– Det här är både ett spännande tekniksprång och en konkret lösning på vardagsutmaningar i vår myndighetsutövning, säger Kristin Kensby, chef för KLM.
Bilden; Kristin Kensby, chef för KLM och Ali Nabi, utvecklingschef i miljö- och stadsbyggnadsnämnden i Nacka kommun.
Från lunchsnack till pilot
Idén om att använda AI för protokollskrivning föddes inte i en strategiworkshop – utan i kommunhusets cafeteria.
– En kollega lyfte att vi borde kunna spela in möten och få hjälp med anteckningar via AI. Sedan dess har vi haft en väldigt snabb och kompetent resa – från tanke till faktisk testpilot, berättar Kristin Kensby.
Tjänsten kommer att sjösättas som en pilot under försommaren och användas under lantmäterisammanträden där det finns lagkrav på korrekt dokumentation. Dessa möten kan till exempel behandla fastighetsgränser, markbyten eller gemensam förvaltning laddstolpar.
– Det är möten med stor rättslig tyngd. Här måste det vara helt tydligt vem som säger vad, vem som yrkar på vad och när ett beslut fattas, säger Kristin.
Så fungerar det
Tjänsten från Conversy använder avancerade språkmodeller för att spela in mötet, transkribera, sammanfatta, generera närvarolista och identifiera fastigheter eller annat enligt styrda instruktioner. Det främsta syftet är att förenkla arbetet med dokumentation och protokollföring.
– Conversys tjänst ger oss möjlighet att bestämma vad från sammanträdet som ska redogöras för i ett protokoll och hur det ska utformas. Vi testar verktyget nu på KLM men ser flera möjliga användningsområden framöver, säger Kristin.
Säkerhet och juridik i fokus
Att införa AI i myndighetsutövning kräver noggrann granskning. Just nu pågår arbetet med att säkerställa att tjänsten uppfyller alla krav på GDPR, informationshantering och rättssäkerhet.
– Vi gör det här i nära dialog med våra jurister, informationssäkerhetsrådgivare samt representanter från digitalisering och IT. Vi kör dubbel dokumentation under testperioden – både AI och människa – så att vi kan jämföra, säger Kristin. Liknande initiativ har testats i andra delar av kommunen, bland annat inom socialtjänsten för dokumentation av möten.
Varför just Conversy?
– Vi har valt Conversy för att de är lyhörda, enkla att samarbeta med och är snabba på återkoppling. Ett stort plus är att de utvecklar verktyget tillsammans med oss hela tiden, detta är ett bra exempel på hur offentlig sektor kan bli en aktiv del i teknikutveckling – inte bara beställare. säger Ali Nabi, utvecklingschef i miljö- och stadsbyggnadsnämnden i Nacka kommun.
Vad händer nu?
Just nu testas tjänsten internt, med målet att ha skarp användning någon gång under hösten 2025. Om allt går som planerat kan verktyget användas i alla KLM:s sammanträden framöver – oavsett om det är fem eller femtio deltagare.
– Vår förhoppning är att det här kommer ge högre kvalitet, spara tid och minska risken för misstag. Det handlar inte om att ersätta människor – utan om att frigöra tid för det som kräver mänsklig bedömning och profession, säger Kristin Kensby och tillägger: Flera piloter är just nu under utrullning, vilket speglar den gemensamma utvecklingen inom geodataområdet – både inom KLM och övriga delar av geodataenheten. Mer är på gång, så håll utkik!
Hur går ni från pilot till bred användning?
– I vårt arbete med piloter är målet att konkret besvara specifika frågor – exempelvis om vi kan minska handläggningstiden, sänka kostnader eller effektivisera arbetsmoment. Genom att testa olika arbetssätt, till exempel att jämföra protokollskrivning med och utan digitalt stöd, får vi värdefulla insikter. För att säkerställa att piloterna ger resultat jobbar vi alltid med tydliga mål och mätbara effekter – piloten måste mätas på ett bra sätt, säger Kristin.
Även om KLM är först ut, tittar kommunen redan nu på hur verktyget skulle kunna användas i andra verksamheter. Förhoppningen är att det kan bli en bredare lösning som stöder kommunens arbete med transparens, effektivitet och hållbar digitalisering.
KLM, kommunala lantmäterimyndigheten ansvarar för:
- Fastighetsbildning inom Nacka kommun (ändring eller nybildning av fastigheter och rättigheter)
- Lantmäteriförrättning för till exempel avstyckning av nya fastigheter, marköverföring mellan fastigheter eller bildande av servitut och gemensamhetsanläggningar
- Lantmäterisammanträden enligt fastighetsbildningslagen
Conversy
Conversy är ett svenskt AI-företag som grundades 2019 och har sedan dess utvecklat plattform och applikationer för On Prem AI Voice & Speech processing. Conversy levererar unika lösningar inom röstbiometri och speech analytics till hela världen.
Sidan uppdaterades: