Nedan frågor och svar bygger på kommunallagens bestämmelser, Sveriges Kommuner och Regioners vägledning samt en dom från Förvaltningsrätten i Luleå (mål nr 2620-20 och 2661-20)
Kommunens olika råd omfattas inte av kommunallagens reglering och kan därmed fritt bestämma formerna för distansdeltagande vid möten. Råden kan dock ändå tillämpa nedanstående vid behov.
Fråga: Vad behöver jag tänka på när jag deltar på distans?
- Anslut i god tid. Gärna en kvart innan sammanträdet startar så att det kan säkerställas att allt fungerar.
- Ha din kamera på datorn/läsplattan påslagen under hela sammanträdet så att du syns i bild.
- Låt mikrofonen vara avstängd när du inte har ordet.
- Tänk på att nämndernas sammanträden som huvudregel är slutna och ibland avhandlar ärenden som omfattas av sekretess. Det innebär att ingen annan ska kunna ta del av ärenden som diskuteras på sammanträdet vare sig det sker via bild, ljud eller sammanträdeshandlingar.
- Om du av någon anledning behöver lämna sammanträdet innan det är slut så måste du meddela detta till ordföranden.
Fråga: Vilka digitala verktyg får användas för nämndsammanträden?
Svar: I Nacka kommun används som huvudregel Teams vid nämndsammanträde med deltagande på distans.
Om det förekommer känsliga personuppgifter eller sekretess (exempelvis individärenden och tilldelningsbeslut ska Compodium användas utifrån den informationsklassning som gjorts och utifrån kraven i GDPR och OSL.
Ytterst är det ordföranden som avgör vilket digitalt verktyg som lämpar sig för sammanträdet utifrån ärendenas karaktär.
På kommunfullmäktigesammanträdena används Zoom.
Fråga: Vilka behöver vara fysiskt närvarande?
Svar: I vanliga fall är huvudregeln enligt kommunallagen att ledamöter och ersättare ska vara på plats i sammanträdeslokalen. Om en förtroendevald önskar vara med på distans så är det ordföranden som behöver godkänna det. I likhet med SKR gör kommunen dock bedömningen att under rådande pandemi behöver möjligheten att delta på distans utnyttjas i större utsträckning.
De ledamöter och ersättare som vill vara närvarande i lokalen ska ha möjlighet till det.
Ordföranden eller den som leder sammanträdet bör finnas på den fysiska plats där sammanträdet äger rum enligt kallelsen. Det har särskild betydelse för fullmäktiges möten med hänsyn till den öppna karaktären. I styrelse och nämnder kan även ordföranden delta på distans om det är så att alla ledamöter deltar på distans. Även för styrelser och nämnder ska kallelse dock ske till en fysisk plats.
Ordföranden behöver ha kontroll över närvaron, organisera debatt och beslutsfattande med hänsyn till de tekniska förutsättningarna. Ordföranden behöver ha beredskap att hantera frågor som uppstår om ljud- och bildöverföringen bryts för ledamöterna som deltar på distans.
Nämndsekreteraren kan delta på distans, i den mån det är praktiskt lämpligt.
Fråga: Behöver justeringspersonerna alltid vara fysiskt närvarande?
Svar: Justeringspersonen kan vara med på distans om den har möjlighet att uppfatta det som händer i samma utsträckning som de som är på plats i sammanträdeslokalen (vilket är en förutsättning för distansdeltagande). Om något beslut ska justeras omedelbart är det dock nödvändigt att justeringspersonen är fysiskt närvarade om en digital justering av protokoll inte kan användas.
Fråga: Måste sammanträdet avbrytas om en distansdeltagare får tekniska problem med ljud- och bildöverföring? Vilken skillnad är det beroende på om det är ledamot eller ersättare?
Svar:
Ledamot
Om det uppstår tekniska problem med ljud- eller bildöverföring som varar längre än en kort stund finns det olika alternativ beroende på hur omfattande och långvarigt det tekniska problemet är.
- Ajournering
Ordföranden ajournerar sammanträdet tills det tekniska problemet är löst. Om ljud- och bildöverföringen inte går att lösa behöver en ersättare kallas in enligt nedan punkt 2. - Inkallelse av ersättare
Ordföranden kallar in en ersättare till den ledamot som inte längre kan närvara på distans. Ersättare inträder utifrån nämndens inkallelseordning.
Ersättare
Om en ersättare deltar på distans och på grund av tekniska problem förlorar ljud- och/eller bildöverföring innebär det att ersättaren inte längre är närvarande på sammanträdet. Sammanträdet kan fortsätta som vanligt.
Fråga: Vilka behöver synas i bild under sammanträdet?
Svar: Ledamöter ska som huvudregel alltid synas i bild. Om tjänsten som används inte tillåter att alla syns i bild samtidigt ska det åtminstone vara möjligt att klicka på bilden för en ledamot och få in den rörliga bilden. Den som har ordet ska synas i bild och en överblick i lokalen ska alltid synas.
Ersättare som inte är tjänstgörande kan delta utan att synas i bild.
Vad gäller åhörare på kommunfullmäktige finns det inga krav på att dessa ska kunna se samtliga deltagande ledamöter under hela sammanträdet. Samma sak gäller deltagande tjänstepersoner. Tjänstepersoner bör som huvudregel ha kameran avstängd förutom om de svarar på en fråga eller har en presentation. Detta för att lättare överblicka vilka av de närvarande som är förtroendevalda samt för att minska belastningen på nätverket.
Fråga: Hur begär en ledamot eller ersättare ordet?
Svar: Ordföranden avgör hur ordet begärs. Det kan ske genom att den förtroendevalde säger sitt namn eller räcker upp handen. I Teams finns även möjligheten att räcka upp en digital hand eller skriva i chatten.
Fråga: Vad kan hända om ett sammanträde inte sker i enlighet med bestämmelserna i kommunallagen?
Svar: Kommunmedlemmar kan genom så kallad laglighetsprövning överklaga beslut som fattas vid ett sammanträde och yrka att ett eller flera beslut ogiltigförklaras. Om felet inte saknar betydelse för ärendets gång kan domstolen besluta att upphäva ett eller flera beslut på sammanträdet, 13 kap. 9 § kommunallagen. Om detta sker behöver nämnden/fullmäktige fatta nya beslut i ärendena.
Sidan uppdaterades: