Motion

Diarieföring av motion

Ansvarig: Sekreterare

Motioner diarieförs av sekreterare i KFKS med den fiktiva användaren Juridik kanslienheten som ansvarig handläggare i ärendet. Sekreterare säkerställer att behörighetsgruppen JKKANSLI är tillagd under Behörighet i ärendet.

Skicka motion till NTN

Ansvarig: Juridik- och kanslienhetens fördelningsgrupp

Medlemmarna i fördelningsgruppen JKKANSLI hittar ärendet genom att gå in under Inkorg fördelningsgruppen under Favoriter.

Skriv in tidplan och ev. annan information i ärendebeskrivningen som ska ärvas till det nya ärendet på NTN.

Gå in under Mer information i ärendet och klicka på Remisser.

Fyll i:

• Remissinstans: NTN.
• Remissdatum: när motionen skickas till nämnden. När motionen har skickats skapas en handling i KFKS-ärendet som visar att den skickats. Handlingen har detta datum som ink/upp-datum.
• Datum för yttrande: när nämnden ska svara på motionen. Det är datumet då protokollet är justerat i nämnden. Datumet kommer visas i KFKS-ärendet och i NTN:s ärende under Mer information – Remisser.
• Klicka i Lägg in i ärende så att det skapas en handling i KFKS-ärendet som visar att motionen har skickats.
• Meddelande: skriv till registrator att motionen ska till NTN:s fördelningsgrupp. Meddelandet sparas inte i ärendet.

Spara.

Eftersom du valt Lägg in i ärende skapas en ny handling utan fil. Högerklicka på handlingen och välj Detaljer handling eller Egenskaper handling för att komplettera uppgifterna.

Fyll i:

Rubrik: Ärendet remitterat till natur-och trafiknämnden

Handlingstyp: Bilaga

Övrigt är ifyllt korrekt. Ink/upp-datum är datumet som valdes som remissdatum.

Ta emot motion

Ansvarig: Registratur

Motionen inkommer i NTN:s inkorg.

Klicka på Begäran om svar på remiss.

Läs meddelandet som fördelningsgruppen i KFKS skrivit där det framgår att motionen ska fördelas till nämndens fördelningsgrupp. Informationen försvinner när du sparar ärendet.

Klicka på Hantera.

Gör eventuella ändringar i ärendekortet. Handläggare kan inte ändras förrän ärendet är sparat. Spara.

Byt ansvarig handläggare till Inkorg NTN (fiktiv handläggare) så att ärendet visas i Inkorg NTN under Favoriter. Spara. Välj att behålla nuvarande behörighet om en sådan fråga visas.

Gå in i ärendets behörighet och lägg till fördelningsgruppens behörighetsgrupp Ärendefördelning NTN.

Svara på motion

Ansvarig: Fördelningsgruppen i NTN och ansvarig handläggare

Fördelningsgruppen hittar det nya ärendet i Inkorg NTN under Favoriter. För att få mejlnotifiering behöver användarna ha ställt in att få notiser som medhandläggare (under Notifikationer).

Fördelningsgruppen byter ansvarig handläggare från Inkorg NTN (fiktiv handläggare) till den handläggare inom nämnden som ska vara ansvarig för ärendet och anmäla det till sammanträdet.

I ärendebeskrivningen framkommer tidplan och ev. annan information från fördelningsgruppen på KFKS.

Efter sammanträdet ska protokollsutdrag och tjänsteskrivelse skickas tillbaka till ärendet i KFKS. Skicka ett meddelande vardera för varje handling.

Handlingarna skickas direkt till ärendet i KFKS genom att man högerklickar på handlingen i ärendet och väljer Meddelande.

Klicka i Remissvar.

I textrutan går det bra att bara skriva en punkt (detta blir en egen fil som ska tas bort). Bocka i Lägg i ärende för att skapa en handling för svaret i NTN:s ärende.

Skicka.

Svaren blir nya handlingar i NTN:s ärende som visar att de skickats till KFKS. För att komplettera uppgifterna för handlingarna högerklickar man på handlingen och väljer Egenskaper handling.

Fyll i:

Rubrik: Expediering av protokollsutdrag/tjänsteskrivelse/synpunkter till kommunstyrelsen

Handlingstyp: Bilaga

Ta bort filen Meddelandetext genom att högerklicka på den och välja Ta bort.

Spara.

Svar inkommer till KFKS

Ansvarig: Handläggare i KFKS-ärendet

Handläggare i KFKS-ärendet får en notis via e-post om att handlingarna från NTN registrerats i KFKS-ärendet.

Högerklicka på handlingarna i ärendet och välj Egenskaper handling för att komplettera uppgifterna.

Rubrik: ”Protokollsutdrag från natur-och trafiknämnden” eller ”Tjänsteskrivelse från natur-och trafiknämnden”.

Handlingstyp: Protokollsutdrag eller Tjänsteskrivelse.

Spara.

Ta bort filen meddelandetext genom att högerklicka på den och välja Ta bort. Spara.

Skicka protokollsutdrag till nämnden

Ansvarig: Handläggare i KFKS-ärendet

När protokollsutdrag registrerats i KFKS-ärendet ska det skickas till nämnden. Högerklicka på handlingen och välj Meddelande.

Klicka på Arkiv och välj NTN.

Ämne: Protokollsutdrag expedierat till natur-och trafiknämnden.

Skriv ett meddelande om vilket ärende som protokollsutdraget ska diarieföras i.

Klicka i Lägg i ärende för att skapa en ny handling i KFKS-ärendet för utskicket.

Skicka. Handlingen skickas till NTN:s inkorg.

Högerklicka på handlingen i ärendet och välj Egenskaper handling för att komplettera uppgifterna.

Fyll i:

Motpart: Natur-och trafiknämnden

Handlingstyp: Bilaga

Ta bort filen Meddelandetext genom att högerklicka på den och välja Ta bort. Spara.

Avsluta ärendet.

Ta emot protokollsutdrag

Ansvarig: Registratur

Protokollsutdraget inkommer i NTN:s inkorg.

Klicka på den i inkorgen.

Läs meddelandet som fördelningsgruppen i KFKS skrivit där det framgår vilket ärende protokollsutdraget ska diarieföras i.

Klicka på Spara.

Fyll i handlingskortet.

Ta bort filen Meddelandetext.rtf. Den innehåller endast meddelandet med information om var handlingen ska diarieföras som handläggaren skickade med.

Spara handlingen. Handlingen är nu diarieförd som en fristående handling.

För att lägga in handlingen i det ärende som handläggaren begärt klicka på Lägg in i ärende/mapp och sedan Sök efter befintligt ärende.

Skriv in diarienumret i sökfältet. Välj att lägga in i ärendet som handling. Sök.

Markera ärendet i sökresultatet och välj Lägg till.

Spara från handlingen. Handlingen är nu diarieförd i ärendet.

Gå in i ärendet för att se vilka handläggare (ansvarig och medhandläggare) ärendet har. Lägg in samma behörighet på handlingen som i ärendet.

Avslut av ärende

Ansvarig: Handläggare i NTN-ärendet

Handläggare i NTN:s motionsärende får en notis att ny handling tillkommit när protokollsutdraget diarieförts i ärendet.

Kontrollera beslutet i protokollsutdraget. Innehåller den något uppdrag till nämnden?

Avsluta ärendet.