Varför ska vi diarieföra?
Vi diarieför för att hålla ordning på kommunens handlingar och för att underlätta vårt arbete vid utlämning, uppföljning och sökning av allmänna handlingar.
Utlämning och registrering av allmänna handlingar styrs dessutom av lagar.
Tryckfrihetsförordningen (TF)
Handlingsoffentlighet innebär rätten för alla, svenskar och utländska medborgare, att ta del av allmänna, offentliga handlingar hos myndigheter och förvaltningar (2 kap 1§).
I tryckfrihetsförordningen framgår att den som begär ut en allmän handling genast eller så snart det är möjligt ska få ta del av handlingen på plats medan en begäran att få en kopia av en allmän handling ska behandlas skyndsamt (2 kap 15-16§). Genom att diarieföra ser vi till att allmänna handlingar kan lämnas ut med den skyndsamhet som krävs enligt tryckfrihetsförordningen.
Läs mer om sekretessprövning, avgifter och övrigt angående utlämning av handlingar här.
Offentlighets- och sekretesslagen (OSL)
Enligt offentlighets- och sekretesslagen måste handlingar hållas ordnade. Handlingar som omfattas av sekretess ska registreras samma dag eller senast dagen de har inkommit eller upprättats (5 kap 1§). Det kallas registreringsskyldighet.
Om vi registrerar handlingar på rätt sätt blir det också lättare för oss att efterleva handlingsoffentligheten.
Vad ska vi diarieföra i Ciceron?
För att veta vilka handlingar du behöver registrera kan du titta i kommunens informationshanteringsplaner. Där framgår vilka handlingar som ska registreras och i vilket system. Det står även vilka handlingar som ska sparas fysiskt i kommunens arkiv.
De kommungemensamma informationshanteringsplanerna gäller för handlingar inom områden som alla verksamheter i kommunen arbetar med; allmän administration, ekonomi, inköp och personalhandlingar.
Utöver detta kan din enhet ha en egen enhetsspecifik informationshanteringsplan.
Läs mer om kommunens informationshanteringsplaner här.
Hur ska vi diarieföra i Ciceron?
Som handläggare i Ciceron ansvarar du för diarieföring av de allmänna handlingar som hör till dina ärenden.
Det innebär att du i god tid diarieför den inkomna eller upprättade handlingen i ett ärende och att den blir sökbar i systemet. För att en handling ska vara sökbar behöver de uppgifter du uppger om handlingen i systemet vara korrekta och lätta att förstå. Du behöver även kontinuerligt uppdatera ärendet med tillkommande handlingar och säkerställa att alla som behöver har tillgång till ärendet.
När ditt ärende är färdigbehandlat ansvarar du för att avsluta ärendet. Det är viktigt att ärendets avslutsdatum i systemet överensstämmer med tiden för när ärendet faktiskt färdigbehandlades, eftersom det avgör när överlämning till kommunarkivet sker.
Sidan uppdaterades: