Hoppa till innehåll

Mitt Nacka

  • …så får du upptäcka spännande evenemang i din närhet.

Mitt Nacka

  • …så får du upptäcka spännande evenemang i din närhet.

Digitaliseringsprocessen

Digitaliseringsprocessen har utformats i syfte att samordnat styra och stödja digitaliseringsinsatser i Nacka kommun. För att skapa förutsättningar för samordning finns en beredningsgrupp och ett digitaliseringsråd, genom vilka digitaliseringsportföljen hålls samman.

Hur går samordning av idéer och initiativ till?

Digitaliseringsinitiativ kan uppkomma på olika sätt inom olika delar av kommunens verksamheter. När ett initiativ uppkommit behöver det beskrivas av någon representant för verksamheten och skickas in till beredningsgruppen via vår interna e-tjänst.

Syftet med att samla in initiativ på detta sätt är att skapa en överblick över samtliga digitaliseringsinitiativ och behov, så att vi bättre kan hitta samverkan mellan projekt, öka effekten av initiativ och planera resurser.

När ska du skicka in ett digitaliseringsärende?

Om den aktivitet du har i åtanke uppfyller minst ett av följande kriterier ska du lämna in ett digitaliseringsärende.

Aktiviteten

  • medför ett behov att nyttja kommungemensamma resurser (t ex från digitalisering, juridik eller inköp) på mer än 40 timmar
  • estimeras uppta mer än 500 timmar (alla resurser inräknade, inklusive verksamhetens egen personal)
  • har oklar finansiering
  • gäller nyutveckling eller inköp av nytt IT-stöd
  • innefattar nya integrationer mot andra IT-stöd
  • innebär att kommunens information kommer behandlas i ett IT-stöd av extern part eller leverantör
  • berör flera verksamheter

Om inget av ovan kritierier uppfylls eller du är osäker, kontakta IT-projektkontoret eller din förvaltningsledare på Digitaliseringsenheten för vidare guidning.
Här hittar du kontaktuppgifter till medarbetare inom Digitaliseringsenheten.

Vad förväntas av dig som skickat in ett digitaliseringsinitiativ?

När du skickat in ditt ärende bereds det av beredningsgruppen, vars roll är att kvalitetssäkra initiativen och lämna rekommendationer tillbaka till initierande verksamhet.

Du som anmält ärendet bjuds in till nästkommande beredningsgruppsmöte där vi tillsammans går igenom ditt ärende och reder ut eventuella frågor och funderingar.

I de fall beredningsgruppen bedömer att ärendet ska tas upp i digitaliseringsrådet sammanställer beredningsgruppen därefter ett underlag till digitaliseringsrådet, i nära samarbete med dig och eventuella kollegor du tycker bör vara delaktiga.

Observera att det är initierande verksamhet som äger initiativet och framdriften av det.

Beredningsgruppen följer upp på inskickade ärenden genom att återkoppla till angiven kontaktperson. Om svar uteblir påminner beredningsgruppen en gång till, därefter parkeras ärendet om kontaktpersonen inte återkommer.

Vad behöver tas upp i digitaliseringsrådet?

Initiativ/ärenden som föredras för digitaliseringsrådet kännetecknas av att de är av exempelvis viss storlek, berör flera verksamheter, är komplexa, har oklart ägarskap eller är rena upphandlingsinitiativ utifrån nya reglementet och delegationsordningen; processen för samordnad upphandling av IT-tjänster och system.

Alla initiativ som inkommer behöver alltså inte föredras i digitaliseringsrådet. Beredningsgruppen meddelar om så behöver ske, och ger annars endast rekommendationer till initierande verksamhet som medskick till genomförandet.

När ett ärende har kvalitetssäkrats (och eventuellt beslutats i digitaliseringsrådet) blir det del av Nackas digitaliseringsportfölj, och kan resurssäkras i projektkontoret.

Vad gäller vid inköp av IT-tjänster och system?

I de fall ärendet gäller inköp av IT ska ett samråd ske enligt reglementet och delegationsordningen för samordnad upphandling av IT-tjänster och system.

Samråd kan ske på två sätt; antingen genom att ärendet tas upp i digitaliseringsrådet, eller via ett så kallat snabbsamråd som sköts helt digitalt mellan digitaliseringsrådets mötestillfällen. I båda fallen tas underlaget för samrådet fram av beredningsgruppen i samarbete med dig och ansvarig direktör.

Sidan uppdaterades: