Därutöver innebär ändringarna i de nya upphandlingslagarna att:
- möjligheterna ökar att använda förhandlat förfarande och konkurrenspräglad dialog
- det införs ett nytt system för upphandling, dynamiska inköpssystem
- det införs bestämmelser som möjliggör innovationsupphandlingar
- koncessioner ska upphandlas
- nya bestämmelser vid uteslutning av leverantörer införs
- om ett kontrakt inte delas i flera delar ska detta motiveras
- små och medelstora företags behov tillgodoses i större grad
Lagarna[1] utgår fortfarande från fem grundläggande principerna om likabehandling, ickediskriminering, transparens, proportionalitet och ömsesidigt erkännande.
Kommunen bör ta tillvara de möjligheter som finns att ställa miljö- och sociala hänsyn i alla upphandlingar som genomförs, bland annat genom att ställa särskilda miljömässiga eller sociala villkor för hur ett kontrakt ska fullgöras. Miljökraven ska vara i linje med Nackas miljöprogram 2016-2030.
Elektronisk upphandling
Hela upphandlingsprocessen ska genomföras elektroniskt. Upphandlingsannonser får inte offentliggöras på nationell nivå före den dag då de är offentliggjorda av Europeiska unionens publikationsbyrå (det vill säga TED).
Förhandling
Möjligheterna ökar att använda upphandlingsformer som omfattar förhandling med anbudsgivarna. Om en anbudssökande eller anbudsgivare har deltagit i förberedelserna ska övriga leverantörer informeras enligt principerna om likabehandling och transparens.
Upphandlingsformerna förhandlat förfarande och konkurrenspräglad dialog måste uppfylla ett eller flera av kriterierna nedan:
- Upphandlingen kräver anpassning av lättillgängliga lösningar.
- Upphandlingen avser formgivning eller innovativa lösningar.
- Upphandlingen förutsätter förhandling på grund av art, komplexitet, rättslig eller ekonomisk utformning eller risker.
- Upphandlingen är av sådant slag att det inte går att utarbeta användbara tekniska specifikationer.
Minimitidsfrister för annonsering har förkortats. När man bestämmer tidsfrister är det viktigt att väga in den tid som leverantörerna behöver för att kunna skriva sina anbud vid komplicerade och omfattande upphandlingar.
Vidare finns krav på vilken information som ska ingå i annonsen om upphandlingen. Det införs en möjlighet att förhandsannonsera förhandlat förfarande.
Det står uttryckligen i lagen att det går att förlänga anbudstiden om väsentliga ändringar gjorts i upphandlingsdokumenten. Om däremot ändringarna är så väsentliga att upphandlingens art förändras måste upphandlingen göras om.
Upphandlingsformen innovationsparterskap liknar förhandlat förfarande och får användas när kommunen behöver lösningar som inte finns på marknaden. Innovationspartnerskapet syftar till utveckling och anskaffning av den vara tjänst eller byggentreprenad som kommunen behöver.
Innovationspartnerskapet innebär en möjlighet att tilldela en leverantör ett upphandlingskontrakt som både omfattar utveckling av en produkt och kommunens efterföljande köp av produkten. Ett nytt kontrakt behöver inte ingås för att köpa den färdigutvecklade produkten.
Dynamiska inköpssystem
Dynamiska inköpssystem kan användas för återkommande inköp av varor, tjänster eller byggentreprenader som är allmänt tillgängliga på marknaden och som har egenskaper som tillgodoser den kommunens behov.
Dynamiska inköpssystem innebär:
- Tillgång till ett särskilt brett urval av anbud vid inköp av varor och tjänster som köps ofta. På så sätt utnyttjas konkurrensen.
- Alla leverantörer som godkänts som deltagare i ett dynamiskt inköpssystem ska bjudas in att lämna anbud för varje kontrakt som ska tilldelas.
Reglerna har i första hand skapats för köp av standardiserade färdigproducerade varor, tjänster eller byggentreprenader. Men upphandlingsformen kan också användas vid mer komplicerade köp om det rör något som kommunen kommer att behöva köpa in vid flera tillfällen och som är allmänt tillgängligt på marknaden. Produkter och tjänster som utvecklas över tid antas vara särskilt lämpliga för ett dynamiskt inköpssystem.
Ett dynamiskt inköpssystem inrättas och annonseras på samma sätt som andra upphandlingar. Det finns inga bestämmelser om en längsta giltighetstid men tiden ska vara bestämd då systemet inrättas. Under hela giltighetstiden får leverantörer ansöka om att delta i systemet, systemet är därmed ett öppet system till skillnad från ramavtal.
Prövning, kvalificering och uteslutning av leverantörer
Reglerna om prövning, kvalificering och uteslutning av leverantörer är ett uttryck för ambitionen att förstärka den offentliga upphandlingens motståndskraft mot osund konkurrens.
- Kommunen ska kontrollera sina anbudsgivare samt de externa aktörer som en leverantör åberopar för att visa:
- att kvalificeringskrav uppfylls, exempelvis behörighet att utöva yrkesverksamhet
- ekonomisk och finansiell ställning
- teknisk och yrkesmässig kapacitet
- Kommunen ska före tilldelningsbeslutet, kontrollera leverantörens preliminära egenförsäkran ESPD - European Single Procurement Document.
- Kommunen begär därför från leverantören ett utdrag från Polismyndighetens belastningsregister för att kunna granska om leverantören är dömd för brott
- Vid frågor om uteslutning och kvalificering av leverantörer ska de åtgärder som kommunen vidtar vara proportionella enligt den grundläggande principen om proportionalitet.
- Kommunen ska så snart som möjligt skriftligt meddela en leverantör om beslut om uteslutning, och skäl för uteslutning
- Fler brott medför uteslutning av leverantörer.
- Som tidigare är kommunen skyldig att utesluta leverantörer som är dömda för vissa fall av organiserad brottslighet, bestickning, bedrägeri, penningtvätt
- Nu utökas listan med domar om terroristbrott, finansiering av terrorism, människohandel, bestickning
- Kommunen är skyldig att utesluta en leverantör om det finns domar om obetalda skatter och obetalda socialförsäkringsavgifter
- Om indikationer på brott finns bör kommunen överväga utredningsåtgärder.
- Leverantören måste ha möjlighet att försvara och förklara sig, om förklaringen inte är godtagbar ska leverantören uteslutas
- En leverantör som annars skulle uteslutas får en uttrycklig rätt att delta i upphandlingen om leverantören vidtagit olika åtgärder; samarbetat med myndigheter, betalat böter, betalat sanktionsavgifter, vidtagit konkreta åtgärder för att felet inte ska upprepas
- Kommunen får utesluta en leverantör på grund av missförhållanden i övrigt.
- Bland annat tydliggörs att leverantörer får uteslutas om denne tidigare mer allvarligt brustit vid utförandet av ett offentligt kontrakt.
Ändringar av avtal
Huvudregeln är att upphandlande kontrakt och ramavtal inte får ändras utan att det genomförs en ny upphandling.
En ändring är dock tillåten under vissa förutsättningar om det är fråga om ändringar:
- av mindre värde
- som genomförs enligt en ändrings- eller optionsklausul
- som görs genom kompletterande beställningar, till följd av oförutsebara omständigheter
Det är möjligt att i vissa fall byta ut leverantören i ett upphandlat avtal under förutsättning att:
- den nya leverantören uppfyller ursprungliga kvalificeringskrav och helt eller delvis träder in i den ursprungliga leverantörens ställe till följd av företagsomstruktureringar
En ändring anses vara väsentlig och därmed alltid otillåten bland annat om den:
- inför nya villkor som, om de hade ingått i den ursprungliga upphandlingen:
- skulle medfört att andra anbudssökande bjudits in att lämna anbud
- att andra anbud skulle ingått i utvärderingen
- att ytterligare leverantörer skulle deltagit i upphandlingen
- innebär att avtalets ekonomiska jämvikt ändras till förmån för den leverantör som har tilldelats avtalet
- medför att avtalets omfattning utvidgas betydligt
- innebär ett byte av leverantör
Kom ihåg att
- kommunen är en upphandlande myndighet
- vi måste kunna tala om vad eller vilken funktion vi vill ha och när
- avtalen måste kunna utvärderas
Du är alltid välkommen att kontakta oss på inköpsenheten om du har frågor eller vill ha hjälp att genomföra en upphandling.
-------------------------------------------------------------------------------------------
[1] lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU), lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna inom områdena vatten, energi, transporttjänster, posttjänster (LUF), lag (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK) och äldre lag om offentlig upphandling (2007:1091).
Sidan uppdaterades: