Checklista inför semestern:
- 1. Aktivera din frånvarohanterare i Outlook.
- 2. Lägg in din semester i Outlook-kalendern.
- 3. Prata in ett nytt hälsningsmeddelande i röstbrevlådan.
- 4. Bevaka funktionsadresser i Outlook och Artvise.
- 5. Hantera inkomna handlingar.
- 6. Aktivera ersättare och attestera leverantörsfakturor i Business World.
- 7. Delegera leveranskvittens och granskning/attest av fakturor till annan användare i Visma Proceedo.
1. Aktivera din frånvarohanterare i Outlook
Aktivera din frånvarohanterare med ett automatiskt svar. I Outlook klickar du på Arkiv, sedan på knappen Automatiska svar. Ställ in tidsintervallet för din frånvaro och skriv in ett anpassat svarsmeddelande. Hänvisa till en kollega som är på plats under din semester. Ditt automatiska svar skickas bara första gången som en person skickar dig ett e-postmeddelande.
2. Lägg in din semester i Outlook-kalendern
Lägg in din semester som en aktivitet i Outlook. Det underlättar för dina kollegor, till exempel när de ska boka möten med dig.
3. Prata in ett nytt hälsningsmeddelande i röstbrevlådan
När du lägger in ett nytt hälsningsmeddelande bör du följa den här mallen:
"Du har kommit till <Förnamn Efternamn>, <Titel>, på Nacka kommun. Jag är <frånvaroorsak> och är åter i tjänst <datum (om känt)>. Du kan också ange vem man kan kontakta istället under din ledighet.
SÅ ÄNDRAR DU HÄLSNINGSMEDDELANDE I TELEFONEN
Läs gärna på denna sida www.nacka.se/telefoni under "Lathundar och guider" om hur du hanterar din röstbrevlåda och hälsningsmeddelanden.
4. Bevaka funktionsadresser i Outlook och Artvise
Kom ihåg att bevaka enhetens funktionsbrevlådor dagligen. Se över medlemskapen för funktionsadresser för att kunna hantera enhetens inkommande handlingar och begäran om allmänna handlingar.
5. Hantera inkomna handlingar
Ge fullmakt åt din ersättare om du får personadresserad brevpost och se över behörigheter i verksamhetens system för att skyndsamt kunna lämna ut handlingar som efterfrågas. Läs mer om registraturen här.
6. Aktivera ersättare och attestera leverantörsfakturor i Business World
Se till att eventuella fakturor blir betalda även under sommaren genom att aktivera en ersättare som kan attestera fakturor under din frånvaro. Ett alternativ är att du själv attesterar fakturorna i de appar som finns tillgängliga. För lathundar och information gå till sidan Business World – ekonomi, faktura, tid och projekt
7. Delegera leveranskvittens och granskning/attest av fakturor till annan användare i Visma Proceedo
Innan du checkar ut är det bra om du ändrar lösenord och svarsmeddelande i dator och telefon, samt aktiverar frånvarohanteraren och en ersättare för fakturaattest i Business World. Ta del av lathundar med instruktioner på Visma Proceedos sida.
Sidan uppdaterades: