Medborgarförslag

Diarieföring av medborgarförslag

Ansvarig: Registrator

Medborgarförslag diarieförs av registrator i KFKS med den fiktiva användaren Juridik kanslienheten som ansvarig handläggare i ärendet. Registrator säkerställer att behörighetsgruppen JKKANSLI är tillagd under Behörighet i ärendet.

Skicka medborgarförslag till NTN

Ansvarig: Juridik- och kanslienhetens fördelningsgrupp

Medlemmarna i fördelningsgruppen JKKANSLI hittar ärendet genom att gå in under Inkorg fördelningsgruppen under Favoriter.

Skriv in ev. information i ärendebeskrivningen som ska ärvas till det nya ärendet på NTN.

Gå in under Mer information i ärendet och klicka på Remisser.

Fyll i:

• Remissinstans: NTN
• Remissdatum: när medborgarförslaget skickas till nämnden. När medborgarförslaget har skickats skapas en handling i KFKS-ärendet som visar att den skickats. Handlingen har detta datum som ink/upp-datum.
• Klicka i Lägg in i ärende så att det skapas en handling i KFKS-ärendet som visar att medborgarförslaget har skickats.

• Meddelande: skriv till registrator att medborgarförslaget ska till NTN:s fördelningsgrupp. Meddelandet sparas inte i ärendet.

Eftersom du valt Lägg in i ärende skapas en ny handling utan fil. Högerklicka på handlingen och välj Detaljer handling eller Egenskaper handling för att komplettera uppgifterna.

Fyll i:

• Rubrik: Ärendet överlämnat till natur-och trafiknämnden.

• Handlingstyp: Bilaga.

Övrigt är ifyllt korrekt. Ink/upp-datum är datumet som valdes som remissdatum.

Avsluta ärendet.

Ta emot medborgarförslag

Ansvarig: Registratur

Medborgarförslaget inkommer i NTN:s inkorg.

Klicka på Begäran om svar på remiss.

Läs meddelandet som fördelningsgruppen i KFKS skrivit där det framgår att ärendet ska till nämndens fördelningsgrupp. Informationen försvinner när du sparar ärendet.

Klicka på Hantera.

Gör eventuella ändringar i ärendekortet. Handläggare kan inte ändras förrän ärendet är sparat. Spara.

Aktivera GDPR-skydd för personnamn på handlingen samt för filen där medborgarens namn framgår.

Byt ansvarig handläggare till Inkorg NTN (fiktiv handläggare), så att ärendet visas i Inkorg NTN under Favoriter. Spara. Välj att behålla nuvarande behörighet om en sådan fråga visas.

Gå in i ärendets behörighet och lägg till fördelningsgruppens behörighetsgrupp Ärendefördelning NTN.

Handlägg medborgarförslag

Ansvarig: Fördelningsgruppen på NTN

Fördelningsgruppen hittar det nya ärendet via sökfavoriten under Favoriter. För att få mejlnotifiering behöver användarna ha ställt in att få notiser som medhandläggare (under Notifikationer).

Fördelningsgruppen byter ansvarig handläggare från Inkorg NTN (fiktiv handläggare) till den handläggare inom nämnden som ska vara ansvarig för ärendet och anmäla det till sammanträdet. Ärendet kan nu handläggas enligt rutin för medborgarförslag.

När protokollsutdraget expedierats till medborgaren ska ärendet avslutas.