Extern remiss

Diarieföring av remiss

Ansvarig: Registratur

Inkomna remisser till registrator diarieförs i KFKS med den fiktiva användaren Juridik kanslienheten som ansvarig handläggare i ärendet. Registrator säkerställer att behörighetsgruppen JKKANSLI är tillagd under Behörighet i ärendet.

Skicka remiss till NTN

Ansvarig: Juridik och kanslienhetens fördelningsgrupp

Medlemmarna i fördelningsgruppen JKKANSLI hittar ärendet genom att gå in under Inkorg fördelningsgruppen under Favoriter.

Skriv in tidplan och ev. annan information i ärendebeskrivningen som ska ärvas till det nya ärendet på NTN.

Gå in under Mer information och klicka på Remisser.

Fyll i:

• Remissinstans: NTN.
• Remissdatum: när remissen skickas till nämnden. När remissen har skickats skapas en handling i KFKS-ärendet som visar att remissen skickats. Handlingen har detta datum som ink/upp-datum.
• Datum för yttrande: när nämnden ska svara på remissen. Datumet kommer visas i KFKS-ärendet och i NTN:s ärende under Mer information – Remisser.
• Klicka i Lägg i ärende så att det skapas en handling i KFKS-ärendet som visar att remissen har skickats.

• Meddelande: skriv till registrator att remissen ska till NTN:s fördelningsgrupp. Meddelandet sparas inte i ärendet.

Eftersom du valt Lägg in i ärende skapas en ny handling utan fil. För att komplettera uppgifterna för handlingen högerklickar du på handlingen och väljer Detaljer handling eller Egenskaper handling.

Fyll i:

Rubrik: Ärendet remitterat till natur-och trafiknämnden.

Handlingstyp: Bilaga.

Övrigt är ifyllt korrekt. Ink/upp-datum är datumet som valdes som remissdatum.

Ta emot remiss

Ansvarig: Registratur

Remissen inkommer i NTN:s inkorg.

Klicka på Begäran om svar på remiss.

Läs meddelandet som fördelningsgruppen i KFKS skrivit där det framgår att remissen ska registreras på fördelningsgruppen. Informationen försvinner när du sparar ärendet.

Klicka på Hantera.

Gör eventuella ändringar i ärendekortet. Handläggare kan inte ändras förrän ärendet är sparat. Spara.

Byt ansvarig handläggare till Inkorg NTN (fiktiv handläggare) så att ärendet visas i Inkorg NTN under Favoriter. Spara. Välj att behålla nuvarande behörighet om en sådan fråga visas.

Gå in i ärendets behörighet och lägg till fördelningsgruppens behörighetsgrupp Ärendefördelning NTN.

Svara på remiss

Ansvarig: Fördelningsgruppen i NTN och ansvarig handläggare

Fördelningsgruppen hittar det nya ärendet i Inkorg NTN under Favoriter. För att få mejlnotifiering behöver användarna ha ställt in att få notiser som medhandläggare (under Notifikationer).

Fördelningsgruppen byter ansvarig handläggare från Inkorg NTN (fiktiv handläggare) till den handläggare inom nämnden som ska vara ansvarig för ärendet och anmäla det till sammanträdet.

I ärendebeskrivningen framkommer tidplan och ev. annan information från fördelningsgruppen på KFKS.

När nämnden behandlat remissen behöver ett nytt dokument med de av nämnden fastställda synpunkterna tas fram. Detta ansvarar ansvarig handläggare för.

• Förslag till synpunkter döps om till ”Synpunkter”. Detta ändras i sidhuvudet.
• Datumet ändras till beslutsdatumet, det vill säga datumet för nämndens sammanträde.
• Längst ner i dokumentet skrivs även namnen på de undertecknande in.
• Var noga med att se till att innehållet i synpunkterna överensstämmer med det som nämnden faktiskt beslutat om.
• Ansvarig handläggare diarieför den nya handlingen med synpunkterna som ”Synpunkter fastställda av natur- och trafiknämnden”.

Efter sammanträdet ska protokollsutdrag, tjänsteskrivelse och synpunkter skickas tillbaka till ärendet i KFKS. Skicka ett meddelande vardera för varje handling.

Handlingarna skickas direkt till ärendet i KFKS genom att man högerklickar på handlingen i ärendet och väljer Meddelande.

Klicka i Remissvar.

I textrutan går det bra att bara skriva en punkt (detta blir en egen fil som ska tas bort). Bocka i Lägg i ärende för att skapa en handling för remissvaret i NTN:s ärende.

Skicka.

Remissvaren blir nya handlingar i NTN:s ärende som visar att de skickats till KFKS.

För att komplettera uppgifterna för handlingarna högerklickar man på handlingen och väljer Egenskaper handling.

Fyll i:

Rubrik: Expediering av protokollsutdrag/tjänsteskrivelse/synpunkter till kommunstyrelsen.

Handlingstyp: Bilaga.

Ta bort filen Meddelandetext genom att högerklicka på den och välja Ta bort.

Avsluta ärendet.

Remissvar inkommer till KFKS

Ansvarig: Handläggare i KFKS-ärendet

Handläggare i KFKS-ärendet får en notis via e-post om att handlingarna från NTN registrerats i KFKS-ärendet.

Högerklicka på handlingarna i ärendet och välj Egenskaper handling för att komplettera uppgifterna.

Rubrik: ”Protokollsutdrag från natur-och trafiknämnden” eller ”Tjänsteskrivelse från natur-och trafiknämnden”.

Handlingstyp: Protokollsutdrag eller Tjänsteskrivelse.

Ta bort filen meddelandetext genom att högerklicka på den och välja Ta bort. Spara.

När nämnden behandlat remissen behöver ett nytt dokument med de av nämnden fastställda synpunkterna tas fram.

• Förslag till yttrande döps om till ”Yttrande”. Detta ändras i sidhuvudet.
• Datumet ändras till beslutsdatumet, det vill säga datumet för sammanträdet.
• Längst ner i dokumentet skrivs även namnen på de undertecknande in.
• Var noga med att se till att innehållet i yttrandet överensstämmer med det som nämnden faktiskt beslutat om.
• Ansvarig handläggare diarieför den nya handlingen med yttrandet som ”Yttrande fastställda av kommunstyrelsen”.

Expediera och avsluta ärendet.