Varför inför Nacka kommun AI i socialtjänsten?
Vi ser att vi med hjälp av AI kan förändra socialtjänstens arbete i grunden på ett meningsfullt sätt, både för våra socialsekreterare och inte minst för de medborgare vi är till för.
Genom att låta AI dokumentera journalanteckningar kan socialsekreterarna i stället för att anteckna vad som sägs ägna mer tid åt det som skapar verkligt värde – att lyssna och vara fullt närvarande i det mänskliga mötet. Det faktiska ansvaret och slutresultatet för vad som hamnar i journalerna ligger kvar hos socialsekreteraren.
Varför har Nacka kommun utvecklat en AI för socialtjänsten?
Det är Pulsen Omsorg som är vår leverantör och utvecklare av AI-lösningen och det är vårt nära samarbete med dem som möjliggjort att vi nu kan börja använda lösningen i vår verksamhet.
Vi ser att vi med hjälp av AI kan förändra socialtjänstens arbete i grunden på ett meningsfullt sätt. Genom att låta AI dokumentera journalanteckningar kan socialsekreterarna i stället för att anteckna vad som sägs ägna mer tid åt det som skapar verkligt värde – att lyssna och vara fullt närvarande i det mänskliga mötet. Det faktiska ansvaret och slutresultatet för vad som hamnar i journalerna ligger kvar hos socialsekreteraren.
Det här tillämpas väl redan i andra kommuner – på vilket sätt särskiljer sig Nacka?
Så vitt vi vet (enligt Pulsen Omsorg) är Nacka kommun först i Sverige med att införa AI-transkribering av journalanteckningar som en naturlig del av den ordinarie socialtjänstverksamheten – inte bara som en pilot eller provperiod utan i full skala.
Pulsen Omsorg har visserligen sin lösning i drift hos andra kommuner i mindre skala, men Nacka är den första kommunen som går hela vägen till full implementering i ordinarie verksamhet.
Vad är målet med AI i socialtjänsten?
I dagsläget läggs nästan 80 procent av socialsekreterarnas arbetstid på dokumentation. Genom att låta AI ta hand om den del som berör journalanteckningar, kan våra socialsekreterare fokusera på det som skapar verkligt värde för kunden: att lyssna och vara fullt närvarande i det mänskliga mötet. Med den här tekniken kan vi öka kvalitén på mötet med medborgarna.
Vilken typ av AI används?
Pulsen Omsorg, som är Nacka kommuns leverantör och samarbetspartner i det här projektet, använder så kallad generativ AI. I det här fallet betyder det att det sker en transkribering av samtalet mellan handläggaren och medborgaren. Det innebär rent konkret att AI möjliggör tal- och textinmatning under samtalet, ger förslag på sammanfattningar som sedan omvandlas till tydliga journalanteckningar.
Vilka är Pulsen Omsorg?
Pulsen Omsorg är ett familjeägt och svenskägt bolag inom Pulsen-koncernen, som har utvecklat IT-lösningar för välfärd sedan 1987. Tjänsterna driftas av Shibuya, det enda helsvenska IT-bolaget i sitt slag. Det innebär att både ägande, drift och datahantering sker i Sverige med högsta krav på säkerhet och integritet.
Hur fungerar generativ AI – vad betyder det?
AI-verktyget omvandlar samtalet till text. När samtalet är avslutat skapar systemet ett förslag till journalanteckning som socialsekreteraren noggrant går igenom och godkänner. Det är 100 procent socialsekreteraren som säkerställer att journalanteckningen är korrekt.
Kommer AI att ersätta mänskliga handläggare?
Nej. Socialsekreteraren kan i stället lägga mer fokus på att lyssna och vara fullt närvarande i det mänskliga samtalet när man inte samtidigt behöver anteckna vad som sägs. På så sätt kan mer tid läggas på det som skapar verkligt värde för individen. Det är fortsatt 100 procent socialsekreterarens ansvar att säkerställa att journalanteckningen är korrekt.
Vad innebär det i praktiken för medborgarna i kontakten med socialtjänsten?
Socialsekreteraren kan lägga mer fokus på att lyssna och vara fullt närvarande i det mänskliga mötet när man inte samtidigt behöver anteckna vad som sägs. På så sätt kan mer tid läggas på det som skapar verkligt värde för individen. Det är ett smartare sätt att jobba som ökar kvalitén på både samtalet och slutresultatet.
Kommer medborgaren att informeras om att deras samtal spelas in och transkriberas av en AI? Kan man säga nej?
Ja, det görs i början av samtalet. Man har alltid möjlighet att säga nej eller att under samtalet be att inspelningen avbryts.
På vilket sätt påverkar detta socialsekreterarens arbete – fördelar/nackdelar?
I dagsläget läggs nästan 80 procent av arbetstiden på dokumentation. Att låta AI ta hand om journalanteckningar innebär ett smartare sätt att jobba – då kan socialsekreteraren fokusera på det som skapar verkligt värde för kunden: att lyssna och vara fullt närvarande i det mänskliga mötet. Det frigör även tid till annat värdeskapande arbete, exempelvis det sociala arbetet.
Vi ser inga nackdelar just nu men kommer att följa arbetet nära och göra justeringar om det krävs.
Hur utbildas socialsekreterarna att använda AI-verktyget på rätt sätt?
Innan socialsekreterarna får tillgång till verktyget får de information kring GDPR, AI och hur man använder verktyget på ett korrekt och säkert sätt.
De medarbetare som utför sina arbetsuppgifter med hjälp av AI kommer att vara medvetna om att de fortfarande är 100 procent ansvariga för slutresultatet.
Vilka andra (intressenter) påverkas av den här AI-utvecklingen?
Förhoppningsvis skapar vi förutsättningar för andra kommuner att följa i våra fotspår där vi kan fungera som inspiration och ett gott exempel på vad man kan åstadkomma, både för medarbetare och medborgare. Vi har redan nu sett ett stort intresse från flera kommuner runt om i landet.
Vem har tillgång till transkriberingarna?
Enbart den socialsekreterare som har genomfört samtalet.
Vad händer om något blir fel i transkriberingen?
Det är fortsatt 100 procent socialsekreterarens ansvar att säkerställa att journalanteckningen är korrekt, att slutresultatet håller en hög kvalitet.
Sparas ljudinspelningen eller bara texten?
Ljudinspelningen raderas så fort den är transkriberad. Och transkribering och sammanfattningsförslag finns endast tillgängliga kort tid men tillräckligt lång tid för att socialsekreteraren ska hinna använda den för journalföring i vårt verksamhetssystem Combine.
Var lagras informationen och hur länge?
Ljudinspelningen finns tillgänglig ca 5-10 minuter på krypterad sftp-server innan den transkriberas och tas bort. Transkribering och sammanfattning finns tillgängliga 24 timmar respektive 3 dagar. Säkerheten är mycket hög runt datan, där lagringen görs på svenskägda servrar som står i Sverige
Är det här verkligen tryggt för individen?
Ja. Ljudinspelningen finns tillgänglig ca 5-10 minuter på krypterad sftp-server innan den transkriberas och tas bort. Transkribering och sammanfattning finns tillgängliga 24 timmar respektive 3 dagar. Säkerheten är mycket hög runt datan, där lagringen görs på svenskägda servrar som står i Sverige
Det är fortsatt 100 procent socialsekreterarens ansvar att säkerställa att journalanteckningen är korrekt, att slutresultatet håller en god kvalitet.
Hur ska medborgarens personliga integritet skyddas? Hur hanteras personuppgifter på ett säkert sätt?
Vi följer givetvis GDPR. Rättslig grund för att hantera data är allmänintresse och samtycke. Säkerheten är mycket hög, där lagringen görs på svenskägda servrar som står i Sverige. Leverantörerna har begränsad åtkomst till servrar, som är behörighetsstyrt.
Enbart den socialsekreterare som har genomfört samtalet har tillgång till transkriberingen.
Ljudinspelningen finns tillgänglig ca 5-10 minuter på krypterad sftp-server innan den transkriberas och tas bort. Transkribering och sammanfattning finns tillgängliga 24 timmar respektive 3 dagar. Under den tiden ska socialsekreteraren slutföra journalföringen i vårt verksamhetssystem Combine.
Se vidare Nacka kommuns behandling av personuppgifter.
Nacka kommun har tagit fram en AI-policy och tydliga riktlinjer för när vi tar in AI-lösningar och hur de får användas med hänsyn till känslig information. AI-policyn och "Så här gör vi i Nacka - AI" finns här för internt bruk.
Hur säkerställs att detta inte används för annat än transkribering?
Ljudinspelningen finns tillgänglig ca 5-10 minuter på krypterad sftp-server innan den transkriberas och tas bort. Transkribering och sammanfattning finns tillgängliga endast 24 timmar respektive 3 dagar. Under den tiden ska socialsekreteraren slutföra journalföringen i vårt verksamhetssystem Combine. Säkerheten är mycket hög runt datan, där lagringen görs på svenskägda servrar som står i Sverige
Enbart den socialsekreterare som har genomfört samtalet har tillgång till transkriberingen.
Vilka nackdelar finns med AI-transkribering av samtal?
Vi ser i nuläget inga nackdelar. Eftersom Nacka är den första kommunen som inför lösningen i full skala i verksamheten, kan det dock uppstå enstaka uppstartsutmaningar, till exempel i rutiner eller teknisk anpassning. Tjänsten utvecklas och förbättras kontinuerligt tillsammans med vår leverantör Pulsen Omsorg. I nuläget ser vi många fördelar och något som väntas öka i takt med att tjänsten vidareutvecklas.
Vi ser i nuläget inga nackdelar. Eftersom Nacka är den första kommunen som inför lösningen i full skala i verksamheten, kan det dock uppstå enstaka uppstartsutmaningar, till exempel i rutiner eller teknisk anpassning. Tjänsten utvecklas och förbättras kontinuerligt tillsammans med vår leverantör Pulsen Omsorg. I nuläget ser vi många fördelar och något som väntas öka i takt med att tjänsten vidareutvecklas.
Den här teknologin kommer att förändra förutsättningarna för allt vi gör i kommunen på sikt. Närmast kommer vi att succesivt införa det här arbetssättet till ännu fler socialsekreterare i vår verksamhet där vi noggrant följer upp resultaten under tiden.
Planerar kommunen att införa AI till fler uppgifter inom socialtjänsten?
Det är tydligt att vi med hjälp av AI förändrar socialtjänstens arbete i grunden på ett meningsfullt sätt, både för våra socialsekreterare och inte minst för de medborgare vi är till för.
AI-transkribering är bara ett första steg, på sikt kommer vi säkerligen att införa fler AI-lösningar inom socialtjänsten. Det finns en stor potential med AI som kan bidra på många olika sätt i till exempel handläggningen.
Sidan uppdaterades: