Vilka besök ska jag anmäla?
Tänk så här; är det bra att fler än ni känner till besöket? När du har anmält besöket via nedanstående e-tjänst genereras ett automatiskt mejl med den information du har fyllt i och skickas till receptionen, kommunledningen, kommunikationsenheten och säkerhetsavdelningen. På så sätt är vi flera som känner till besöket och kan vara väl förberedda. Bättre att anmäla en gång för mycket än en gång för lite.
För att vi ska kunna hantera ett studiebesök på ett så professionellt och säkert sätt som möjligt behöver vi Din hjälp.
Senast två veckor innan planerat studiebesök behöver Du fylla i nedanstående formulär. På så sätt kan vi förbereda mottagandet vilket bland annat inbegriper information till receptionen, säkerhetsbedömning (t ex vid utländska studiebesök), framtagande av namnbrickor etc.
CHECKLISTA
Inför besöket
- Fyll i formuläret ”studiebesök stadshuset” på Nacka.se här.
- Informera restaurangen i stadshuset om det förekommer stora studiebesök som eventuellt ska äta i stadshuset
- Om det blir några förändringar i studiebesöket så måste det anmälas till kundserviceenheten via service@nacka.se så att vi kan förbereda oss på rätt sätt. Var gärna så tydlig som möjligt vad avvikelsen består av
Under besöket
- Kundserviceenheten tar fram besöksbrickor i förväg. Dessa kan Du hämta i receptionen dagen då besöket sker
- Besökarna ska bära besöksbrickan väl synlig under hela studiebesöket
- Du behöver informera besökarna om regler och motsvarande som berör deras besök. Detta kan till exempel vara utrymningsrutiner, att vi inte fotograferar utan tillstånd, rutiner för parkering (begränsat antal platser), förstahjälpen rutiner, rökförbud, rutiner för att hålla ihop besöksgruppen och informera om sekretess kring det som pågår i stadshuset under besöket
- Om studiebesök ligger utanför receptionens öppettider är det viktigt att Du ser till att obehöriga inte tar sin in i huset när besökarna kommer på morgonen eller när de lämnar huset
- Förvaring av bagage och ytterkläder - om det är många besökare är det bra att ha en plan för förvaringen utöver garderoberna som finns i anslutning till receptionen
Efter besöket
- I samband med att studiebesöket lämnar stadshuset återlämnas besöksbrickorna i receptionen på angiven plats
Vid frågor kring studiebesök i stadshuset är du välkommen att kontakta kundserviceenheten: service@nacka.se alt. 08-718 9250
Sidan uppdaterades: