Ändring av informationstillfällena för nya UBW M7.

Mer info och anmälan hittar ni här:
https://nacka.proofx.se/BdF4CIjnvdgtthrCoRn5rA/

En uppgradering av Ekonomisystemet UBW kommer att inträffa i slutet på Mars 2020.

Under uppgraderingen så kommer systemet inte vara tillgängligt. Arbetet är schemalagt under följande tider:
Start: 18:e mars 2020 15:00
Slut: 23:e mars 2020 14:00

Redigerades 09 mars 2020 klockan 19:53

Ändring av attestflöde för huvudbokstransaktioner - 25 juli 2019
Berör bl a ekonomer, controllers och Beslutsattestanter.
Information om detta har också skickats till mailgruppen Controller Ekonomer Nacka.

Nyhet och ändringar! 😊
För att förenkla för ekonom/controllers och förtydliga hanteringen av frågor från Beslutsattestanterna har vi nu valt att dela upp hanteringen enligt följande:

Beslutsattest huvudbokstransaktioner
Enklare och tydligare val för Beslutsattestanten som kan välja mellan två åtgärder:
 Attestera – går vidare till bokföring
 Retur registrerare – transaktionerna returneras till Arbetsflödesinitieraren.
Kommentar är obligatorisk. Anledning kan vara fråga om transaktionerna.

Retur huvudbokstransaktioner
 Nytt användarsteg
 Hantering av returnerade transaktioner från Beslutsattestanten enl ovan.
 Mottagaren är arbetsflödesinitieraren (ekonom/controller)
 Hanteras i attestfönster på webben

Efter bedömningen av returnerade transaktioner finns följande åtgärder:
 Attestera – transaktionerna skickas ut i attestflödet igen
 Avvisa – transaktionerna avvisas till användarsteget Ekonomi HB.
Kommentar är obligatorisk. Anledning kan vara att verifikationen ska tas bort eller justeras.

Ekonomi HB – nygammalt användarsteg
 Tidigare kallad Korrigering huvudbokstransaktioner
 Hanteras av Centralekonomi i sk registreringsfönster (VP10).
 Kommentaren som arbetsflödesinitieraren har givit bestämmer hanteringen.

Härligt med semester!
På trappmötet idag påminde servicecenter och systemgruppen om sommaren och vikten av att aktivera frånvaromail och ersättare så att verksamheten vet vem som kan kontaktas och att vi kan betala våra leverantörsfakturor när de ska betalas.
1. Kom ihåg att aktivera din ersättare under din semester
2. Kontakta service@nacka.se om du inte har några ersättare att aktivera
3. Apparna för attest och tidrapportering, behöver byta URL (länk) innan juni
4. Var noga med vem som ersätter vem. Många är ersättare för varandra i UBW

Undvik att mottagningsattestant ersätter beslutsattestant som ersätter mottagningsattestanten osv.
Normalt. Om Johanna mottagningsattesterar en faktura går den sen vidare till beslutsattestanten enligt ansvar.

Exempel. Om Johanna är ersättare för den beslutsattestanten och även beslutsattesterar samma faktura (i egenskap av ersättare för beslutsattestanten), då går fakturan sedan vidare till beslutsattestantens chef (den som är uppsatt som beslutsattestantens "arbetsledare" i UBW), just för att en person inte ska kunna göra båda stegen själv.

Det är inte så bra att mottagningsattestanten är ersättare för en beslutsattestant för det leder till mer jobb för beslutsattestantens chef/arbetsledare. Det finns då t ex en risk för att fakturan eskalerar till Lena Dahlstedt om hon är uppsatt som en beslutsattestantens chef (alla direktörer har t ex henne som chef/arbetsledare i UBW).

Vi upplever just nu problem med Citrix och klienten.

Indikationer från flera användare som säger att det tar tid innan klienten öppnas, det går långsamt/lång väntetid innan ny bild laddas, sökningar tar lång tid osv.

Detta är felanmält till programleverantören, vi återkommer så fort vi har fått återkoppling från Unit4.

Vi är medvetna om att detta kan vara stressande och särskilt när det är månadsbokslutstider. Vi ber om ert tålamod.

Idag har vi haft problem med länken som skickas med i mailen från Business World om att det finns uppgifter att lösa på webben t ex attest av fakturor, tidrapporter el dyl.

Vissa har även fått upp en inloggningsruta när de klickat på länken och så ska det inte vara.

STATUS - Vi har dock fått indikationer från användare att länken fungerar nu. Vilket är bra.

Workarounden för att kunna hantera sina uppgifter var att använda länken/snabbvalet Business World (System) på nacka.se.

Systemgruppen felanmälde detta till programleverantören.

FÖR KÄNNEDOM
Programleverantören Unit4 har gjort förändringar av länkarna till webben och apparna som finns tillgängliga för Apple och Android.

De gamla och de nya länkarna kommer att fungera parallellt fram till juni.
Idag ligger den nya länken i mailen och den gamla används när du klickar på Business World (System) på nacka.se (vilket var mycket bra idag).

Vi har genomfört denna förändring lite i tysthet då det inte direkt påverkat användarna, vi har kunna göra det bakvägen.

MEN FÖRÄNDRINGEN KOMMER ATT PÅVERKA DIG SOM ANVÄNDER ATTESTAPPARNA.

Innan sommaren slår (maj/juni) kommer du/ni att behöva ändra URL/länken som finns i era telefoner under Inställningar i själva appen.
Uppdaterad dokumentation finns utlagd på vår hemsida under Lathundar för appar.
Serviceenheten är informerad om förändringen och kan hjälpa till att byta ut URLen. När bytet sker måste utloggning ske för att sedan logga in med lösenord som är unikt för Business World.

Har du vägarna förbi Stadshuset (eller befinner dig i huset redan) gå gärna förbi Servicecenter redan nu för att vara förberedd inför kommande ledigheter.
- Bra att vara ute i god tid!

God kväll!

Grundutbildning Business World och Proceedo 11 april 9-11.
Det finns 7 platser kvar. Anmälan kan göras via denna länk:
http://nacka.proofx.se/wem97eVPNpm6hjnMboNGjB/

Programleverantören meddelar oss att problemet ska vara löst nu.
Vi kan komma in på webben samt i klienten igen.

Information till ekonomer, controllers som använder Citrix – klienten samt användare som arbetar i webben t ex attest av fakturor mm
-Vänligen vidarebefordra denna information till övriga användare som är berörda.

Vi har just nu problem med Business World både webben och Citrix/ klienten.

Information har kommit från programleverantören Unit4 att de arbetar på att lösa detta. De uppdaterar oss på status ca 13:59.

Vi återkommer så fort vi har fått återkoppling från Unit4.

Vid 11-tiden hade vi tillfälligt problem med att hantera fakturor i attestfönstret på webben, felmeddelandet hänvisade bl a till ”account2”. Det bör vara åtgärdat nu.

Anledningen var en genomgång av balanskonton som skulle vara tillgängliga på webben. Förändringar gjordes som påverkade attestflödet. Vi beklagar detta och ber er att kontakta centralekonomigruppen om problemet kvarstår.

Redigerades 12 mars 2019 klockan 11:42

Nu fungerar UBW:s webbklient som den skall igen

För närvarande går det inte att logga in i UBW:s webbklient.

Problemet är felanmält till supporten med högsta prioritet.

Vi upplever inte längre någon driftstörning med Citrix och klienten. Trevlig helg!

Driftstörning Citrix, UBW klienten.
Vi upplever just nu problem med Citrix och klienten.
Indikationer från flera användare som säger att det går långsamt, blir utkastade, går inte att klicka sig in i menyer osv.
Vi har felanmält detta till programleverantören och återkommer så fort vi har fått återkoppling från Unit4.
Information har även skickat till controller, ekonomer, servicecenter mfl. Vänligen vidarebefordra information övriga som berörs.

Vi hade ett tillfälligt problem med kontering av vissa kostnadskonton i attestfönstret på webben. Felmeddelande: Fel Fältet dim_6 rensat....
Utredning och hantering har gjorts som gör att felet inte längre bör uppstå.

Vi rekommenderar att användarna stänger ner Business World - web och går in igen.

Startsidan på Business World web har uppdaterats med information om periodiseringar.
Den syns nedanför den lilla textrutan på förstasidan.

Nu finns det länk till anmälan för grundutbildning i Business World och Visma Proceedo kl 9 den 17 jan: https://nacka.proofx.se/5BITO4xxM6p2NRiKlVJQYB/

Vi har lagt på ytterligare en funktion på webben vid attest av leverantörsfaktura som ska vara till
hjälp vid kontering t ex påminna om att bifoga deltagarlista och syfte.

Funktionen innebär att vid kontering på vissa konton kommer en dialogruta att poppa upp.
Rutan visar en kortare information/upplysning till attestanten.
Det är endast en upplysning, när du klickar på OK försvinner rutan och det går att fortsätta konteringen.

Till att börja med har följande konton fått dialogrutor:
Extern och intern representation 71000, 71100, 71110, 76520, 76521
"Vänligen bifoga deltagarlista och syfte (program/ agenda)"

Moms 16720 "Det är ej tillåtet att periodisera momskonto"

Nu har vi uppdaterat startsidan i Business World web med tidplanen för boksluten. Den syns nedanför den lilla textrutan på förstasidan.

Nu är problemet åtgärdat och det går bra att arbeta i både desktop/klienten och på webben.

Business World ligger nere för tillfället. Vi har felanmält till leverantören och återkommer när problemet är löst.

Här är länken för att anmäla sig till grundutbildning i Business World och Visma Proceedo som går av stapeln den 11 dec: https://nacka.proofx.se/p5svmMTXneQmMQyuz3bOgH/

Vi har via ärenden till service@nacka.se och andra vägar blivit varse om att
inloggningslänken som vi justerat i de mail som går ut när du har faktura att attestera, eller tidrapporter är felaktig, den har blivit dubbel.

Vi jobbar på att justera detta och ber om ursäkt för det merarbete det kan ha givit er genom att leta upp ny länk, inloggning.

Vi upptäckte just att inloggningslänken i mail från Business World (mail om att du har en faktura eller tidrapport för attest etc) har varit felaktig sedan 25 oktober. Detta är åtgärdat nu, men innebär att mail med inloggningslänk som kommit från Business World mellan 25 okt-5 nov inte fungerar att logga in via. Logga istället in via den här sidan.

Just nu upplever vissa användare problem både i klienten/desktop och på webben. Vi återkommer när vi fått återkoppling från Unit4.

Idag kl 14.30 går vi över till en ny lösning för Single Sign On, den lösning som gör att vi inte behöver lösenord för att komma in på Business World web. Detta medför ingen skillnad för dig som användare mer än att ev tidigare sparade länkar (t ex favoriter) inte längre fungerar utan måste sparas ned på nytt. Inloggning till Business World klienten berörs inte.

Nu finns det en ny funktion på webben vid attest av faktura. Vi kallar den "Zoom till kontering". När du befinner dig i attestbilden kan du klicka på leverantören och i det nya fönstret som öppnar sig så finns en liten blå knapp som leder dig direkt till en frågebild som visar hur tidigare fakturor från samma leverantör blivit konterade. Tänk på att detta inte är ett facit utan endast hur tidigare fakturor har konterats. Detta gör att du slipper öppna andra fönster för att ta reda på hur man hanterat tidigare fakturor. Dokumentation av den här funktionen kommer du snart att kunna hitta under Lathundar.

Nu finns det en länk till anmälan till den Grundutbildning i fakturahantering i UBW och Visma Proceedo" som går av stapeln den 8 nov:
https://nacka.proofx.se/wem97eVPNpm6hjnMboNGjB/
Tänk på att det är först till kvarn pga liten sal och anmälda går först om det blir först.

Vi har noterat att vissa användare fått felmeddelande om flex vid tidrapportering.
Användarna kan bortse från detta felmeddelande som har uppstått i samband med en uppgradering.
Tidrapporten skickas in som vanligt.
Felet är anmält till Unit4:s support som håller på att undersöka vad felmeddelandet beror på.

Redigerades 03 oktober 2018 klockan 10:59

Nu finns en länk för att anmäla sig till grundutbildningen Fakturahantering i Business World och Visma Proceedo den 11 oktober: https://nacka.proofx.se/ZLD1PyhGNhrLtU3gZslX5E/

Problemet med inloggning i klienten förefaller nu vara löst.

Det går för närvarande inte att logga in i UBW klient/desktop vilket är felanmält. Webb-klienten fungerar som vanligt. Vi återkommer med besked så fort vi får höra något från supporten.

Ny rutinbeskrivning "Rapporter - Leverantörsreskontra - Business World" har publicerats under Lathundar för appar och Business World > Leverantörsfakturor - attestera, skapa konteringsmallar mm.
Den beskriver några av frågorna (rapporterna) som finns på webben och hur urval kan göras.

För kännedom. De rubriker som innehåller Lathund xxx kommer inom kort att ändras till Rutinbeskrivningar xxx.

Business World på webben fungerar som den ska.

Nedan förklarar vi vad som hände tidigare i veckan då det var problem med att klicka på länken till Business World för att t ex attestera sina leverantörsfakturor. Det var inte fel på Business World.

Servicecenter (SC) gick ut med information på nacka.se att anledningen var en generell störning som berörde alla de system (Business World, Proceedo mfl)som loggar på mha SSO (singel sign on, automatisk inloggning via länk).

SC kontaktade Digitalisering som i sin tur kontaktade leverantören av portal.nacka.se för att påtala driftstörningen.

Portal.nacka.se har under veckan fungerat från och till att klicka på länken till Business World. Vi har blivit utkastade eller inte kunnat komma in, men 2 minuter senare har det fungerat igen att klicka på länken, användare har kommit till en inloggningsruta som man inte brukar få upp. Vi har bett användarna att stänga ner sin webbläsare, starta om datorn etc.

Systemgruppen har bevakat detta och har haft löpande kontakt med Servicecenter så fort vi fått nya indikationer på att det inte fungerat och bad dem även att låta meddelandet om problemet ligga kvar på nacka.se

Förutom att meddela problem via denna sida (anslagstavla), skickar vi mail till Controllers och Ekonomer med samma information och ber dem att vidarebefordra informationen vidare i organisationen om det behövs till de som berörs.

Det är problem med att komma åt Business World - webben från och till idag. Det är felanmält till service@nacka.se. Vi återkommer med information.
Månadsbryt för augusti avseende attest av leverantörsfakturor sker enligt tidplan kl 13.00.

Redigerades 04 september 2018 klockan 13:04

Här är länken till anmälan till grundutbildningen som går av stapeln den 13 sep: https://nacka.proofx.se/jLIuTGGJbpxZ9nUW0n7ZCF/ Den finns även i medarbetarkalendern.

Problemet med att logga in på webben är nu löst

Problem med åtkomst till Business World - webben. Det är felanmält. Enligt info från Servicecenter så är det ett generellt fel som berör alla de system som loggas på mha SSO (single sign on), automatisk inloggning via länk. Servicecenter och Digitalisering arbetar med att lösa detta.

Redigerades 04 september 2018 klockan 08:24

Problemet med att logga in i klient och web är nu löst

Vi har idag upptäckt att samma fel vi hade i fredags, med problem att logga in i klient och web har dykt upp igen. Detta är felanmält, vi återkommer så fort vi fått återkoppling från leverantören.

Info till er som använder Excelerator för att bokföra i UBW:
Några av har fått felmeddelande om inloggning. Detta är felanmält och leverantören jobbar på det.
Dock går det att bokföra ändå. Ni klickar på knappen Inloggning. Då får ni upp en ruta för inloggningsuppgifter som är tom. Klicka då på den lilla rutan där det står Inloggning (utan att fylla i någonting). Därefter går det bra att bokföra.

Nu fungerar det igen.
Trevlig helg!

Det är för närvarande problem med att logga in i både klient och web. Detta är felanmält, vi återkommer när vi fått svar från leverantören.

Nu är felet lokaliserat och åtgärdat hos Unit4.

Det är problem med att logga in på webben och i klienten i UBW. Detta är felanmält, vi återkommer när vi fått återkoppling från Unit4.

Vi har fått in ärenden om att det är svårt att nå Business World web, detta är felanmält, vi återkommer när vi fått återkoppling från leverantören.

Nu inför sommaren är det många som är ersättare för varandra i UBW.
Hur det blir i UBW om en beslutsattestant är ersättare för en mottagningsattestant?
Om ni är osäkra på hur UBW fungerar då så kan ni fortsätta läsa nedan:

Om Johanna mottagningsattesterar en faktura så går den sen vidare till beslutsattestanten.
Om Johanna är ersättare för den beslutsattestanten och även beslutsattesterar samma faktura (i egenskap av ersättare för beslutsattestanten), då går fakturan sedan vidare till beslutsattestantens chef (den som är uppsatt som beslutsattestantens "arbetsledare" i UBW), just för att en person inte ska kunna göra båda stegen själv.

Det är ju dock inte så bra att mottagningsattestanten är ersättare för en beslutsattestant för det kommer ju leda till mer jobb för att beslutsattestantens chef/arbetsledare. Det finns ju t ex risk för att fakturan eskalerar till Lena Dahlstedt om hon är uppsatt som en beslutsattestants chef (alla direktörer har ju t ex henne som chef/arbetsledare i UBW).

Information till attestanter, controllers och ekonomer.

Igår inkom det fakturor från Telenor som avser perioden februari 2018. Dessa måste hanteras och attesteras skyndsamt då det kommit in påminnelser på dem.

Påminnelserna har inte kommit förrän nu då vi haft en överenskommelse om framflyttat förfallodatum på fakturorna.

Detta är sviter av de problem vi hade med bl a felaktiga fakturabilder den 16 februari 2018.

För att se vilka Attestanter som har dessa fakturor, använd förslagsvis frågan Arbetsflöde aktiva fakturor – SÖK
Ange Ansvar och Lev.nr 2005482, se kolumn Attestansvarig.

Information/återkoppling om problem 4 juni med åtkomst till klienten via Citrix. Det fungerar att komma åt klienten via Citrix nu på morgonen 7 juni. Vi kommer in direkt.
Alla hade inte samma problem denna dag, många kunde lösa det genom att logga ut och försöka igen alt starta om datorn.

Vissa av oss har problem med åtkomst till klienten via Citrix. När vi klickar på A så snurrar det.
Vi har anmält ett ärende till programleverantören samt även kontaktat Digitalisering ifall det finns nätverksproblem.
För vissa har det löst sig genom att logga ut, stänga internetbrowser alt starta om datorn.
Vi uppdaterar informationen här då vi har fått återkoppling.