Varför ska vi arbeta med nyttorealisering?
När vi startar ett nytt projekt eller utvecklingsinitiativ gör vi det med ett eller flera syften – till exempel att någonting ska kunna förbättras, fungera på ett annat sätt eller tillföra en helt ny service.
Dessa syften eller målsättningar beskrivs som nyttor.
Nyttorna styr oss framåt
Det är viktigt att lägga tid på att identifiera nyttorna och förstå vad som krävs för att dessa ska uppstå. Det hjälper oss att exempelvis:
- motivera kostnader
- förstå hur ett projekt bör bemannas
- kravställa teknik
- bestämma hur vi ska följa upp att önskade effekter uppstår
Till vår hjälp med detta arbete har vi verktyg och metoder som nyttoanalys, effektkedjor, nyttokalkyl och nyttoregister. Här kan du läsa mer om vad de innebär i praktiken. Här intill finns länkar till våra mallar som kan vara till hjälp, men även e-learnings för dig som vill lära dig mer om de olika metoderna och mallarna.
Nyttokalkyl
Varje idé till förändring kräver ett underbyggt beslutsunderlag, där det är tydligt vad en förändring beräknas kosta och vilka nyttor den avser medföra. Detta kan göras på många olika sätt, och benämns ofta med lite olika termer. Du känner säkert igen begrepp som "business case" eller "affärsnytta"? Inom verksamhetsutveckling i offentlig sektor är "nyttokalkyl" ett vanligare begrepp i sammanhanget.
Tre nyttor
Nyttokalkylen är alltså en form av "business case", där man vanligen redovisar nyttorna i tre delar:
- Ekonomisk nytta:
Besparingar i rena kronor och ören som en förändring kan medföra. - Omställningsnytta:
Exempelvis minskad arbetstid som en följd av en förändring. - Kvalitativ nytta:
Ökad tid för personliga möten, kortare kötid, verksamhetsutveckling eller möjlighet till kompetensutveckling.
Effektkedjan visar den röda tråden
Arbetet med att göra en nyttokalkyl innebär att vi "tvingas" tänka igenom vilka effekter vi vill uppnå med en förändring, och hur dessa tillsammans bidrar till att nyttor uppstår. En välbeprövad metod för att göra detta kallas effektkedja, där man kopplar ihop nyttor med effektmål och identifierar vilka förändringsinsatser som krävs. Effektkedjan i sin helhet hjälper oss att visualisera den röda tråden i hur olika förändringsinsatser kan kopplas hela vägen till kommunens övergripande strategiska mål.
Genom att jobba med effektkedjemetoden och nyttoanalys blir det ofta tydligt hur vi bör mäta att en önskad effekt faktiskt uppstår, och vem som ska ansvara för att följa upp att nyttan verkligen omsätts i praktiken. Detta kallas för nyttorealisering, och är något som behöver ägas och följas upp av en utsedd nyttorealiseringsansvarig person inom verksamheten, som t.ex. en enhetschef. Detta eftersom nyttor sällan uppstår inom ramen för ett projekt, utan blir synliga först på längre sikt.
Nyttoregister
När vi har satt ansvariga för nyttorealisering så har vi skapat grundläggande förutsättningar för att kunna följa upp att önskade nyttor uppstår. Det mest avgörande är att någon med ansvar och mandat i verksamheten faktiskt följer upp att tänkta nyttor realiseras. Om uppföljningen visar att vi inte uppnår den nytta vi tänkt så behöver vi förstå varför det inte skett, och kanske skruva på något för att komma på rätt kurs igen.
Men för att få en sammantagen bild av vår förmåga att skapa nytta genom digitalisering på kommunövergripande nivå behövs också en samordnad uppföljning. Denna görs genom ett nyttoregister, som ingår i digitaliseringsprocessens arbete med kvalitetssäkring av initiativ.
De initiativ som beslutas att genomföras behöver därför rapportera in minst en indikator (mätetal) som verksamheten avser följa upp, för att kunna utvärdera om nyttan viman önskade få ut faktiskt uppstod.
Tips för nyttorealisering och val av indikatorer för uppföljning
- Fokusera på 1-3 nyttor som är tydligt kopplade till den förändring ni genomför.
- Mät ert nolläge innan förändringen införs, och sedan efteråt med vissa intervall. Hur länge ni bör följa upp beror lite på typen av förändring, och hur snabbt ni tror effekterna kommer.
- Försök hitta ett mätetal (indikator) som är relativt enkelt att mäta. Annars är risken att ni slarvar med nollägesmätning eller uppföljningsmätning, och utan dessa kan ni inte utvärdera vad effekten faktiskt blev.
- Verksamhetsansvarig (nyttorealiseringsansvarig) ska godkänna att förslagen på indikator och målsättning är realistiska
- Gör en plan för hur nyttorna ska kunna realiseras. Om en nytta är t ex frigjord arbetstid, hur ska den frigjorda tiden användas för att skapa positiva effekter?
Läs mer
Är du nyfiken på att läsa ännu mer om nyttorealisering och nyttokalkyler? Här finns matnyttig information och metodstöd från DIGG (Myndigheten för digital förvaltning) och Inera.
Foto: Thisisengineering via Unsplash.
Marie Rotkirch
Digitaliseringsstrateg
Sidan uppdaterades: