Leda möten med deltagare på distans

Förbereda mötet

1. Förbered mötet: Se till att ha en tydlig agenda som du kommunicerar till deltagarna redan vid inbjudan. Tänk även igenom mötets struktur inklusive möjlighet till pauser om det är ett längre möte. Ta fram eventuella underlag att visa i mötet som t ex Powerpoint.
   Har du deltagare i mötet som inte träffats innan eller inte är vana med digitala mötesformer? Ta dig tid innan mötet för att hjälpa de som behöver med hur de ansluter till mötet och hur verktyget fungerar. Testkör eventuellt med de personerna innan mötet.
2. Förbered tekniken: Bjud in till mötet och se till att du har koll på hur tekniken fungerar. Kommer ni vara flera än tre personer fysiskt på plats vid samma dator, se till att det finns bra möjligheter att se och höra samtliga via t ex en "puck" (extra inkopplad högtalare/mikrofon). Här finns fler tips och guider.
3. Förbered dig själv: Varför håller just du i just det här mötet? Vad är viktigt för dig? Vilka resultat vill du se och hur vet du att ni kommit dit? Hur vill du uppfattas under mötet?
4. Formulera resultat: Vad du själv vill ha ut av mötet? Vilka resultat du vill se av mötet? Hur du vet att ni fått de resultat ni vill ha! Vad du själv bidra med (utöver att leda mötet)?
5. Tänk på: Var tydligare, mer lösningsfokuserad och mer empatisk än vanligt!
6. När du leder mötet: be distansdeltagarna stänga av sina mikrofoner eller gör det själv som mötesledare vid behov. Fördela ordet, lyssna in alla – bjud in de som inte självmant tar/får plats, rikta om de som pratar för länge och spinner iväg, involvera genom relevanta riktade frågor (till viss del förberedda), sammanfatta det som sägs utifrån ansvar och uppgift och tid.

Starta och inled mötet

1. Var först: Gärna 15 min innan mötet börjar – mötesledaren ska vara först på plats.
2. Din inställning och energi sätter tonen för mötet. Välkomna alla med namn så fort de ansluter.
3. Välkomna Bjud in alla till mötet genom att ge ordet till var och en och be dem svara med ”Jag heter… Min roll.. Jag deltar för att… ”. Ett upprop som blir både socialt och en teknikkoll på samma gång. Nämn också om någon som bör vara närvarande fått förhinder/inte är med.
4. Enkla mötesregler för distansdeltagare: Stäng av mikrofonen när du inte pratar, räck upp handen genom att vinka eller skriv i chatten. Ha på kameran så länge din uppkoppling tillåter det.
5. Fördela roller under mötet: Mötesledare, Tidhållare, Antecknare, Röreslepausansvarig.
6. Syfte, resultat och agenda: Klargör syftet med mötet, önskat resultat idag och agendan.
7. Förväntningar: Utifrån syfte, resultat och agenda: be samtliga nämna om
   1. de vill ha ut något mer/annat av mötet och
   2. vad de själva vill ha bidragit med under mötet.
      Med många deltagare och kort om tid kan du be dem skriva i punktform i chatten.

Leda mötet

1. Följ agendan: Styr vänligt, tydligt, bestämt, respektfullt och empatiskt.
2. Låt alla komma till tals. Via ord eller chatten.
3. Kortfattat: Be de som gärna pratar länge att kort sammanfatta, i en mening, det viktigaste av vad de just sagt.
4. Minisammanfattningar: Be hen som äger frågan att sammanfatta det viktigaste, eller sammanfatta själv mellan punkterna på agendan.
5. Enskilda arbetspass. Fördela gemensamt ansvarsområden, var och en arbetar enskilt, kom överens om när ni återses i mötet och vad ni då förväntas återkoppla till mötet.
6. Arbete i mindre grupper. Be en gruppdeltagare i varje grupp boka in ett separat Teamsmöte med deltagarna i gruppen. Se sedan punkten ovan, enskilda arbetspass.
7. Rörelse-, kaffe- eller behovspaus. Vid möten längre än en timme, sträck på er/hämta kaffe gemensamt. Eller ta en behovspaus där samtliga loggar ut och återkommer om X min.

Avsluta mötet

1. Förbered på avslut: Nämn 5 min innan du ska sammanfatta mötet att det snart är dags att avrunda.
2. Sammanfatta mötet. Utifrån agendan, det förväntade resultatet ni kom överens om och fattade beslut. Nämn också om något har pausats eller beslutats att ta upp i annat sammanhang.
3. Ansvar framåt: Låt var och en formulera sitt ansvar framåt, sitt nästa steg och någon form av tidsaspekt.
4. Stäm av förväntningar. Stäm av att samtliga deltagare bidragit med vad de inledningsvis sa att de ville bidra med.
5. Nästa steg: Identifiera nästa steg för just det här sammanhanget, dvs. fortsättning på just det här mötet.
6. Tacka alla för mötet. Tänk på att den energi du har när du tackar för mötet är känslan mötesdeltagarna tar med sig när de lägger på.
7. Var sist. Logga ut sist av alla – så långt du har möjlighet att göra det.

Efter mötet

1. Insikt. Vad tar du med dig från mötet, in i nästa möte?
2. Lärdom. Vad lärde du dig om att delta i ett distansmöte?
3. Känsla. Vad var du mest nöjd med att ni åstadkom tillsammans?
4. Heja mig. Vad var du mest nöjd med att du bidrog med under mötet?
5. Dela med dig. Skriv en rad i chatten och tacka för mötet.