Hoppa till innehåll

Mitt Nacka

  • …så får du upptäcka spännande evenemang i din närhet.

Mitt Nacka

  • …så får du upptäcka spännande evenemang i din närhet.

Rumsbokning i stadshuset

Nu lanserar vi en ny sida med information om rumsbokningar i stadshuset, där vi beskriver arbetsättet kring rumsbokningar samt de system vi använder. I samband med detta lanserar vi även det nya rumsbokningssystemet Flowscape som ska öka tillgängligheten och göra det enklare att hitta lediga mötesrum. Klicka vidare på länkarna nedan för mer information om varje del av systemet.

Allmän information

Införandet av Flowscape syftar till att tillgängliggöra fler mötesrum samt förenkla för medarbetare i stadshuset att boka rum. Systemet som innehåller flertalet funktioner (beskrivna under varje länk ovan) ska användas för att skapa ett bättre flöde kring allt som har med möten att göra, vare sig det handlar om möten planerade långt fram i tiden eller på-plats bokningar.

Med systemet får vi också goda möjligheter att analysera statistik gällande rumsbokningar i stadshuset. Med underlaget från statistiken kan vi förbättra arbetssätt, rutiner samt anpassa rummen så att vi får ut bästa möjliga effekt kring rumsbokningar.

Med appen tillkommer även funktioner som gör det smidigare att felanmäla utrustning och utrymmen direkt via appen

karta mötesrum.pdf

Arbetssätt

Arbetssätt

För att skapa ett bättre flöde samt tillgängligöra fler mötesrum så har vi listat upp ett par punkter nedan:

  • Försök anpassa val av mötesrum till antalet deltagare vid mötet.
  • Boka inte fler mötesrum än nödvändigt.
  • Avboka även mötesrummet när möten ställs in.
  • Om du behöver ändra eller tar bort mötesbokningen behöver du även skicka uppdateringen till rummet, rummet fungerar som en deltagare till mötet och behöver bli aviserad vid förändringar.
  • Om du har bokat ett mötesrum och inte accepterar mötet på skärmen utanför mötesrummet inom 15 minuter efter starttiden förfaller din bokning och rummet frigörs i kalendern.

Felanmälan

Med hjälp av funktionen för felanmälan i mobilappen blir det nu enklare att snabbt felanmäla utrustning och utrymmen. Från mobilappen skickas det en notis till Serviceenheten som registrerar detta i sitt system. Flowscape markerar varje felanmälan med en ikon i kartvyn som gör det tydligt att någon redan har felanmält utrustningen tidigare. När Serviceenheten har åtgärdat felet tas ikonen bort från kartvyn.

Konferensservice

Du kan beställa konferensservice till dina möten via Serviceenheten. Konferensservicen erbjuder hjälp med möblering, förtäring samt teknisk support. Skicka gärna din beställning via vår självserviceportal eller service@nacka.se dagen innan mötet. Ange antal deltagare, tid, mötesrum samt vad du önskar beställa.

Introduktionsfilm Flowscape

Flowscape

2:25

Sidan uppdaterades: