Hoppa till innehåll

På Nacka.se använder vi cookies för att webbplatsen ska fungera på ett bra sätt för dig. Genom att fortsätta ditt besök godkänner du att vi använder cookies. Läs mer om cookies

Yasemin - automatisering av verksamhetsprocesser

Med hjälp av tjänsten Yasemin kan du automatisera befintliga och nya verksamhetsprocesser. Den här sidan är för dig som jobbar i Nacka kommun och vill veta mer om tjänsten och hur ett automatiseringsprojekt kan gå till.
Automatisering i Nacka

Medverkande: Eva Rehnström, Redovisningsenheten 1:47

Automatiserad fakturadistribution

Demo av mjukvaruroboten. 1:26

Automatisering av ansökningar till vuxenutbildningen

Medverkande: Carina Filipovic, Ghita Flinckman, Malin Jakobsson 2:28

Intresseanmälan

Innehåll på sidan:
Vad är automatisering?
Vad kan jag automatisera?
Varför automatisera - vad är nyttan?
Hur kommer vi igång rent praktiskt?
Vad kostar ett automatiseringsprojekt?
Historik

Vad är automatisering?

Automatisering är att låta en mjukvarurobot utföra enkla och repetitiva delar av ett arbetsflöde. Det gör det möjligt att förbättra både servicenivån till Nackaborna och den egna arbetssituationen.

I Nacka kommun har vi bland annat genomfört projekt inom ekonomiskt bistånd, vuxenutbildningen och ekonomiprocessen. (Se filmerna om detta här till höger.) Vi har byggt upp ett arbetssätt tillsammans med våra leverantörer där vi kan hjälpa dig och din enhet att se över era arbetsprocesser, välja ut vad som lämpar sig att automatisera, samt projektleda och genomföra själva programmeringen.

I ett automatiseringsprojekt ingår bland annat att:

  • kartlägga hur du/ni jobbar i utvald process
  • om möjligt förbättra arbetsprocessen
  • kartlägga samtliga arbetsmoment noggrant; alltifrån att klicka på inloggningen i ditt program/system till de uppgifter du utför när du är inloggad.
  • programmera arbetsflödet så att roboten kan utföra arbetet automatiskt.

Vad kan jag automatisera?

Arbetsuppgifter som är okomplicerade, det vill säga enkla och repetitiva, lämpar sig bäst att automatisera. En arbetsuppgift är det arbete du utför på din dator i ett eller flera program. Ett arbetsflöde är vägen från det allra första du gör (till exempel öppnar programmet och loggar in) till allt det du gör därefter för att göra jobbet.

Varför automatisera - vad är nyttan?

Vi rekommenderar att du inleder arbetet med att titta på SKL:s film om hur man kan tänka kring nyttor och nyttan med den förändring du vill åstadkomma. Du hittar filmen på denna sida, högst upp. Här finner du även vägledning och verktyg. Digitaliseringsenheten har tagit fram mallar för mindre uppdrag som kan användas vid det inledande mötet.

Med hjälp av automatisering kan du exempelvis:

  • Öka servicegraden i arbetet, till exempel genom kortare handläggningstider och minskade köer.
  • Frigöra tid från repetitiva, enkla uppgifter.
  • Minska risken för manuella fel. Programvaran följer reglerna, det vill säga de arbetssteg ni preciserat.
  • Roboten kan jobba dygnet runt och underlätta för organisationen vid flaskhalsar och personalbrist med mera.

Automatisering sker överallt i samhället just nu. Nacka kommun växer stadigt och ska ge service till fler Nackabor över tid. Med hjälp av automatisering har vi ambitionen att ge samma eller förbättrad service utan att öka bemanningsgraden i samma omfattning som befolkningstillväxten. Dessutom kan vi med hjälp av automatiseringsprocesser hitta sätt att arbeta smartare.

gör en nyttorealiseringsplan

Inför en förändring bör du tänka igenom vad ni vill åstadkomma med automatiseringen. Vilken nytta ska förändringen leda till (exempelvis kortare ledtider, ökad kvalitet, minskad kostnad, förbättrad arbetssituation eller något annat).

Att göra en nyttorealiseringsplan, som ledningen ställer sig bakom, bidrar till att de viktiga frågorna ställs. Här är tre frågor, hämtade från SKL, som kan vara ett stöd i arbetet:

  • Vad är det för nytta som ska uppnås? (internt och externt)
  • Hur ska den tid eller de pengar som frigörs användas (om det är syftet)?
  • Hur ska ni följa upp att de nyttor som finns med i kalkylen faktiskt uppnås och vem ansvarar för uppföljningen?

Hur kommer vi igång, rent praktiskt?

I dokumentet "Tjänstebeskrivning (PDF-dokument, 720 kB)" beskrivs vad tjänsten innefattar och dess avgränsningar.

På denna sida kan du läsa om hur ett automatiseringsprojekt går till. Kortfattat kan man säga följande:

  • Du anmäler ett intresse för automatisering. Tjänsteansvarig återkommer sedan med mer information och ni bokar gemensamt ett möte där verksamheten får veta mer om hur ett automatiseringsprojekt går till.
  • Om verksamheten vill gå vidare och beställa ett projekt sker arbetet i fyra steg. Se nedan.
  • När den konkreta planen är klar för vad som ska automatiseras är det vår RPA-fabrik som programmerar själva processen i en mjukvara.

Automatisering i fyra steg

Automatisering i fyra steg

Modellen visar ett arbete i fyra steg med delleveranser. Här är en kort beskrivning av projektarbetet i respektive steg. Vill du ha en mer djupgående beskrivning kan du skicka in en intresseanmälan, så hör tjänsteansvarig av sig inom kort.

Steg 1: Uppstart - VAD ska göras?

  • Utse en projektledare från digitaliseringsenheten
  • Uppstart
  • Grov kartläggning av vad som ska utvecklas
  • Riskanalys
  • Grovt "guesstimat" för utvecklingsarbetet
  • Rekommendation

Steg 2: Hur ska vad göras?

  • Utse en IT-processförvaltare från digitaliseringsenheten
  • Detaljering
  • Film
  • Behörigheter
  • Informationsflöde
  • Resurstillsättning
  • Testdata
  • Estimat
  • Beställning
  • Miljöuppsättning (utveckling/test)

Steg 3: genomförande

  • Utveckling
  • Test och korrigering
  • Verifiering
  • Godkännande
  • Produktionssättningsdatum

Steg 4: Produktionssättning

  • Miljöuppsättning (produktion)
  • Produktionssättning
  • Incident/changeprocesser
  • Inkörsperiod med statusrapportering

Förvaltning med projektavslut

  • Inkörsperioden avslutas och summeras
  • Överlämning till förvaltning
  • Projekt avslutas

Vad kostar ett automatiseringsprojekt?

Prissättningen baseras på en så kallad innovationskostnad som är uppdelad i tre poster: införande, drift/processförvaltning och vidareutveckling.

Kontakta tjänsteansvarig för mer information.

Historik

Det första automatiseringsprojektet i Nacka kommun uppstod när en verksamhet ville korta handläggningstiden av sina ärenden och bibehålla en god servicenivå.

Nacka kommun tog samtidigt ett beslut att proaktivt införa en generell automatiseringstjänst och ge alla verksamheter möjligheten att automatisera processer av olika slag. Flera automatiseringsprojekt pågår redan.

Sidan uppdaterades:

Mitt Nacka

  • …så får du upptäcka spännande evenemang i din närhet.