innehålla de uppgifter och handlingar som anges på förvaltningsrättens hemsida.

8. Avropare och upphandlare är inte alltid samma personer

Om du har vunnit ett ramavtal, fråga kommunen hur vi avser att kommunicera avtalet internt. Vanligtvis är vi förpliktigade att handla från den leverantör som vi har tecknat ramavtal med.

Eftersom det vanligtvis inte är upphandlaren som genomför avrop från ett tecknat ramavtal är det viktigt att säkerställa att kommunens avropare – som arbetar i kommunens olika verksamheter – får kännedom om det tecknade ramavtalet och att det är er som de ska vända sig till vid inköp.

9. Delta i upphandlingar i fler kommuner

Samtliga kommuner lyder under samma lagstiftning. Det innebär att det inte är någon skillnad mellan Sveriges 290 kommuner. Antalet upphandlingsverktyg är begränsade till ett par stycken och också uppbyggda på liknande sätt. Har du väl deltagit i en upphandling i en kommun har du lagt grunden för att kunna delta även i andra kommuner.

10. Arbeta proaktivt och för dialog

Det blir vanligare och vanligare att upphandlande myndigheter för dialog med leverantörer. Kommuner får föra dialog med enskilda leverantörer och det är till och med lämpligt för att säkerställa att man har en bra koll på marknaden innan en upphandling påbörjas. Givetvis under förutsättning att det slutliga förfrågningsunderlaget följer de upphandlingsrättsliga principerna om likabehandling.

Vill du informera om nyheter inom ditt företags verksamhetsområde inför en kommande upphandling kan du kontakta upphandlare i kommunen. Mer information om tidig dialog kan du hitta på Upphandlingsmyndighetens hemsida.

MER UTÖKAD INFORMATION:

Upphandlingskoder
Hur hittar jag upphandlingar?
Hur funkar Kommers?
Tips och tricks inför anbud

Fler tips

Tips till dig som ska lämna anbud

  • Läs handlingarna.
  • Gör tidplan.
  • Fördela arbetsuppgifter.
  • Beställ dokument som ska bifogas och uppgifter som måste inhämtas, till exempel kreditrating eller intyg. Kontrollera alltid att ställda krav är uppfyllda.
  • Läs igenom förfrågningsunderlaget noga. Anbudsgivare ansvarar för att anbudet är komplett.
  • Upprätta frågelista över oklarheter och ställ frågor i e-Avrop.
  • Gå igenom avtalsvillkoren.
  • Accepteras alla villkor i avtalet?
  • Sätt priset.
  • Upprätta anbudet enligt anvisningarna i förfrågningsunderlaget
  • Följ dispositionen.
  • Kontrollera att ni svarat på alla krav samt svarat på alla beskrivningar och bifogat alla eventuella bevis som begärts i upphandlingen.
  • Kontrollera att alla begärda bilagor finns, kontaktperson för frågor kring anbudet finns och att denne är tillgänglig under anbudets giltighetstid.
  • Referenspersonerna som anges i anbudet ska vara vidtalade.

Vad ska ett förfrågningsunderlag innehålla?

  • Förutsättningar för anbudslämning
  • Obligatoriska krav
  • Avtal "varor" respektive avtal "tjänster"
  • Referensformulär samt eventuellt andra bilagor

Checklista innan du skickar in anbudet

  • Har jag svarat på alla frågor?
  • Har jag följt anvisningarna?
  • Uppfyller jag alla ska-krav?
  • Uppfyller jag alla bör-krav?
  • Har jag bifogat alla begärda handlingar?
  • Är bifogade handlingar tidsenliga i förhållande till ställda krav?
  • Lämnar du anbud med samarbetspartner? Om du gör det kom ihåg att bifoga ett åtagande enligt krav i förfrågningsunderlaget.
  • Är samtliga handlingar på svenska?
  • Skicka bara det som efterfrågats.
  • Lämna in anbudet i tid.

Sidan uppdaterades: