Verksamhetsutveckling sker hela tiden i vår organisation för att vi ska fortsätta vara så effektiva och tillgängliga som möjligt. Här använder vi gärna ny teknik för att möta behovet från Nackaborna, som ständigt blir fler. Digitalisering gör det möjligt för oss att frigöra värdefull tid för mänskliga möten och låta tekniken arbeta åt oss där det är befogat.
Detta går helt i linje med vår digitaliseringsstrategi att öka takten på kommunens digitalisering – men samtidigt säkerställa att arbetet sker på ett effektivt och sammanhållet sätt. Processen hjälper oss att vara så snabbfotade och effektiva som möjligt för att hålla jämna steg med den tekniska utvecklingen, som går allt snabbare framåt.
Livscykeln steg-för-steg
Behov
Behovet av digitaliseringslösningar kan vara behov i endast en verksamhet eller i bara ett objekt – eller påverka hela kommunen.
Här föds goda idéer och förslag till förbättringar längst ut i organisationen, närmast Nackaborna.
Den som har identifierat behov av utveckling med hjälp av digitalisering ska i detta steg alltid beskriva vilka problem som behöver lösas - och till vilken nytta?
Ett behov kan vara mer eller mindre väl definierat och bestå av allt från enkla idéer till skarpa upphandlingskrav. Det kan vara specifikt för en enskild verksamhet, eller omfatta hela kommunen.
Oavsett vilket så behöver vi kvalitetssäkra om förutsättningar finns för att kunna gå vidare med eventuell prioritering och beslut.
Mer om detta i nästa steg: Bereda.
Bereda
Behovet är identifierat och kan beskrivas – vad händer nu? Nästa steg är att via vår anpassade e-tjänst skapa ett digitaliserings-ärende som skickas in till beredningsgruppen.
I e-tjänsten beskriver du behovet eller din idé genom att svara på några frågor. Det finns också möjlighet att beskriva mer utförligt via textformulär och du kan även ladda upp och bifoga olika filer till ditt ärende.
Om ditt ärende rör en upphandling eller någon annan mer konkret behovsbild, så ska du i e-tjänsten mer ingående beskriva tidsramar, budget och nyttor.
Här kan du läsa mer detaljerad information om arbetet som görs i beredningsgruppen.
Prioritera
I Nacka har vi en kommungemensam plan för vår väg framåt med hjälp av ny teknik. Planen säkerställer att vi i vår digitalisering använder våra resurser på bästa sätt och att vi gör rätt prioriteringar, även på lång sikt.
Styrningen av Nackas digitala utvecklingsportfölj görs centralt i digitaliseringsrådet, vars uppdrag är att identifiera, prioritera, auktorisera, styra och följa upp initiativen i portföljen. I rådet utgår vi alltid från Nacka kommuns strategiska mål.
Beslut som innefattar inköp av IT-tjänster och system ska därför ske i samråd enligt delegationsordningen och prioriteras i förhållande till andra projekt.
Utveckla/Avveckla
När det är bestämt att ett projekt ska startas, så kan initiativet planeras och ges resurser. Detta görs i samråd med digitalisering- och innovationsstöd och sker oftast inom ramen för det objekt som initiativet kommer att tillhöra.
I Nacka bedrivs projekt som rör digitalisering i regel antingen av objektsledare inom det objekt som den tekniska lösningen eller systemet tillhör, eller med stöd av projektledare via digitaliserings- och innovationsstöd.
Övriga resurser som behöver ingå i projektet tillsätts i samråd mellan projektledare och projektdeltagarnas chefer.
Läs mer här, eller kontakta Mihaela Eklund med dina frågor!
Förvalta
När ett initiativ är genomfört ska resultatet överlämnas till förvaltning. Överlämningen innefattar både teknisk förvaltning av lösningen, kopplade rutiner och arbetssätt samt uppföljning av nyttor och önskade effekter som initiativet syftade till att skapa.
Objektförvaltning
Sedan 2022 arbetar vi enligt Nackamodellen för systemförvaltning i form av objekt. Syftet med objektförvaltning är att skapa samsyn och delat ägarskap kring de verksamhetsbehov som en förvaltning ska tillgodose.
Helheten
I stället för att förvalta enskilda system så ser vi i stället till helheten, där teknik och system utgör en del av de komponenter som stöttar en verksamhet. Alltså: Tekniken måste fungera i samverkan med arbetssätt, rutiner och andra faktorer som påverkar att verksamheten får det stöd den behöver för att kunna jobba effektivt.
Ta hem effekter
De nyttor och önskade effekter som beskrevs redan i behovsfasen ska följas upp efter att en utveckling genomförts. Nyttorealisering är en uppföljning som visar om en förändring givit önskad effekt.
Uppföljningen görs av verksamheten som från början såg behovet av ett digitaliseringsprojekt. 
De som gör uppföljningen av nyttan är alltså verksamheten som i sitt arbete använder lösningen – alltid närmast Nackaborna.
Frågan som besvaras av verksamheten i detta steg: Fick vi de nyttor som vi beräknade?
Sidan uppdaterades: