Vad är automatisering?
I en automatiserad process utför en programmerad robot uppgifter i ett datorsystem, och sådana automatiseringar finns redan på plats i fler av kommunens beslutsprocesser. Där har repetitiva arbetsuppgifter ersatts av en robot som gör enklare moment som del av en regelstyrd beslutsprocess, vilket gör att roboten arbetar vid sidan av exempelvis en handläggare som ges möjlighet att arbeta med kvalificerade arbetsuppgifter och det mänskliga kundmötet.
Vad är ett automatiserat beslut?
Efter att en Nackabo skickat in ett ärende i en e-tjänst, så har den programmerade roboten mandat efter av oss givna ramar och lagar att fatta beslut. Den som ansöker får automatiskt beslut som har fattats på ett konsekvent, opartiskt och rättssäkert sätt.
Varför ska vi automatisera beslutsfattande?
Genom automatiserat beslutsfattande får kommunen möjlighet att effektivisera arbetssätt med stöd av digitala verktyg. Det medför även att handläggningstiden för dessa beslut kan förkortas och handläggarresurser kan frigöras och istället läggas på kvalificerat arbete med exempelvis utredningar, utvecklingsprojekt eller mänskliga möten.
Kan alla beslut automatiseras?
Nej, det finns beslut som inte kan automatiseras, utan som även i framtiden kommer att handläggas av en eller flera tjänstemän. Generellt kan det vara en rimlig utgångspunkt att ett automatiserat beslutsfattande är lämpligt för beslut där det finns tydliga regler för när ett tillstånd eller en ansökan ska beviljas, och där beslutet grundas enbart på uppgifter som den enskilde själv lämnat. En nämnds möjlighet att fatta automatiserade beslut är begränsat till beslut som kan handläggas enligt förvaltningslagen och överklagas förvaltningsrättsligt, men däremot inte alla sådana beslut.
Undantag från möjligheten med automatiserat beslutsfattande
Av 6 kap. 38 § 1 st kommunallagen framgår vilka begränsningar som finns för delegation, det vill säga vilka beslut en nämnd inte får delegera. Av lagändringen framgår numera av 6 kap. 38 § 2 st vilka beslut som dessutom inte får delegeras till en automatiserad beslutsfunktion.
Följande beslut får inte delegeras till en automatiserad beslutsfunktion;
- ärenden där beslut överklagas enligt bestämmelserna i 13 kap.,
- ärenden där beslut enligt lag eller annan författning inte får överklagas,
- ärenden om upphandling, eller
- ärenden om valfrihetsystem.
Nämnden avgör ytterst lämpligheten av automatiserat beslutsfattande
Ansvaret för automatiserat beslutsfattande vilar på den ansvariga nämnden. Det är därför nämnden som måste säkerställa att ett automatiserat beslutsfattande kan ske i överrensstämmelse med gällande rätt innan delegation kan ske. I säkerställandet behöver nämnden ta ställning till om de rättsliga förutsättningarna som gäller för en viss ärendetyp medger automatiserat beslutsfattande, och bedöma de risker som finns för verksamheten med att beslut av en viss typ fattas automatiserat.
Nämnden har också ett ansvar för framtida uppföljning och kontroll av att systemet för automatiserat beslutsfattande fungerar.
Vad händer nu?
Vårt arbete för automatiserade beslut har drivits i en förstudie som finansierats av Nacka kommuns framtidsfonder. En utsedd projektgrupp med specialkompetenser inom juridik, digitalisering och robotisering har intensivt arbetat med verksamheter i kommunen för att identifiera processer där automatisering potentiellt kan skapa värde. Gruppen har dessutom utvecklat olika beslutstöd, som ska göra det lättare för kommunens verksamheter att fatta beslut kring en eventuell automatisering.
Här kan du läsa en sammanfattaning av projektet och hitta refernsmaterial som projektet resulterat i.
Stora värden för Nackaborna
Arbetet har också till stor del inneburit förändringsledning och insatser föra att öka våra medarbetares kunskap om automatisering. Vi är stolta över att vi lyckas samla sådan kraft kring ett ämne som innebär stora förändringar i våra medarbetares vardag – men som skapar stora värden för våra medborgare.
Nu är det full rulle i automatiseringsfabriken och vi gör oss redo för den massiva tillväxt vi har framför oss i Nacka kommun genom att arbeta smartare och effektivare med automatisering som ett av verktygen i digitaliseringsverktygslådan!
Nyfiken på automatiserat beslutsfattande?
Kontakta digitaliseringsenheten@nacka.se
Sidan uppdaterades: