Vad?
Överförmyndarverksamheten hanterar ställföreträdarskap för överförmyndarnämnden i Nacka samt överförmyndarnämnden för Värmdö och Vaxholm. Antalet aktiva akter uppgår till ca 1500 och finns i ett pappersarkiv. Årligen hanteras ca 5000 ärenden där årsräkning, arvodering och uttagstillstånd är flest till antalet.
Enheten vill bli mer effektiva och lyfta verksamheten in i en ny era med moderna och digitala arbetssätt. Därför togs en digitaliseringsplan fram hösten 2022 för att sätta särskilt fokus på det gemensamma förändringsarbetet med tydliga prioriteringar, mätbara mål och uppföljning av nyttorealisering.
Varför?
Genom att digitalisera tidigare pappersberoende ärendehantering kan vi effektivisera mycket av handläggningen, möjliggöra ökad grad av självservice och över tid spara in väntetid för ställföreträdare och huvudmän. Administrativ tid som frigörs för våra medarbetare kan istället användas till andra värdeskapande uppgifter som till exempel utbildning till gode män och andra kvalitetshöjande aktiviteter.
Nyttor som vårt utvecklingsarbete leder till är
- Att medborgare och gode män får snabbare svar i sina ärenden då handläggningstider förkortas
- Ökad kvalitet och likabehandling i processer som automatiseras
- Ökad attraktivitet för Nacka som arbetsgivare då medarbetare kan ägna sig åt kvalificerade arbetsuppgifter
- Frigjord arbetstid som istället kan användas till kvalitetshöjande arbete samt stöd och utbildning till gode män
- Ökad attraktivitet för gode män att verka i Nacka vilket leder att fler vill ta uppdrag för huvudmännens bästa.
När utvecklingsarbetet är genomfört kommer Nackas överförmyndarverksamhet vara en verksamhet som ligger i framkant jämfört med övriga överförmyndarverksamheter i landet, vilket också kommer att ge stolta medarbetare.
Hur?
Överförmyndarenheten har jobbat fokuserat med aktiviteterna i digitaliseringsplanen, med start i ett intensivt arbete för att eliminera pappershantering och skapa förutsättningar för bland annat automatisering och ökad grad av självservice för gode män.
Två nya e-tjänster har utvecklats och publicerats. Den som träffat en medborgare som verkar vara i behov av en god man eller förvaltare kan nu anmäla det direkt via en e-tjänst. Anmälaren får tydlig information om vad de måste uppge i ansökan för att den ska gå att skicka in. Tidigare spenderade överförmyndarenheten flera veckor på att få in kompletteringar till anmälningarna. En komplett anmälan kan minska arbetstiden med upp till en månad.
Den medborgare som behöver få ett förvaltarfrihetsbevis kan nu beställa det direkt via en e-tjänst, därefter är det en robot som gör kontroll, utfärdar bevis och gör det tillgängligt för medborgaren. Tidigare kunde det ta upp till fyra dagar för medborgaren att få ett förvaltarfrihetsbevis, nu får de sitt bevis inom ett dygn, då roboten arbetar både vardag och helg.
Två administrationsprocesser för att hantera akter som ska avslutas, i de fall en huvudman har avlidit eller ett barn har blivit myndigt, är under arbete och kommer att ha automatiserats och skötas av en robot från och med slutet av april. Automatiseringen bidrar inte bara till minskad arbetstid utan även minskad handläggningstid för ärendena med upp till en vecka.
Vill du veta mer?
Ann-Charlotte Oetterli
Enhetschef
Cecilia Karlén
Objektledare IT
Sidan uppdaterades: