Ordlista och begrepp

Ordlista och begrepp

Attestant/Beslutsattestant
Är den som godkänner en lagd beställning och godkänner en granskad faktura. Oftast beställarens chef.

Attestera (godkänna beställning/faktura)
Innebär att attestanten godkänner en beställning eller en faktura. Det är först när attestanten godkänt en beställning som beställningen skickas till varuleverantören.

Avvikelse
Med avvikelse menas olika möjliga fel som kan ske mellan beställning och leverans.

Avvisad order
En order som skickas via inköpssystem kan avvisas av varuleverantör på grund av flera olika anledningar så som att varan är slut hos varuleverantören, att beställningen är gjord till en enhet som saknar kundnummer (gäller Martin&Servera), att beställningen är skickad/attesterad för sent (efter orderstopptid) eller att beställaren har valt fel leveransdatum vid beställning.

Aviseringssms/mejl från Widriksson
Varje enhet har möjlighet att ange ett mobilnummer eller en mejladress för avisering. Det är en avisering som automatiskt skickas från Widriksson inför leverans via sms eller mejl och innehåller en spårningslänk med uppskattad leveranstid. I de flesta fall uppdateras den uppskattade leveranstiden vartefter leveranser sker, d.v.s. efter varje stopp uppdateras enhetens leveranstid något. För att se den uppdaterade leveranstiden behöver ni på nytt klicka på länken igen, den som ni fått på SMS/mejl.

Kontakta nackainkop@nacka.se för att uppdatera verksamhetens kontaktuppgifter!

Avsluta order
Vid en felaktig beställning eller utebliven leverans (restorder) behöver beställningen manuellt avslutas i inköpssystemet efter en överenskommelse med varuleverantör. Varuleverantören får inte besked via avslutandet i systemet därför behöver varuleverantören kontaktas. Finns inget inköpssystem kontaktas endast varuleverantör för avslut av beställning.
Avsluta order (dvs stänga order i ubw) kan göras med Varumottagnings-knappen (se sid 3) och sen se sid 6 ”Rest annullerad”-knappen.

Beställning
En beställning kan innehålla flera order till flera olika varuleverantörer. En beställning kan i inköpssystem generera flera ordernummer.

Beställningsdag
Är den dag som enheten lagt en beställning.

Beställning utan förattest
En order skickas direkt till varuleverantören utan att en attestant behöver attestera den. Detta görs oftast vid livsmedelsbeställningar i inköpssystem som behöver nå varuleverantören direkt. Attest sker sedan på fakturan (efterattest). I UBW kallad expressorder.

Bekräfta inleverans (tidigare leveranskvittens)
Görs i inköpssystem och innebär att enheten bekräftar de varor som har levererats. Ska göras så snart efter leverans som möjligt. Görs inte detta stoppas fakturan och behöver hanteras manuellt.

Betaldatum
Den dag som en faktura faktiskt blev betald.

BOM-kostnad
I de fall en BOM-körning är orsakad av enheten tar Widriksson ut en kostnad.

BOM- körning
Är när Widriksson inte har kunnat leverera till en enhet pga. begränsad framkomlighet och/eller om personal inte finns på plats vid leveransens angivna tidsfönster.

Bur
Är en typ av lastbärare med hjul och två burväggar som kan delas med mellanlägg. Används vid packning av livsmedel. Förenklar hanteringen då dess är flyttbara och vikas ihop.

CFVO
Centrala förvaltningsorganisationen för samordnad varudistribution, samordnar samtliga delaktiga kommuner i samarbetet (åtta kommuner) och är länken mellan varuleverantörer, kommunerna och Widriksson. För närvarande är den centrala förvaltningsorganisationen placerad i Haninge kommun.

Distributionscentral (DC)
Distributionscentral är en terminal dit gods levereras. SVD-varuleverantörerna levererar in sitt gods till Widrikssons distributionscentral. Widriksson i sin tur kör sedan godset vidare ut till slutkund, efter sortering och rangering.

Distributör
Distributör är den som levererar varor.

Efterattest
En order skickas direkt till varuleverantören utan att en attestant behöver attestera den först. I inköpssystem görs detta oftast då dessa beställningar behöver nå varuleverantören så snabbt som möjligt. Attest sker sedan på fakturan (efterattest). Gäller livsmedelsleverantörer.

Ej ankommet gods
Inför varje planerad leverans av övrigt gods skickar varuleverantörer en lista till Widriksson med information om gods som ska levereras. När Widriksson tagit emot gods från varuleverantören kontrolleras godset mot listan. Om gods saknas från varuleverantören informerar CFVO sedan LFVO genom att skicka en lista som kallas för Ej ankommet gods. Varor som finns med på denna lista kommer alltså inte att köras ut på den planerade leveransdagen. Listan läggs upp i samlastningssidan i intranätet under rubriken ”Lista på försenad leverans”.

Emballage
Är den förpackning som varan/varorna ligger i. Det är en produkt tillverkad för att skydda varan vid transport och levereras som även hjälper till att göra varor mer lätthanterliga.

Etikett
Är en klisterlapp med information på som kan sitta på ett kolli eller en vara. I detta fall syftar vi på den etiketten som sitter på kollit och som innehåller upplysningar om leveransadress, namn på mottagande enhet, kollinummer (kolli-ID) med mera. Dessa etiketter har alltid en streckkod med kollinumret under.

På kollina kan det också sitta andra etiketter som antingen varuleverantören satt dit eller den som levererar godset till Widriksson. Dessa kan innehålla turbeteckningar, kommunnamn med mera men saknar ofta streckkod.

Fraktsedel
Är det dokument som följer med en beställning under transporten. Fraktsedeln utfärdas av varuleverantören.

Felmärkt vara
När etikettens beskrivning av varan inte överensstämmer med varan du beställt eller fått levererat.

Följesedel
Är det dokument som talar om vad som finns i leveransen. I vissa fall kan även restnoterade varor noteras på en följesedel. Ligger oftast nerpackad i en av kartongerna vid leverans.

Förattest
Innan beställning av övrigt gods kan skickas till varuleverantör behöver ordern först förattesteras/godkännas av attestant. Det gäller endast de kommuner som har ett inköpssystem.

Förfallodatum
Det datum som en faktura senast ska vara betald. Fakturan ska vara märkt med detta datum.

GLN
Global location number ett 13-siffrigt nummer och identifikator för beställande enhet som skapas när en leveransadress läggs upp. Det är en specifik leveranspunkt/adresspunkt som sedan leverantören kopplar upp mot ett kundnummer. Administreras av kommunens samordnare.

Gods
Varor som fraktas.

Inköpssystem
Är en del av organisationens affärssystem som hanterar och stödjer inköpsprocessen. Där beställningar oftast görs inom organisation som har ett inköpssystem. I Nacka kommun har vi UBW inköp.

Inköpsorder
En beställning som går iväg till varuleverantören ifrån e-handel, webbsidor eller som varuleverantör tagit emot via telefonen.

Inköpsordernummer
Är det nummer som skapas när order har lagts eller skickats till varuleverantör, antigen via kommunens e-handel, skapad i varuleverantörens webbsida eller via varuleverantörens orderläggning via telefon.

Kreditering
Varuleverantören upprättar en kreditfaktura (kreditnota) på ett belopp som kompenserar för felaktighet, skada eller den saknad vara. Ibland kan varuleverantören eller Widriksson också använda sig av termen kreditering när de syftar på reklamation hos Widriksson.

Kolli
Försändelse, till exempel ett paket, pall, rulle eller ett kuvert.

Kollinummer (Kolli-ID)
Det unika nummer som används för att identifiera ett kolli.

Kommunens support
Varje kommun har en eller flera medarbetare som ansvarar för att hantera frågor kring samordnad varudistribution. Dessa medarbetare är kommunens support dit beställare och enhet ska vända sig till för hjälp och vägledning. Se även LFVO. Kontakta nackainkop@nacka.se för frågor!

Kundnummer (livsmedel)
För att kunna beställa livsmedel behöver enheten ha ett kundnummer hos livsmedelsleverantören. Kundnumret kopplas mot enhetens GLN, leveransadress och rutt. Ett kundnummer är inte personligt utan tillhör enheten. Det tar ca en månad att öppna upp ett nytt kundnummer med rutt. Kundnummerregistrering hanteras av kommunens support. OBS! Gäller endast livsmedelsleverantörer som ingår i flödet för samordnad varudistribution.
Nacka kommun har inga livsmedelsleverantörer som är ansluten till samlastningen.

Kundnummer (övrigt gods)
Kundnummer hos varuleverantörer av övrigt gods hanteras inte av kommunens support.

Körschema (livsmedel)
Enheter som beställer livsmedel har fasta tidsfönster på två timmar för leverans enligt ett fastställt schema.

Körschema (övrigt gods)
Varje kommun har en fast leveransdag för övrigt gods. Inför varje leveransdag planerar Widriksson ett körschema baserat på antalet enheter som beställt gods. Information om beställt gods får Widriksson av varuleverantören. För övrigt gods leveranser har inte enheter fasta tidsfönster för leveranser men blir alltid av Widriksson tilldelade ett tidsfönster på två timmar. Tidsfönstret anpassas efter enhetens öppettider som är angivna i masteradresslistan. Om enheten inte har meddelat öppettider tilldelas den ett tidsfönster på två timmar mellan kl. 07.00-15.00.

Lastkaj
Är en plats/område vid en byggnad dit leveranser sker. Ofta är den utformad som en plattform för att underlätta lastning och lossning av lastbilar. En lastkaj kan vara placerad någon decimeter från marken eller någon meter upp i närheten av en port eller dörr in i byggnaden.

Leveransadress
Leveransadress är dit leveransen kommer att skickas. Leveransadressen är kopplad till ett specifikt GLN nummer som också leverantörens kundnummer är kopplad mot. Det är viktigt att man väljer rätt leveransadress för att beställningen inte ska bli avisad. En leveransadress består av enhetens namn, gatuadress, postnummer, ort och GLN.

Leveransdag
Den dag enheten får leverans.

Leveransavisering (varuleverantör)
Ett meddelande från varuleverantören med information om vad som kommer att levereras. Leveransavisering från varuleverantören kommer till inköpssystem eller via mejl till den som beställt varan. Alla varuleverantörer skickar inte leveransavisering.

Leveransavisering (Widriksson)
Varje enhet har möjlighet att ange ett mobilnummer eller en mejladress för avisering. Det är en avisering som automatiskt skickas från Widriksson inför leverans via sms eller mejl och innehåller en spårningslänk med uppskattad leveranstid. I de flesta fall uppdateras den uppskattade leveranstiden vartefter leveranser sker, d.v.s. efter varje stopp uppdateras enhetens leveranstid något. För att se den uppdaterade leveranstiden behöver ni på nytt klicka på länken igen, den som ni fått på SMS/mejl.
Kontakta nackainkop@nacka.se för att uppdatera enhetens kontaktuppgifter.

Leveransanvisning
Instruktion till Widriksson för att enklare kunna hitta enheten och som också kan innehålla information om tillgänglighet vid leverans. Får max vara 50 tecken. Finns i masteradresslistan.
Kontakta nackainkop@nacka.se för att uppdatera enhetens leveransanvisning.

Leverantör
Den varuleverantören som varorna beställts av.

LFVO
Lokala förvaltningsorganisationen för samordnad varudistribution, företräder den enskilda kommunen. Dessa medarbetare är oftast kommunens support och dit beställare/enhet kan vända sig för vägledning. Kontakta nackainkop@nacka.se för att få kontakt med ansvarige hos kommunen.

Livsmedel
Produkter som kan användas till mat eller dryck är livsmedel. Dessa varor levereras med Widriksson och har ett eget flöde. För att kunna beställa livsmedel behöver enheten ha ett kundnummer hos livsmedelsleverantören. Kundnumret kopplas mot enhetens GLN, leveransadress och rutt. Ett kundnummer är inte personligt utan tillhör enheten. Det tar ca en månad att öppna upp ett nytt kundnummer med rutt. Kundnummerregistrering hanteras av kommunens support. OBS! Gäller endast livsmedelsleverantörer som ingår i flödet för samordnad varudistribution.
Nacka kommun använder inte samlastningen för livsmedelsleverantörerna.

Masteradresslista
Det är ett dokument där adress och kontaktuppgifter till kommunens olika enheter finns samlat. Dokumentet innehåller också information som kan underlätta för Widrikssons chaufförer vid leverans så som t.ex. enhetens öppettider. Kommunens support har hand om att uppdatera och skicka masteradresslistan till Widriksson.

Opter
Är Widrikssons ordersystem och används av CFVO och LFVO. Det är där alla transportorder finns och är sökbara för kommunens samordnare. Inlogg och instruktion till Opter fås från CFVO.

Order
Är en specifik beställning, från en specifik varuleverantör som innehåller detaljerad information om till exempel vilka varor som är beställda. Ordern innehåller inköpsordernummer.

Orderbekräftelse

Är ett meddelande från varuleverantör med information om beställd order. Kan visa orderstatus som framflyttat datum, avvikelser mm. Orderbekräftelsen kan komma på mejl och/eller i kommunens inköpssystem.

Ordererkännande/ordersvar
Är en enklare typ av bekräftelse som visar att varuleverantören tagit emot din order/beställning.

Inköpsordernummer
Inköpsordernummer skapas i inköpssystemet och står som referensnummer i orderfilen till leverantören. Se hur du hittar inköpsordernummer i UBW inköp.

Orderstopp beställning
Är den dag och/eller tid som beställning senast ska attesteras och skickas till varuleverantören för att få leverans vid nästa leveranstillfälle.

Pall
Lastpall (europapall) i trä som används av varuleverantörer för att packa gods på.

POD– Proof of Delivery
Kan översättas som mottagningsbevis eller bekräftelse och innebär att leveransmottagaren signerar på chaufförens handdator eller på papper och därmed bekräftar att leveransen är mottagen. Det är enheten själv som måste skriva på då påskriften blir enhetens kvitto på att de mottagit leveransen.

Personligt mottagande
Innebär att en av kommunens anställda tar emot leverans personligen och skriver på.

PunchOut (PO)
Varuleverantörens web-shop som är ansluten till kommunens inköpssystem som innehåller avtalat sortiment.

Reklamation
När beställare behöver skicka tillbaka hela eller delar av en beställning till varuleverantör p.g.a. olika anledningar som t.ex. skadad vara kallas det för reklamation. Vid leverans av övrigt gods måste enheten alltid ta emot godset även om det är skadat. Beroende på avvikelsens typ är det antingen Widriksson eller varuleverantören som ska kontaktas. Kontakt ska ske så snart avvikelsen upptäcks. För att ta reda på vem du ska kontakta kan du använda dig av ärendeguiden för vägledning (se under rubriken Retur & reklamation).

Reklamationsnummer
Ett nummer som Widriksson tillhandahåller när reklamationen är godkänd. Därefter faktureras Widriksson för överenskommet belopp. Fakturan ska märkas med reklamationsnummer. Tidigare kallades reklamationsnummer för ärendenummer.

Retur
Om felbeställd, felleverad eller skadad vara måste returneras till varuleverantören hanteras det på olika sätt beroende på om det avser livsmedel eller övrigt gods.

För retur av livsmedel ska beställare/enhet kontakta varuleverantören som i sin tur skickar en retursedel till Widriksson. Vid nästa livsmedelsleverans ska Widriksson ta med sig varan och retursedeln. Skicka ALDRIG tillbaka varor med Widriksson UTAN RETURSEDEL.

För retur av övrigt gods ska varuleverantören hämta varorna hos enheten. Varuleverantören står för kostnaden för returfrakten om felet orsakats av dem. Om inte felet har orsakats av varuleverantören står enheten för returkostnaden. INGET övrigt gods ska returneras via Widriksson.

Retursedel
Vid retur av övrigt gods kan varuleverantören skicka en retursedel. Beställare/enhet behöver själv ta reda på hur returen ska hanteras.

Vid retur av livsmedel skickar varuleverantören en retursedel till Widriksson som tar med sig den när varorna ska hämtas.

Rullbur/Rullvagn
Är en typ av lastbärare med hjul och två burväggar som kan delas med mellanlägg. Används vid packning av livsmedel. Förenklar hanteringen då dess är flyttbara och vikas ihop.

Rutt
En rutt är en planerad och tidsatt körordning som leveranserna sker på. Det är en form av tidtabell som Widriksson använder.

Ruttlista
Är en lista som innehåller information om vilka fasta tidsfönster och rutter respektive livsmedelsenhet (kök) har. Om en enhet har flera leveransdagar i veckan har den olika fasta tidsfönster för respektive dag. Exempelvis: måndag 08:00-10:00, onsdag 11:00-13:00

Samdist
En förkortning av samordnad varudistribution.

Samordnare
Lokala förvaltningsorganisationen för samordnad varudistribution, företräder den enskilda kommunen. Dessa medarbetare är oftast kommunens support och dit beställare/enhet kan vända sig för vägledning. Se även LFVO.

Samlastningsorder (övrigt gods)
Är den order som Widriksson levererar övrigt gods på. Alla kollin, till ett och samma GLN, som ska levereras till enhet på en och samma dag, läggs på en order (samlastad) i Opter. Denna order kallas för samlastningsorder. När rangering av dessa kollin sedan sker, läggs de på en och samma pall och en samlastningsetikett skrivs ut och sätts på godset. Det är denna etikett som sedan chauffören skannar vid leverans. En samlastningsorder kan innehålla allt ifrån 1 kollit och ibland ända upp till 50-100 kollin. Genom att sätta en samlastningsetikett behöver chauffören endast skanna en etikett i stället för i värsta fall 50-100 etiketter.

Skanningsreferens/ID/Littera
Enhetens kostnadsställe s.k ansvarsnummer (5-siffrig) används för att debitera kostnaden för transporten.

Shyping (WDDP)
Leveransplattform för att följa Widrikssons leveranser avseende leveranstider, leveransbetyg med mera. Används av LFVO och CFVO.

Slutkund
Beställande enhet som tar emot beställning/leverans.