Riktlinjer och rekommendationer för användning av Google Workspace for Education (GWFE)
Dessa riktlinjer ska följas av medarbetare och elever som använder sig av GWFE för utbildning i Nackas kommunala skolor.
Fokus på användning i GWFE är e-post och lagring för elever samt möjlighet för både elever och personal att arbeta med utbildning och lärande.
Vidare lämpar sig GWFE för kollegialt lärande, samarbete, formativ bedömning. GWFE ger också möjlighet för pedagoger och elever att hantera dokument. Det som dokumenteras samt kommuniceras i GWFE ska ha fokus på utveckling och lärande. Det kan exempelvis röra sig om elevarbeten, pedagogernas eget arbetsmaterial såsom pedagogiska planeringar, arbetsuppgifter, veckoutvärdering, reflektioner och feedback.
I GOOGLE WORKSPACE FOR EDUCATION FÅR INTE KÄNSLIGA ELLER EXTRA SKYDDSVÄRDA PERSONUPPGIFTER LAGRAS
Känsliga personuppgifter enligt Dataskyddsförordningen är uppgift om hälsa, en persons sexualliv eller sexuella läggning, ras eller etniskt ursprung, religiös eller filosofisk övertygelse, politiska åsikter, genetiska uppgifter, medlemskap i en fackförening och biometriska uppgifter som entydigt identifierar en person.
Extra skyddsvärda personuppgifter enligt Dataskyddsförordningen är löneuppgifter, uppgifter om lagöverträdelser, värderande uppgifter, till exempel uppgifter från utvecklingssamtal, uppgifter om resultat från personlighetstester eller personlighetsprofiler, information som rör någons privata sfär, uppgifter om sociala förhållanden.
Det här är alltså inte en lagringsyta där man dokumenterar om elever varit sjuka eller något annat kring elevernas eller personalens personliga förhållanden eller uppgifter från utvecklingssamtal. Detta gäller samtliga användare och i samtliga verktyg och applikationer som finns tillgängliga via GWFE.
Exempel på olika funktioner i Google Workspace for Education
GWFE:s verktyg lämpar sig till att arbeta med till exempel pedagogisk dokumentation och formativ bedömning. Nedan kommer vi att gå igenom några av de verktyg som finns i GWFE och vad de kan användas för.
I formativ bedömning kan eleverna vara delaktiga i bedömningen av sitt eget lärande, och utveckla själv- och kamratbedömning. En lärare kan kommentera och ge kontinuerlig återkoppling och uppföljning direkt i det delade dokumentet. När elever involveras i bedömningsprocessen får detta goda effekter på lärandet, motivationen ökar och studieresultaten förbättras.
I GWFE har användarna möjlighet att ta del av varandras delade arbeten, samarbeta med hjälp av tekniken och på så sätt utveckla sitt lärande, sin kommunikation och framför allt sin kunskap. Material kan delas med en eller flera andra oberoende om de har ett användarkonto eller inte, och den som skapar ett dokument väljer om arbetet förblir privat eller om andra utvalda ska få tillgång till att redigera, kommentera eller att endast läsa. Därför är det väldigt viktigt att man noga tänker igenom sin filstruktur och vad man delar ut till vem. Du kan alltid ändra en delning om det blivit fel.
Google drive - personlig lagringsyta
Google Drive är lagringsytan i Google Workspace for Education. Där kan vi lagra alla typer av filer, till exempel worddokument, pdf-filer, bilder och filmer. De filer som vi lagrar ska användas i kärnverksamheten, dvs utbildning. De kan till exempel handla om planeringar, kollegialt lärande eller elevers utveckling i den formativa processen. Utöver detta så kan man även lagra dokumentation av mer administrativ art, till exempel mötesanteckningar.
Viktigt att dokument och filer inte innehåller känsliga eller extra skyddsvärda personuppgifter.
G-mail
Den vardagliga mejlkonversationen, till exempel kontakt med vårdnadshavare, lärare, myndigheter osv ska ske i InfoMentor eller via personalens Nacka-mail tills dess att annat beslutats. Däremot kan vi använda oss av Googles G-mail för intern kommunikation mellan lärare och elever om innehållet rör elevers lärande och man använder verktyget i ett pedagogiskt syfte.
Viktigt att kommunikationen inte innehåller känsliga eller extra skyddsvärda personuppgifter.
Övrig dokumentation och kommunikation
Vid viss dokumentation och kommunikation finns det andra rutiner. Dessa görs inte i GWFE. Se nedanstående lista:
- IUP och skriftliga omdömen - InfoMentor
- Närvarohantering - InfoMentor
- Betyg - InfoMentor
- Åtgärdsprogram - här jobbar skolan fortsättningsvis på samma sätt som tidigare, dvs med manuell pappershantering.
- Google Sites - kan enbart skapas och delas ut av pedagoger och personal. Det betyder att elever endast kan komma åt de sites som personal har skapat och delat ut. Skolan väljer själv om man önskar använda funktionen.
Sidan uppdaterades: