När vi funderar på att börja använda nya digitala verktyg eller tjänster i Nacka kommun, är det ofta klokt att först göra ett pilotprojekt. Det innebär att vi provar verktyget i liten skala för att se hur det fungerar i vår vardag – både tekniskt, juridiskt och organisatoriskt. Att testa i detta format kallas för att göra en "pilot" eller "POC" (Proof of Concept).
En pilot ger oss möjlighet att fatta välgrundade beslut baserat på erfarenhet – inte bara teori. Det hjälper oss att utveckla arbetssätt som fungerar på riktigt.
Checklista för att genomföra en pilot
Alla typer av digitaliseringsärenden följer samma sju steg. Men i de fall du ska genomföra en pilot finns några särskilda aktiviteter och tips längs vägen.
Här är de viktigaste medskicken att tänka på när du planerar och genomför en pilot:
Planera
(Motsvarande steg 1 och 2). Definiera behov och syfte samt informationsklassa den avgränsade mängd data som omfattas.
- Definiera vad piloten ska visa och vilka effektmål som ska utvärderas. Med andra ord; vilket underlag behöver ni för att kunna besluta om eventuell fortsättning efter piloten?
- Beskriv det tänkta användningsområdet så tydligt och avgränsat som möjligt.
- Säkerställ att piloten och eventuella avtal för nyttjande av teknisk lösning är tydligt avgränsade i tid med ett tydligt slutdatum.
- Dokumentera syftet och eventuell personuppgiftsbehandling. Be gärna om stöd från Dataskyddsombudet (DSO).
- Undersök om piloten kan genomföras i testmiljö (ta hjälp av objektledare).
- Informationsklassa den data som ska användas för den avgränsade piloten.
- Skicka in ditt digitaliseringsärende för att få slutgiltiga rekommendationer innan genomförandet (steg 3).
Genomföra
(Steg 4-6). Vid en pilot är genomförandet ofta förenklat, och det krävs inte samma omfattning av upphandling och förvaltningsplanering.
- Uppdatera din plan för genomförande enligt rekommendationerna från beredningsgruppen.
- Driv gärna piloten som ett projekt med tydlig styrning.
- Dokumentera hur verktyget används, vad som fungerar bra och vilka utmaningar som uppstår.
- Undvik i möjligaste mån att använda riktiga personuppgifter – om det är nödvändigt, minimera omfattningen.
Utvärdera
(Steg 7.) Vid utvärdering av en pilot ligger fokus på att få fram bra underlag för ett beslut om ni ska gå vidare med ett införandeprojekt.
- Analysera resultatet: Har piloten skapat önskad nytta? Vilka risker identifierades?
- Sammanfatta viktiga lärdomar som kan hjälpa inför ett eventuellt breddinförande – eller för andra som vill göra liknande tester.
- Besluta hur resultatet ska kommuniceras till berörda.
- Om pilotens utfall är positivt och ni vill gå vidare med ett införande; skicka in ett nytt digitaliseringsärende för införandet.
Extra åtgärder för piloter som inkluderar AI
Om lösningen som ska testas innehåller AI (t.ex. generativ AI eller maskininlärning) kan extra åtgärder behövas, beroende på bland annat vilken kategori av AI det handlar om.
Du kan behöva ställa några extra frågor till leverantören i planeringsstegen innan du skickar in ditt digitaliseringsärende. Här hittar du mer information om särskild utvärdering av AI-tjänster.
I genomförandet av piloten gäller också några särskilda säkerhetsåtgärder:
- Rensa promptningshistorik (eller motsvarande loggar) när piloten avslutas.
- Gör en ny riskvärdering inför varje eventuell breddning av användningen.
- Ta fram en exitplan för hur data från piloten ska hanteras.
Sidan uppdaterades: