Denna sida riktar sig till dig som är anställd inom Nacka kommun och planerar att genomföra ett projekt eller en förändring som inkluderar att köpa in eller anpassa digitala arbetsstöd (IT-tjänster).
Fortsättningsvis omnämner vi detta som ett ”initiativ”.
För att ditt initiativ ska få bästa möjliga förutsättningar ska du skicka in ett digitaliseringsärende till beredningsgruppen som bereder ditt ärende.
Vad är ett digitaliseringsärende?
Ett digitaliseringsärende är en verksamhetsförändring som innebär att nya eller befintliga IT-tjänster eller -system behöver köpas in eller anpassas. Eftersom sådana förändringar ofta kräver kunskap om till exempel GDPR, informationshantering, IT-arkitektur och upphandling, ska de beskrivas i ett digitaliseringsärende till beredningsgruppen, som omfattar dessa kompetensområden.
Beredningsgruppen granskar ärendet och ger rekommendationer för beslut och genomförande.
Undrar du vad beredningsgruppen gör och vilka de är? Läs mer om det här.
Så fungerar digitaliseringsprocessen
För att du ska kunna förbereda dig innan du skickar in ditt digitaliseringsärende och underlätta en effektiv bedömning av beredningsgruppen beskriver vi här de olika steg som vanligtvis ingår.
Genom att på förhand förstå vilka steg som behöver gås igenom kan du både förbereda visst arbete som ändå skulle behövt göras senare, samt se till att ha svar på de flesta frågor som ställs i formuläret för digitaliseringsärenden.
Ta gärna hjälp och stöd genom alla steg av dina objektledare!
1. Identifiera behovet och syftet med initiativet
- Definiera vilket problem eller vilken process initiativet ska förbättra. Det kan till exempel handla om att automatisera processer, öka självservicemöjligheter eller stärka säkerhet i teknisk infrastruktur.
- Finns potential att till exempel minska väntetid för medborgare, och hur ska det mätas? Kan vi öka medarbetarnas effektivitet i arbetet, och hur skapar vi nytta med den frigjorda arbetstiden?
- Fundera på vilken kategori ditt initiativ faller inom; idé, pilot, upphandling eller verksamhetsförändring - d.v.s. en utveckling i befintliga system. Beroende på vilken kategori ditt initiativ har kan genomförandet se olika ut. Till exempel, om du vill genomföra en pilot under en begränsad tid och med avgränsad omfattning så kan det oftast ske under förenklade former. Här hittar du en guidning i form av en checklista för genomförande av piloter.
- Ta reda på om ditt initativ innehåller någon form av AI-tillämpning. Om så är fallet innebär det att särskild utvärdering behöver göras, se steg 3 här nedan i processen.
2. Informationsklassificera data som ska användas
- Identifiera vilka informationsmängder initiativet omfattar.
- Genomför informationsklassning enligt kommunens riktlinjer.
- Dokumentera klassningen som grund för kravställning och skyddsåtgärder
För stöd med att identifiera informationsmängder och att klassa information, ta hjälp av enhetens Dataskyddssamordnare (DSS).
3. Skicka in digitaliseringsärende för beredning
- När du skickat in ditt digitaliseringsärende utvärderar beredningsgruppen ditt initiativ och sammanställer rekommendationer för genomförandet. Rekommendationer samt underlag för beslut återkopplas till dig som skickat in ärendet samt till ansvarig direktör.
- Observera att om initiativet omfattar användning av AI så kommer beredningsgruppen också att efterfråga särskild information som du behöver bifoga ditt ärende. Detta för att beredningsgruppen ska kunna:
- Klassificera tjänsten enligt AI-förordningens indelning
- Ge rekommendationer om särskild utvärdering som omfattar till exempel DPIA enligt GDPR och AI-förordningen, konsekvensbedömning enligt AI-förordningen och heltäckande riskanalys.
I sådant fall får du som skickar in ärendet stöd i det arbetet från relevanta kompetenser som ingår i beredningsgruppen.
4. Säkerställ rekommenderade säkerhetsåtgärder
- Genomför rekommendationer gällande dataskydd och säkerhetsåtgärder enligt GDPR. Det inkluderar bland annat om Dataskyddsombudet (DSO) har rekommenderat att en DPIA bör genomföras.
- Genomför rekommendationer avseende IT-säkerhet och IT-arkitektur
- Dokumentera eventuella rättsliga bedömningar och åtgärder.
5. Vid upphandling - verifiera kompletta underlag
- Om initiativet omfattar upphandling, se till att kommunens allmänna IT-villkor inkluderas.
- Om initiativet omfattar AI med syfte att använda kommunens kunddata för utveckling av AI-modellen; säkerställ om datan får användas för att träna AI-modellen och att det villkoras i avtalet.
För stöd med avtalsfrågor, ta hjälp av Inköpsenheten och berörda objektledare. Via dem kan också juridiskt stöd kopplas in, t ex vid särskilda frågor kopplat till upphandling av AI-tjänster, lämplighetsprövningar och liknande frågor.
6. Planera genomförande och framtida förvaltning
- Definiera mätbara effektmål för genomförandet och gör en nollägesmätning som underlag för framtida uppföljning av nyttorealisering.
- Definiera roller, ansvar och rutiner för framtida drift och förvaltning.
- Säkerställ utbildning för de som behöver det kopplat till förändringar i arbetssätt och rutiner.
7. Uppföljning och utvärdering
Om du har genomfört en pilot:
- Utvärdera om piloten gett önskad effekt och ta fram underlag för beslut om eventuell fortsättning.
- Om tanken är att gå vidare med ett införande behöver ett nytt digitaliseringsärende skickas in.
Om du genomfört en upphandling och infört systemet/tjänsten, eller genomfört en verksamhetsförändring:
- Mät initiativets effekt och nytta över tid enligt planerad uppföljning
- Granska regelbundet säkerhet, etik och rättssäkerhet.
- Säkerställ att det nya systemet eller genomförda verksamhetsförändringar omfattas av verksamhetens löpande risk- och sårbarhetsanalyser.
Dokumentation kopplat till genomförandet görs med fördel enligt kommunens metodstöd för projekt, till exempel genom att förbereda ett projektdirektiv. Informationen finns då redan beskriven och kan återanvändas i processen för beredning genom att hänvisa till befintlig dokumentation.
Sidan uppdaterades: