Begäran om allmän handling - en guide

Grundprinciper för hur vi hanterar allmänna handlingar i Nacka

Offentlighetsprincipen gäller för alla myndigheter. Varje nämnd i kommunen utgör en egen myndighet och omfattas därför av offentlighetsprincipen.

Genom att medborgare kan ta del av allmänna handlingar kan var och en påverka och vara aktiva i det demokratiska arbetet. Kommunens vision om Öppenhet innebär även att kommunen har ett transparent förhållningssätt och är öppen med information, uppgifter och underlag som kommunen hanterar. Utifrån olika skyddsintressen ska en del uppgifter och handlingar däremot inte lämnas ut. Det rör sig då om uppgifter som omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Det kan exempelvis handla om att ge skydd för enskilds personliga förhållandena för barn inom förskolan eller äldre med insatser från socialtjänst.

Viktiga grundprinciper för hur vi hanterar allmänna handlingar

• Varje medarbetare ansvarar för att hålla allmänna handlingar ordnade genom daglig registrering/diarieföring alternativt enligt informationshanteringsplan. Det innebär tex att allmänna handlingar som kommer in per e-post hanteras dagligen.
• Varje medarbetare arbetar för en god struktur vad gäller hanteringen av allmänna handlingar. Allmänheten ska enkelt kunna följa ett ärendes handläggning och det ska finnas en sökbarhet bland allmänna handlingar.
• Allmänna handlingar gallras (kastas) enbart om det anges i informationshanteringsplanen.
• Tillgången till allmänna handlingar är aldrig villkorad av om en medarbetare är i tjänst. Om du är ledig, sjuk eller av annan anledning är borta från arbetet under en längre tid är det även ditt ansvar att se till att din post/e-post öppnas av annan. Ett alternativ för att hantera post/e-post under frånvaro är att vidarebefordra sin e-post till en funktionsbrevlåda på enheten som alltid bevakas.

Vissa allmänna handlingar anses vara av ringa betydelse och därför behöver du inte registrera/diarieföra dem. Exempel på handlingar av ringa natur kan vara:

• Reklam
• Tidskrifter, cirkulär, nyhetsbrev och pressklipp
• Kallelser, inbjudningar, dagordningar och dokumentation till konferenser och kurser
• Utredningar, protokoll, tryckmaterial eller meddelanden som skickats för kännedom
• Beställningar
• Utkast till beslut eller skrivelser
• Enkla rutinförfrågningar om information eller kopior
• Felsända handlingar

Informationshanteringsplanen guidar dig
Nämnder och enheter har antagit egna informationshanteringsplaner för att få en överblick över vilka handlingar som finns och hur dessa ska hanteras. Av informationshanteringsplanen går det t.ex. att utläsa i vilket verksamhetssystem handlingen ska registreras/diarieföras, om den ska gallras och i sådant fall när.

Vad är en allmän handling?

Vad är en allmän handling?

Begreppet handling omfattar, utöver traditionella pappersdokument, alla möjliga former av information och format. Vilken teknik som används och hur informationen överförs spelar ingen roll för vad som anses vara en handling.

En handling kan till exempel vara:

• Ett sms
• Ett e-postmeddelande
• Ett papper
• Ett fotografi
• En karta eller ritning
• En databas
• En ljud- eller videofil
• Ett direktmeddelande på sociala medier

En handling är allmän när den

• har kommit in till kommunen eller upprättats av kommunen och
• den förvaras hos kommunen.

En handling är allmän även om den är ställd personligen till en enskild tjänsteman eller förtroendevald förutsatt att den rör kommunens verksamhet.

När är en handling inkommen?

En handling blir inkommen i samma stund som den anländer till kommunen. Det är alltså inte diarieföringen som avgör om en handling är allmän. En handling betraktas också som inkommen när den kommit en tjänsteperson i kommunen tillhanda.

Exempel:

• En handling anses som inkommen om du som tjänsteperson får ett dokument av en person på gatan utifrån din funktion som tjänsteperson i kommunen.
• En handling anses som inkommen om någon skickar uppgifter som rör verksamheten till dig i din funktion som tjänsteperson. Det gäller även om det skickas till din privata e-post eller till privat sida på sociala medier.

Ett e-postmeddelande anses inkommet så snart det ligger i inkorgen, oavsett om det är öppnat eller inte. Det är därför viktigt att det finns rutiner för att öppna och ta hand om både post och e-post vid semester, sjukskrivning eller tjänstledighet.

OM handling överlämnas mellan nämnder

Om handlingar skickas mellan nämnder så passerar de en myndighetsgräns. Det innebär att om en tjänsteperson på en viss enhet skickar ett mail till en tjänsteperson på en annan enhet så blir mailet en allmän handling under förutsättning att enheterna arbetar under olika nämnder. Samma sak gäller när förtroendevalda skickar mail över nämndgränserna.

När är en handling upprättad?

Handlingar som skapats inom kommunen kallas för upprättade handlingar. En upprättad handling blir allmän i den stund den färdigställs, expedieras eller justeras. I kommunen blir de flesta handlingar upprättade i och med att de expedieras. Med expediera menas att en handling skickas iväg utanför myndigheten. Till exempel till en annan nämnd, myndighet eller medborgare.

Många handlingar i ett ärende blir allmänna långt innan ärendet har avslutats av myndigheten. Det gäller bland annat de handlingar som utomstående har lämnat in till myndigheten och de handlingar som myndigheten själv har skickat iväg till utomstående inom ramen för ärendet (inkomna och expedierade handlingar). Men en myndighet kan producera andra handlingar under ärendets gång som aldrig skickas iväg utan stannar kvar inom myndigheten. Det kan till exempel vara myndighetens egna utredningar, tjänsteanteckningar från telefonsamtal eller anteckningar från inspektioner. Den här typen av handlingar blir allmänna när ärendet har ”slutbehandlats” (TF 2:10 1 st).

Fler exempel på när olika handlingar blir upprättade:

• Handlingen tillhör ett ärende som slutbehandlats. Exempelvis anses ett ärende slutbehandlat när en nämnd fattat beslut i ärendet.
• Handlingen som inte rör ett visst ärende har justerats av myndigheten eller fått sin slutliga form.

• Diarier, journaler och register eller andra förteckningar som förs fortlöpande, anses upprättade när handlingen har färdigställts för anteckning eller införing.

• Beslut räknas som upprättade när de har expedierats.

• Protokoll räknas som upprättade när huvudprotokollet är justerat.

• Minnesanteckningar och PM räknas som allmänna handlingar om de tas om hand för arkivering.

När är handlingen förvarad?

En fysisk handling anses förvarad i kommunen om den finns i kommunens lokaler, eller om den är utlånad eller förvarad hos en tjänsteperson (till exempel om du skulle ta med dig en handling hem eller på tjänsteresa). En digital handling anses förvarad i den stund kommunen kan använda teknisk utrustning för att läsa eller på annat sätt ta del av innehållet. Sammanställningar av information som inte kräver omfattande programmering eller arbetsinsats för att framställas anses också vara förvarade ”potentiella” handlingar hos kommunen, vilket betyder att rapporter och statistik som kan tas fram i våra IT-system också är allmänna handlingar som kan begäras ut.

Vad är inte en allmän handling?

En del handlingar betraktas inte som allmänna handlingar och då omfattas de inte av offentlighetsprincipen. Här kommer några exempel:

a) Minnesanteckningar

En minnesanteckning är i regel en tillfällig anteckning som görs och som inte tillför ett ärende någon ny uppgift i sak. Ett konkret exempel är de stödanteckningar som du gör för egen del under en utbildning eller ett möte. Om du däremot delar anteckningarna och skickar runt till dina kollegor/medarbetare eller arkiverar anteckningarna blir de allmänna handlingar.

b) Handling som någon får enbart i egenskap av företrädare för ett politiskt parti eller fackförbund

Handlingar som en politisk eller facklig förtroendevald skickar eller tar emot uteslutande i dennes funktion av politisk eller facklig förtroendevald (företrädare för en åsikt). Detta rör även handlingar som om kommunens verksamhet.

c) Privata meddelanden

Privata meddelanden (t.ex. brev eller e-post) är inte allmänna handlingar eftersom meddelandet inte har något samband med kommunens verksamhet. För att avgöra om ett meddelande är av privat karaktär eller inte så utgår man alltid från innehållet i meddelandet. Det spelar ingen roll om man rubricerat ärendet med ”Privat”.

d) Utkast och koncept

När du gör ett utkast eller koncept till ett beslut eller någon annan typ av skrivelse så utgör detta ingen allmän handling. Det förutsätter att utkastet/konceptet inte arkiverats. Tanken är att tjänstepersoner ska vara fria att skapa preliminära handlingar, cirkulera dem bland kollegorna på myndigheten och till och med skicka dem till utomstående för synpunkter.

e) Handlingar som ingår i bibliotek

En del information blir aldrig en allmän handling oavsett om den är tillgänglig och förvaras hos en myndighet. Biblioteksregeln tar sikte på exempelvis fysiska böcker i ett bibliotek och digitala böcker som används i ett arbetsverktyg. Informationen i dessa bibliotek är inte att anse som allmänna handlingar.

Olika typer av sekretess

Vad innebär sekretess?

Sekretess innebär ett förbud att röja en uppgift, vare sig det sker muntligen, genom utlämnande av allmän handling eller på något annat sätt. Detta framgår av offentlighets- och sekretesslagen. Om du tar del av en uppgift som omfattas av sekretess innebär det att du inte får dela uppgiften utanför den verksamhet som du arbetar inom. Om du bryter mot sekretessen riskerar du att dömas för brott mot tystnadsplikt enligt brottsbalken.

För att en handling ska omfattas av sekretess krävs att det framgår av en särskild bestämmelse i offentlighets- och sekretesslagen.

Ibland kan en del uppgifter vara sekretessmarkerade i ett verksamhetssystem. Du kan se sekretessmarkeringen som en extra varningsflagg för att handlingen troligtvis innehåller uppgifter som behöver sekretessbeläggas.

Olika typer av sekretess inom kommunen

Det finns olika typer av sekretess inom kommunen. Tanken är att sekretessen inte ska vara mer omfattande än vad som är nödvändigt för att skydda vissa särskilda intressen. Sekretess är ofta begränsad i tid och måste alltid prövas från fall till fall.

I kommunen är det vanligast med sekretess inom följande områden:

• Socialtjänsten - Sekretess gäller för uppgift om enskilds personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men. Inom socialtjänsten är sekretessen sträng vilket betyder att huvudregeln är att uppgifter om den enskilde inte lämnas ut. Exempelvis är uppgifter om en enskild är aktuell inom socialtjänsten sekretessbelagt. (26 kap 1 § offentlighets- och sekretesslagen).
• Förskola och skola - Inom förskolan gäller sekretess för uppgifter om enskilds personliga förhållanden om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till den enskilde lider men. Detta innebär att huvudregeln är att uppgifterna omfattas av sekretess. Sekretessen inom förskoleklassen, skolan och fritidshemmet är inte lika omfattande som inom förskolan. Huvudregeln är att uppgifterna är offentliga. Det finns särskild reglering kring sekretess gällande vissa delar av verksamheten tex elevhälsan och särskild elevstödjande verksamhet. (23 kap. 1-3 §§ och 25 kap offentlighets- och sekretesslagen).
• Upphandling - För anbud i upphandlingar gäller som absolut sekretess fram till dess att den upphandlande nämnden har fattat beslut om att tilldela kontraktet till en leverantör eller avbryta upphandlingen. Det betyder att nämnden inte får lämna ut några uppgifter om anbuden under själva upphandlingsprocessen till någon annan än den som lämnat uppgiften. Detta innefattar även uppgifter om antal inkomna anbud och liknande. (19 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen). Observera att det kan finnas uppgifter i anbuden som även efter tilldelningen omfattas av sekretess. Det gäller främst för sådana uppgifter om en enskilds affärs- eller driftsförhållanden enligt 31 kap. 16 § offentlighets- och sekretesslagen.
• Personaladministrativ sekretess - Vissa enskilda förhållanden om anställda inom kommunen kan vara sekretessbelagda. Det gäller t.ex. uppgift om hälsotillstånd och uppgift från planerings- eller utvecklingssamtal. Sekretess gäller däremot inte i ärenden om anställning eller disciplinansvar. En del personalgrupper inom kommunen som är särkilt utsatta för hot och trakasserier omfattas även i vissa fall av sträng sekretess.

Sekretessbrytande bestämmelser och undantag från sekretess

Det finns tillfällen då sekretessbelagda uppgifter får lämnas ut. En förutsättning för detta är att stöd finns i offentlighet- och sekretesslagen. Främst gäller det när kommunen enligt lag har en uppgiftsskyldighet gentemot andra myndigheter, till exempel Skatteverket, Försäkringskassan och Polisen, men även när uppgiften behöver utlämnas mellan nämnder i kommunen för att en nämnd enigt lag ska kunna fullgöra sin verksamhet. En enskild kan helt eller delvis samtycka till att sekretessbelagda uppgifter lämnas ut. Samtycket kan till exempel avse att endast vissa uppgifter får lämnas ut eller att uppgifterna endast får lämnas till en viss person.

Behöver du hjälp med att göra en sekretessprövning? Klicka på fliken "Så gör du en sekretessprövning steg för steg"

Så gör du en sekretessprövning steg för steg

Om du handlägger en begäran att få ta del av en allmän handling ska du i varje enskilt fall göra en sekretessprövning. Denna sekretessprövning ska göras oavsett om handlingen har en sekretessmarkering eller inte.

Sekretessprövningen steg för steg

En sekretessprövning görs i flera steg. Det innebär att du bedömer och tar ställning till följande:

• Steg 1: Är uppgiften sekretessbelagd enligt någon bestämmelse i offentlighets- och sekretesslagen?

Det du först ska ta reda på är alltså om det finns en sekretessbestämmelse i offentlighets- och sekretesslagen som är tillämplig. Är en uppgift inte sekretessbelagd ska den lämnas ut till den som frågar efter den. Kan det konstateras att uppgiften omfattas av sekretess går du vidare till steg 2.

• Steg 2: Om uppgiften är sekretessbelagd, finns det något som gör att uppgiften ändå kan lämnas ut?

I steg 2 ska du undersöka om det finns undantag eller någon sekretessbrytande bestämmelse, såsom exempelvis samtycke, som kan tillämpas. Om så inte är fallet kan det i vissa fall behövas fler upplysningar från den som efterfrågat handlingen för att du ska kunna göra en fullständig sekretessprövning. Till exempel kan den efterfrågade tillfrågas vem hen är, vad uppgiften ska användas till och/eller om hen eventuellt kan lämna andra upplysningar av betydelse för prövningen.

• Steg 3: Om du bedömt att handlingen i sin helhet omfattas av sekretess ska den inte lämnas ut alls. Om det enbart är vissa uppgifter i handlingen som omfattas av sekretess ska dessa avidentifieras (”maskas”) innan utlämnande.

Avidentfiering sker t.ex. genom att du först skriver ut handlingen och därefter stryker över de sekretessbelagda uppgifterna. Om maskning sker elektroniskt, tex i PDF eller Word dokument, måste handlingen sedan skrivas ut (OBS! annars finns risk att överstrykningarna kan ”avmaskas”). Om handlingen ska lämnas ut elektroniskt så skannas det maskade dokumentet in igen (OBS! säkerställ att man inte kan se igenom överstrykningarna). Ta alltid en kopia på de maskade handlingarna så att du vet vilka uppgifter som faktiskt har lämnats ut. Kopiorna ska sparas i ärendet i Platina. Detta kan behövas vid en eventuell överklagan.

• Steg 4: Lämna information om att den enskilde har rätt till ett skriftligt avslagsbeslut

I samband med att du lämnar information till den enskilde om att en handling helt eller delvis omfattas av sekretess måste du även informera om:

- varför handlingen helt eller delvis omfattas av sekretess och enligt vilken bestämmelse i offentlighets- och sekretesslagen

- att den enskilde ha rätt att få ett skriftligt avslagsbelsut som går att överklaga till Kammarrätten. Informera vem den enskilde ska vända sig om den vill ha ett skriftligt beslut.

Så här kan du exempelvis skriva:

"Du har begärt att få ta del av handlingen Incidentrapport (diarienummer KFKS 2019/19-12). Handlingen innehåller uppgifter om ett barns personliga förhållanden inom en förskola i kommunen. Barnet och dess närstående bedöms lida men om uppgifterna i handlingen röjs. Handlingen omfattas därför av sekretess enligt 23 kap. 1 § offentlighet- och sekretesslagen. Av 23 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen följer att sekretess inom förskola och pedagogisk verksamhet råder för uppgift om en enskilds personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men.

Om du inte är nöjd med detta beslut kan du få ett skriftligt avslagsbeslut. Ett avslagsbeslutet går att överklaga till Kammarrätten. Kontakta mig så ordnar jag ett sådant avslagsbeslut och skickar till dig."

• Steg 5: Om den enskilde begär ett skriftligt avslagsbeslut ska ett delegationsbeslut fattas enligt nämndens delegationsordning.

Den som har delegation enligt delegationsordning fattar ett skriftligt avslagsbeslut och skickar till den enskilde. Delegationsbeslutet anmäls sedan till nästkommande nämnd.

Lathund: Är det en allmän handling eller inte?

Lathund: Hantera en begäran om allmän handling

Avgifter för allmänna handlingar

Avgifter för kopior av allmänna handlingar

Kommunen tar ut en avgift för kopior av allmänna handlingar, beroende på antal. Avgiften gäller både för pappershandlingar och digitala handlingar. Här kan du läsa ett utdrag ur kommunfullmäktiges beslut om avgifter:

• Pappershandlingar som lämnas ut på kommunen eller skickas per brev
  De första nio sidorna är gratis, den tionde sidan kostar 50 kronor och varje sida därutöver kostar 2 kr. Om handlingarna ska skickas per brev eller postförskott tillkommer porto/postförskottsavgift.

• Handlingar som skickas per e-post eller fax:

• Fysiska handlingar som skannas in
  De första nio sidorna är gratis, den tionde sidan kostar 50 kronor och varje sida därutöver kostar 2 kronor.

• Handlingar lagrade elektroniskt (tex. handlingar lagrade i ärendehanteringssystem)
  De första nio handlingarna (filerna) är kostnadsfria, den tionde handlingen (filen) kostar 50 kr och varje handling därutöver kostar 2 kronor styck.

Här kan du ta del av kommunfullmäktiges beslut om avgifter i sin helt.

Så hanteras betalningen

Handläggaren som hanterar begäran om allmän handling ansvarar för att avgifter tas ut enligt kommunfullmäktiges beslut.

Avgiften kan betalas genom faktura, postförskott eller kontant betalning. Om den enskilde vill vara anonym behöver betalningen ske kontant och då kontantar du service@nacka.se. I övriga fall sker betalning genom faktura eller postförskott. För privatpersoner behövs för- och efternamn samt fakturaadress och för företag behövs org.nummer och fakturaadress.Ta kontakt service@nacka.se om du behöver hjälp med faktureringen.

Om handlingen skickas med faktura är summan att betala är priset för kopian samt eventuellt porto. Kopiorna kan skickas eller hämtas så snart kommunen har fått faktureringsuppgifterna. Om handlingarna skickas med postförskott är summan att betala priset för kopian samt avgiften för postförskott. Namn och adress till den som ska ha kopian krävs.

Exempeltext - Information om avgifter till enskilda

Om du får en begäran per e-post eller telefon är det viktigt att informera om att kommunen tar ut avgifter för kopior av allmänna handlingar. Den enskilde får då en möjlighet att ta ställning till i vilken omfattning kopior ska begäras ut utifrån kostnaderna.

Nedan text kan du använda i e-post vid en begäran:

-------------------------------------------------------

Nacka kommun tar ut en avgift för kopior av allmänna handlingar, beroende på antal. Avgiften gäller både för pappershandlingar och digitala handlingar. Vid digitalt utlämnande faktureras avgiften och annars skickas handlingarna normalt mot postförskott. Du har alltid möjlighet att vid besök hos kommunen ta del av allmänna handlingar avgiftsfritt.

Nedan ser du vad det som huvudregel kostar att få kopior av allmänna handlingar:

Pappershandlingar som lämnas ut hos kommunen eller skickas per brev:
De första nio sidorna är gratis, den tionde sidan kostar 50 kronor och varje sida därutöver kostar 2 kr. Om handlingarna ska skickas per brev eller postförskott tillkommer porto/postförskottsavgift.

Handlingar som skickas per e-post eller fax:

Fysiska handlingar som skannas in
De första nio sidorna är gratis, den tionde sidan kostar 50 kronor och varje sida därutöver kostar 2 kronor.

Handlingar lagrade elektroniskt (tex. handlingar lagrade i ärendehanteringssystem)
De första nio handlingarna (filerna) är gratis, den tionde handlingen (filen) kostar 50 kr och varje handling (fil) därutöver kostar 2 kronor styck.

----------------------------------------------