Var kan jag få information om de olika avtalen?
Svar:
I rubriken avtalsinformation hittar du information på de leverantörer du kan göra inköp hos i UBW E-handel.
Hur får jag behörighet till UBW E-handel?
Svar:
Under rubriken Behörighet så kan du få mer information samt en länk till en e-tjänst där du som chef kan beställa behörighet till medarbetaren.
Vi vill att varje ny medarbetare som ska in i systemet ska gå en instroduktion först. Anmälan hittar du under rubriken Utbildning.
Var kan jag se status på min beställning hos ATEA?
Svar:
Du kan söka status om din beställning hos ATEA.
Information för tittkonto – avseende uppföljning av ordrar/tracking mm i My Atea för Nacka Kommun:
Informationen nedan är avsedd att användas av Nacka Kommun.
Gå till: http://my.atea.se/orders
Logga in med uppgifterna här nedan:
Anv: NACKAORDER
Pw: Order001
Kontaktuppgifter till ATEA:
- 020-44 66 00
- kundtjanst@atea.se
Hur skapar jag en inköpslista?
Svar:
Du kan skapa en inköpslista i genom att trycka på de 3 staplarna i en artikel. Då kan du välja att skapa en ny eller välja att spara artikeln i en befintlig inköpslista.
Obs! Tänk på att artiklar funkar endast med artiklar som du kan söka direkt här i systemet. Du kan ej spara artiklar i inköpslistan som du hämtar från en extern webshop, som ex från Mathem. I extena webshop kan du skapa inköpslistor direkt i deras system istället.
När du skapar en NY inköpslista.
1. Namnge listan.
2. Ta bort bocken spara utan antal!
3. Spara!
Inköpslistan du har skapat hittar du sen i fliken Inköpslistor.
Mathem hittar inte min order?
Svar:
När du kontaktar Mathem ha din inköpsorder nummer framme. Ta reda på ditt inköpsorder nummer.
När ett inköpsorder är skapad innebär det att order ÄR skickad till leverantören. När Mathem säger att dem inte hittar inköpsorder, be dem titta i deras "Punch out" system (de ska veta om det själva, men detta missas oftast av deras handläggare). Är det så att dem fortfarande inte hittar ordern. Då kan du kontakta service@nacka.se.
Mathem kundtjänst tel: 020-15 10 10
e-post: avtal@mathem.se
Se också frågan: Varför blir min beställning avvisad hos livsmedel leverantörerna?
Jag har fel förslagsvärden (ansvar och verksamhetsnummer) i mitt inköpsförslag?
Svar:
Uppgifterna är hämtade via en integration från personalssystemet. I dagsläget kan du inte ändra detta, vi har det som en punkt på vår lista över förbättringsförslag. Om du behöver ändra kontering på din beställning så gör du det när du sammanställer ditt inköpsförslag, se fråga om Hur jag ändrar konteringen.
Vad innebär Expressorder?
Svar:
När du väljer Expressorder vid beställning innebär att du skickar iväg beställningen direkt till leverantören utan attest av chef först. Detta är en specialbehörighet som är tilldelad till livsmedelbeställarna vid beställning av livsmedel. Obs! gäller ej Nacka spis.
-Tänk på att blandar du förbrukningsvaror med livsmedelsvaror i en och samma beställning så går det alltid till attest först, trots att du väljer Expressorder!
Viktigt!
Expressorder innebär att inköpsfakturan alltid skickas ut till Mottagningsattestant och Beslutsattestant/Beloppsattest, oavsett om ordern matchar mot det som är mottaget eller ej.
OBS! Tänk på att man måste aktivt välja Expressorder med listpilen annars är det Normalorder som standard.
Vad är det jag ska kontrollera innan beställning (dvs skickar iväg den till attest)?
Svar:
Checka av följande punkter!
- Namnge beställningen
- Ändra från normalorder till expressorder (om du enbart beställer livsmedel)
- Säkerställ att det är rätt leveransadress
-
Leveransdatum – när du ändrar klicka på tillämpa på alla – säkerställ att raderna har en rödmarkering och samma datum.
Behöver du ändra på enskilda rader klickar du på den eller de rader, ändra datum och sedan tillämpa på urval.
OBS! Viktigt med leveransdatum. Se ytterligare instruktioner här om du är osäker. - Godsmärka din beställning med namn och telefonnummer på den person som ska ta emot beställningen.
Hur använder jag den allmänna rekvisitionen?
Svar:
Den *allmänna rekvisitionen används av Nacka kommun när en leverantör inte är upplagd i UBW inköp. Innan du använder denna rekvisition är det viktigt att söka i UBW inköp efter en liknande vara eller i avtalsdatabas (Kommers) efter ett giltigt avtal innan du gör ditt inköp.
Rekvisitionen inhandlas som en vara, men någon varumottagning behöver ej göras (blir automatisk varumottagen) och fakturan går alltid ut för attest.
*Den allmänna rekvisitionen kan bara beställas av dem som är behöriga beställare i UBW inköp. Behörighet anmäls av chef och kan beställas här.
Hur söker jag mitt paket hos Widriksson (samlastning)?
Svar:
Du kan söka efter information om din leverans hos Widriksson genom deras track&trace funktion.
Söknummer du ska använda då är ditt inköpsorder som börjar på 31xxxxx (sjusiffrig).
Anslutna leverantörer just nu hos Widriksson är:
Lyreco (Staples)
LäroMedia
LekoLar
ABA Skol
Procurator
Martin & Servera
Kontaktuppgifter till Widriksson:
e-post: sodertorn@widrik.se
tel: 08 – 588 929 05
Läs mer om samlastningen!
Jag kan inte spara min beställning som en ny inköpslista?
Svar:
Om du gjort en beställning via Punch Out (extern webbshop), så är det inte möjligt att spara artiklarna som en inköpslista i UBW, däremot finns möjligheten att skapa en inköpslista i flera av våra leverantörers webbutiker.
Du kan dock skapa inköpslistor på de artiklar som finns i UBW systemet!
Var kan jag skriva ut min order?
Svar:
Du hittar din order i pdf fil efter att en inköpsorder har skapats. Klicka på inköpsorder numret. Hur hittar jag min inköpsorder nummer?
Klicka bild för större bild: (Bild, 16 kB)
Gå till gemet sen och öppna upp pdf:en. Den kan du skriva ut!
Hur ändrar jag konteringen (som ansvar och verksamhetsnummer)?
Svar:
Du kan ändra på konteringen om du trycker på förstorningsglaset i artikelraden.
Vill du ändra på flera rader samtidigt. Bocka i bockrutan för samtliga rader. Tryck sen på förstorningsglaset.
Välj att Applicera på alla rader om du vill att alla artikelrader ska ha den kontering du har ändrat.
Ser du inte knappen "Applicera kostnadskategori på valda rader" behöver du ändra inställningen på bildskärminställningen på din dator.
Högerklicka på skrivbordet i din dator. Välj: Bildskärminställningar.
Scrolla ner till Skala och layout och ändra till 125% eller 100%.
Hur registrerar jag mottagning av min vara (dvs varumottagning)?
Svar:
I UBW Inköp kan du registrera att du har tagit emot varor på två sätt. I de fall du fått en uppgift i din uppgiftslista om Saknad varumottagning så är det via uppgiften du måste göra varumottaget.
Om du i detta fall går in via menyn till Varumottagning och registrerar dina mottagna varor så försvinner inte uppgiften i din uppgiftslista, utan den ändras bara från ”Ta emot vara” till ”Matcha mot faktura”.
Om du inte har fått en uppgift i din uppgiftslista så kan du registrera ditt varumottag via menyn och Varumottagning.
Mer information hittar du här!
Var hittar jag lathundar?
Svar:
Du hittar lathundar och instruktionsvideo under rubriken:
e-learning och lathundar i E-handels informationssida.
Varför blir min beställning avvisad hos livsmedel leverantörerna?
Fråga:
Oftast berör nedan leverantören Mathem.
Svar:
- Vanligaste felet är att du har glömt att ändra på leveransdatumet på raderna. Se instruktionen här!
- Beställningen är skickad till leverantören efter stopptiden kl 12:00 och ni har angett att beställningen ska levereas dagen efter.
- Du har inte valt expressorder (och lagt leveransdatum dagen efter) när du skickade iväg inköpsförslaget för attest. Och när attestanten väl godkänner inköpsförslaget (säg dagen efter) och beställningen kommer till leverantören så kan dem inte leverera på lagt leveransdatum.
- Kan vara så att körningar på leveransdatumet du har valt har tagit slut.
- Du har köpt en vara som dem inte kan leverera ex färsk bröd.
Kontakta alltid leverantören för att få information om din beställning. Ange då din ordernummer. Börjar på 31 och är sjusiffrig (ex 3100123).
Mathem tel: 020-15 10 10 (se instruktioner här när du pratar med Mathem)
Menigo tel: 010-7077390
Var hittar jag min beställning (Inköpsorder nummer)?
Svar:
Efter att chefen har attesterat din beställning (kallas för inköpsförslag i systemet) så skapas en inköpsorder och numret hittar du om du tittar på rapporten Egna inköpsförslag.
Rapporten hittar du i Startskärmsmeny.
Du hittar din inköpsorder nummer under kolumnen Inköpsorder, ex här 3100003 (se bilden).
OBS! Tänk på att inköporder (följdserie börjar på 31xxxxx) och Inköpsförslag (följdserie börjar på 30xxxxx)!
Skillnad mellan inköpsorder och Inköpsförslag?
Status arbetsflöde: Avslutad = skickad till leverantör och inköpsorder skapad!
Vad är skillnad mellan Inköpsförslag och Inköpsorder (hitta min beställning)?
Svar:
När du som beställare skickar iväg en beställning så hamnar beställningen (kallad för inköpsförslag i systemet) först till attest hos attestansvarige och får ett nummerserie som börjar på 30 (ex 3000012).
Först när attestanten har godkänt ditt inköpsförslag skickas en inköpsorder till leverantören som får ett nummerserie som börjar på 31 (ex 3100771).
När du kontaktar leverantören för frågor om beställningen så är det inköpsorder numret (ex 3100771) som du ska uppge.
Att det står status Avslutad: innebär i systemet att inköpsförslaget är attesterad och en inköpsorder har skapats och skickat till leverantören! INTE att beställningen är avslutad! Kontakta alltid leverantören direkt för frågor om beställningen när en inköpsorder har skapats!
Dem som har behörighet för att beställa från Menigo och Mathem kan skicka iväg en beställning som en Expressorder. Då går beställningen direkt till leverantören (utan attestering behöver göras först) och en inköpsorder skapas. När fakturan kommer så stannar den alltid för granskning och attestering!
Hitta till rapporten Egna inköpsförslag för att se dina beställningar (inköpsorder).
Sidan uppdaterades: