Prorenata

Manualer, stödmaterial och instruktionsfilmer

Instruktionsfilmer

Introduktion till Prorenata
Denna film ger dig en snabb översikt av systemet.

Skapa ärenden i Prorenata
Denna film visar hur du skapar olika typer av ärenden i Prorenata så som särskilt stöd, elevärenden och disciplinära ärenden.

Skapa återkommande möten
Den här filmen visar hur du skapar återkommande möten i Prorenata. Det görs med hjälp av ett frasminne under protokoll. I protokollet kan man både lägga till befintliga elevärenden och skapa en egen återkommande agenda.

Lathundar specifika för Nacka

Denna manual beskriver inställningar som är specifika för Nacka: Specifika nackainställningar i Prorenata (PDF-dokument, 1,2 MB)

Följande avsnitt finns i manualen:

- Översikt av mallar under ärendetyperna särskilt stöd, elevärende och disciplinära ärenden.
- Översikt av besluten som ligger i mallen Rektors beslut.
- Hur du registrerar ett ärende med tillhörande ärendemallar.
- Hur du byter ansvarig på ett ärenden så att personen kan signera.
- Hur funktionsbrevlådan fungerar.

Snabbguide i PDF

Denna snabbstartsguide innehåller de vanligaste frågorna kring Prorenata Journal och hur man lättast kommer igång. Snabbguiden visar både Barn och elevhälsans journalakter och elevakten.

Observera att Snabbguiden visar generellt hur systemet kan användas, se till att du kompletterar med information om vilka specifika inställningar som gjorts i Prorenata för Nackas kommunala skolor under rubriken Uppsättningar i Prorenata för Nackas kommunala skolor.

Snabbstarstguiden NKS 2022-04-29.pdf

Webbaserad användarmanual

Prorenata har en gedigen webbaserad användarmanual som innehåller supportartiklar. Dessa beskriver i detalj hur man arbetar med och administrerar Prorenata. Observera att supportartiklarna visar generellt hur systemet kan användas och vänder sig till många olika typer av användare. På användarmanualens startsida hittar du olika områden listade till vänster på sidan. För dig som användare av jornalmappen elevakt rekommenderar vi att du inledningsvis söker manualer under områdena; Dokumentera, Kommunicera och Planera. Vill du sedan analysera ärenden kan du läsa mer under området Analys. Du behöver inte läsa i områdena; Inloggning och konto, Administrera, Elevhälsans portal och Övrigt.

Se till att du kompletterar med information om vilka specifika inställningar som gjorts i Prorenata för Nackas kommunala skolor under rubriken Uppsättningar i Prorenata för Nackas kommunala skolor.

LÄNK TILL ANVÄNDARMANUAL
https://docs.prorenata.se/

Uppsättningar i Prorenata för Nackas kommunala skolor

I Prorenata är det möjligt att välja vissa funktioner. Nackas kommunala skolor har i samråd med Barn och elevhälsan och referensgruppen gjort inställningar som du kan läsa om nedan.

Varje skola får själva bestämma hur och om man vill använda sig av de funktioner som Prorenata erbjuder. Vi rekommenderar er att använda Prorenatas funktioner eftersom det kommer att underlätta det administrativa arbetet för EHT.

Kalender och säkert videomöte

I Prorenata finns en kalender där du kan skapa mötesbokningar och bjuda in andra som har konto i Prorenata. Det vill säga, du kan inte bjuda in en person som inte har ett konto i Prorenata som exempelvis en mentor.

Prorenata erbjuder möjligheten att skapa SMS-påminnelser på kalenderbokningar och kallelser, denna funktion är inte påslagen för användare av elevakten i Prorenata.

I kalendern kan du även skapa ett säkert videomöte. Prorenatas inbyggda bruksanvisning visar hur du kan göra detta. Det går att ha flera interna deltagare på en videokonferens (ex för ett EHT-möte). Det förutsätter dock att man har ett konto i Prorenata annars är man extern. Det går att bjuda in en extern person som kan vara exempelvis en pedagog eller vårdnadshavare. Det går inte att bjuda in två externa personer.

I kalendern har vi även valt att lägga in möteskategorierna EHT och EHM så att du vid bokning i kalendern kan välja vilken typ av möte.

Du kan välja att exportera Prorenatas kalender till din vanliga arbetskalender. Vid export till din kalender utanför Prorenata syns bara att du har en bokning, ingen annan info exporteras. E-learningen visar hur du kan exportera kalendern.

Meddelanden

I Prorenata kan du skicka meddelanden på ett säkert sätt till andra användare som har konto i Prorenata. Du kan koppla en elev, ett ärende eller en anteckning till ett meddelande. Interna meddelanden som avser en elev räknas inte som anteckning. Det innebär att de inte behöver signeras och visas heller inte i journalen. Om du behöver skicka ett säkert meddelande till en person som inte är användare i Prorenata kan du använda dig av kommunens system Säkra meddelanden. En länk till Säkra meddelanden finns på Hemsidan inne i Prorenata under Dina länkar.

Dokumentera ärenden och anteckningar

När du valt en elev finns ärendemallar och anteckningar under olika flikar på eleven.

Ärendetyper
Vi har valt att ha tre ärendetyper i Prorenata. Dessa hittar du under fliken Elevöversikt, välj sedan underfliken Använd elev för att.. och välj Skapa ärende. Där finns ärendetyperna elevärende, särskilt stöd och disciplinärende.

Observera att under Använd elev för att.. går det att välja funktionen skicka SMS. Denna funktion ska inte användas av elevaktens användare.

Skriva anteckningar
Du kan skriva en anteckning på en elev på två ställen:

1. Skriva en anteckning i ett pågående ärende (elevärende, särskilt stöd och disciplinärende).
Välj elev, klicka sedan på fliken Elevöversikt. Välj sedan det ärende som du vill skriva en anteckning på, du hittar pågående ärenden till höger under fliken Elevöversikt under rubriken Pågående ärenden. Klicka på ett ärende, välj Ny anteckning, välj Administration och välj slutligen sedan vilken typ av anteckning du vill göra.

2. Du kan även skriva en anteckning som inte är kopplat till ett pågående ärende.
Välj elev, klicka sedan på fliken Elevakt, klicka sedan på ”underfliken” Ny anteckning och välj sedan Anteckning.

För att sedan se alla anteckningar på en elev väljer du fliken Elevakt. Där visas alla anteckningar så länge som du valt urvalet Alla. För att se om anteckningen tillhör en ärendetyp eller är en anteckning som inte är kopplad till ett ärenden klicka på; Anteckningen är hopfälld, klicka för att visa.

Snabbstartsguiden visar funktionerna ovan som du hittar under rubriken Manualer, stödmaterial och instruktionsfilmer.

Länkar

På startsidan inne i Prorenata hittar du länkar som både Barn och elevhälsan och EHT använder sig av. Följande länkar finns som berör EHT:

Orosanmälan grundskola socialtjänsten i Nacka
Anmälan kränkande behandling
Frånvaro
Tilläggsbelopp
KIA-anmälan
Säkra meddelanden
Skolverket

I Nacka har vi egna processer för anmälan av ovan ärenden. Det innebär att det inte finns mallar i Prorenata för dessa ärenden utan vi har lagt länkar på hemsidan inne i Prorenata som leder dig vidare till anmälan av respektive ärende. Du kan sedan göra en anteckning på eleven under Elevakt att ett ärende skapats.

Frågor och svar - om olika funktioner i Prorenata

Här samlar vi frågor och svar som vi får in från användare. Har du en fråga som du saknar svar på är du välkommen att mejla till nkssupport@nacka.se

Om återkommande agenda och protokoll

1. Kan man skapa återkommande möten i Prorenata?

Det går att skapa återkommande möten i Prorenata under Protokoll. I protokollet kan man både lägga till befintliga elevärenden och skapa en egen återkommande agenda. En återkommande agenda skapas genom att man först skapar ett så kallat frasminne som är ett kortkommando för en text eller ett ord som går att använda för att spara tid vid journalskrivning. Du lägger in agendan genom att använda dig av frasminnet du skapat i Förtext på varje protokoll.

Denna videofilm visar hur det kan se ut med ett frasminne för en återkommande agenda.

2. Kan man skapa en serie av protokoll, exempelvis EHT-möte varje måndag hela terminen?
Man kan skapa många protokoll i förväg men det finns ingen funktion som skapar flera protokoll samtidigt. Man får helt enkelt skapa upp ett i taget, men det går alltså bra att lägga upp många protokoll i förväg.

Om mötesbokningar

1. Kan en lärare som inte är användare i Prorenata läggas till på en mötesbokning i Prorenata eller ta emot ett meddelande som skickas från Prorenata?
Alla funktioner i Prorenata som kalender, meddelanden eller att lägga till medlem i anteckningar kräver att man är användare i Prorenata.

Om att söka fram olika typer av listor

1. Går det att få fram en lista på alla ärenden som finns i Prorenata på en skola?
Ja, du hittar alla ärenden under navigationsknappen (finns längst upp på sidan) Listor och tabeller, välj sedan Ärenden.

Om kalendern i Prorenata

Hur fungerar synkningen mellan Prorenatas kalender och Outlook?
Du kan välja att exportera Prorenatas kalender till din vanliga arbetskalender. Vid export till din kalender utanför Prorenata syns bara att du har en bokning, ingen annan info exporteras. E-learningen visar hur du kan exportera kalendern.

Om användargrupper

Användargrupper är en funktion som kan användas för att underlätta arbetsflödet när man arbetar med Meddelande, Ärenden och Protokoll. Du kan skapa en användargrupp för ditt elevhälsoteam på din skola.
Viktig information för att du ska få detta att fungera.

1. När du skapar en grupp se till att du väljer medlemmar och inte privat under tillgänglighet. Då möjliggör du för dina kollegor att även använda gruppen.
2. Du måste lägga till dig själv i gruppen som medlem för att du ska kunna få upp gruppen sen när du väl skapar ett meddelande, ärende eller protokoll.

Länk till användarmanualen som beskriver hur du skapar användargrupper.

Om Biblioteket

I Biblioteket i Prorenata som finns i huvudnavigationsmenyn finns manualer som beskriver hur ni ska arbeta med mallarna i Prorenata, disciplinära ärenden och särskilt stöd inklusive överklagan, underlag för remisser och utredningar samt kartläggning av frånvaro.

Om att använda ett webbformulär för anmälan till EHT

Det är möjligt för alla pedagoger att använda sig av ett webbformulär för att anmäla ärenden till EHT. Skolan behöver ha en eller flera personer inom EHT som är mottagare av anmälningarna. Är din skola intreserad av denna lösning kontakta nkssupport@nacka.se så hjälper vi er med denna inställning.
Så här ser webbformuläret ut idag.

Övriga frågor om olika funktioner

Vad är skillnaden i funktionalitet om någon är medlem i ett ärende eller inte?
Den som är tillagd som medlem får en avisering om att man har blivit tillagd i ett ärende och man kan också få notiser om det har tillkommit anteckningar i ett ärende som man är medlem i.

Hur får jag bort testskolan?
Klicka på hemsidan, välj sedan fliken Inställningar och bocka sedan ur Visa testskolor.

Frågor och svar - om inläsning av elever och behörighet till Prorenata

Frågor och svar om tillgång till Prorenata

1. Har Barn och elevhälsans medarbetare tillgång till elevakten?
Ja, Barn och elevhälsans medarbetare har skrivrättigheter i elevakten.

2. Vilka personer har tillgång till elevakten i Prorenata?
Det är bara personer som är användare i Prorenata som har tillgång till Prorenata, kontakta skolans superanvändare för att ta reda på vilka som har tillgång på din skola.

3. Vi behöver lägga till en användare i Prorenata, hur gör jag?
Beställning av konto görs av rektor eller biträdande rektor till nkssupport@nacka.se

4. Jag behöver tillgång till en ID-skola hur gör jag?
I dagsläget är det endast rektorer som har fått tillgång till ID-skolorna. Om det är så att du ska ha tillgång till en ID-skola så får rektor besluta det och mejla till nkssupport@nacka.se om att du ska få behörighet till en ID-skola och för vilken enhet.

Frågor och svar om inläsning av elever

1. Hur och när uppdateras elever på gundskolan i Prorenata?
Elever läses in varje natt från Nacka24.

2. Hur och när uppdateras elever på gymnasiet i Prorenata?
Elever läses in varje natt från Schoolsoft.

3. Finns elever med skyddad identitet i Prorenata?
Endast rektor får tillgång till elever med sekretesskydd som är placerade på så kallade ID-skolor. Om en medarbetare inom elevhälsan ska ha tillgång till elever med sekretesskydd ska rektor mejla till nkssupport@nacka.se.

4. Finns elever med TF-nummer att i Prorenata?
Ja, elever med TF-nummer kommer att finnas i Prorenata. Information från Nacka24 och Schoolsoft läses in i Prorenata.

5. Hur gör vi med elever med skyddad identitet?
Ni kontaktar Dagmar Ydenius via säkra meddelanden.

Frågor och svar - Dokumentmallar i Prorenata

1 Var hittar jag mallarna för åtgärdsprogram eller pedagogisk utredning?
Vi har skapat mallar för särskilt stöd, elevärenden, frånvaro och disciplinära ärenden i Prorenata som grundar sig på mallarna som har funnits i rektorshandboken. Dessa i sin tur grundar sig på Skolverkets mallar. Denna manual: Specifika nackainställningar i Prorenata (PDF-dokument, 1,2 MB) beskriver var du hittar mallarna och vad de innehåller. Manualen finns även i Biblioteket i Prorenata under delkategorin Manualer. Om du skulle hitta något i mallarna som inte stämmer är vi tacksamma om du vill kontakta oss på e-post: nkssupport@nacka.se

2. Är det Skolverkets mallar och blanketter för åtgärdsprogram och kartläggning som finns i Prorenata?
Mallarna som finns i Prorenata finns idag grundar sig på Skolverkets mallar och på de mallar som tidigare fanns i rektorshandboken.

3. Finns orosanmälan, anmälan om frånvaro, tilläggsbelopp och anmälan kränkande behandling i elevakten i Prorenata?
I Nacka har vi egna processer för anmälan av ovan ärenden. Det innebär att det inte finns mallar i Prorenata för dessa ärenden utan vi har lagt länkar på hemsidan inne i Prorenata som leder dig vidare till anmälan av respektive ärenden. Du kan sedan göra en anteckning på eleven under Elevakt att ett ärende skapats.

4. Går det att signera beslutsmallar i Prorenata?
Ja, det går att signera beslutsmallar i Prorenata med BankID. Funktionen signering med BankID gör det möjligt för användare i Prorenata att signera olika typer av beslutsmallar. Denna manual visar hur du signerar en mall.

5. Kan man skapa ett ärende som sedan en annan person signerar?
Det är även möjligt att en person skapar ett ärende som sedan en annan person signerar. Viktigt dock är att den som ska signera är ansvarig för ärendet. Läs mer om hur detta ändras i Specifika nackainställningar i Prorenata (PDF-dokument, 1,2 MB) för Nacka som du även hittar i Biblioteket i Prorenata.

Frågor och svar - Överföring mellan PMO och Prorenata

1. Vilken typ av dokumentation följer inte med i överföringen från PMO till Prorenata?
Bevakningar (Skriv ut en bevakningslista!)
Meddelanden/Tidbok (Skriv ut boknings/väntelista!)
Gula lappar - Bra att "rensa" innan överföring.
Skriv ut klassanteckningar, dessa överförs men kopplas inte till en klass i Prorenata.

Dokumentation som skett i dagordningar, mötesanteckningar och protokoll i PMO inte kommer att följa med i övergången till Prorenata eftersom det inte går att exportera ut dessa anteckningar från PMO. Alla superanvändare och användare som validerat kommer att ha läsrättighet i PMO terminen ut. Se till att skriva ut eller kopiera över den information ni behöver från dagordningar, mötesanteckningar och protokoll.

2. Hur gör jag om jag saknar dokumentation i en elevs elevakt i Prorenata efter den 16/5?
Om du upptäcker att det saknas dokumentation i en elevs elevakt ska superanvändaren på din skola som validerat data skicka ett meddelande genom Prorenata valideringsmiljö till Martina Regnander och Marta Espinoza.

Använd denna länk: https://journal.validering.prorenata.se/login/?next=/
Superavändare som validerat loggar in med användarnamn, lösenord och kod via sms.

3. Kommer jag åt information i PMO när jag börjat använda Prorenata?
Från och med 11/5 kl 16.30 kommer PMO att stängas och ingen dokumentation kan ske i PMO. Alla superanvändare och användare som validerat kommer att ha läsrättighet i PMO terminen ut. Kontakta superanvändaren på din skola.

4. Var kan jag se klass- och skolärenden som är överförda från PMO?
Klass/Skolärenden ska listas i fliken Ärenden på skolans sida som visas när du valt en klass samt under Listor och tabeller. Navigationsknappen Listor och tabeller finns längst upp på sidan i Prorenata. När du väl befinner dig under Ärenden är det viktigt att du ser till att filtrera fram Klass/Skol-ärenden från PMO under Ärendetyp.



E-learningen har ett avsnitt som visar hur du hittar till Ärenden på din skola.

5. Vem har tillgång till Specialpedagogakt, Syvakt och Yrkesakt i Prorenata?
Dokumentation i Specialpedagogakt, Syvakt och Yrkesakt förs över från PMO. Alla medarbetare inom ett elevhälsoteam har läs- och skrivrättigheter till mapparna. Varje skola får bestämma om dokumentation ska ske i respektive mapp eller i elevakten.

Support

Vi ber dig som användare att i första hand kontakta superanvändaren på din skola. Du hittar en lista på vilka som är superanvändare på denna sida.

Är du superanvändare? Kontakta NKS-support på e-post: nkssupport@nacka.se

Superanvändare
Är en person som är extra kunnig och kontaktperson för Prorenata på skolan. Du hittar en lista på vilka som är superanvändare på denna sida.

Barn och elevhälsan
Medarbetare inom Barn och elevhälsan vänder sig till Malin Isaksson som är projektledare för Barn och elevhälsans del i Prorenata.

Sällanuppgifter

Här finns information om sådant som inte görs så ofta i Prorenata.

Kontohantering
Om du har en kollega som saknar konto i Prorenata så behöver en chef mejla nkssupport@nacka.se och beställa ett konto.